FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL Oficina de Control Interno OFB LOS PLANES DE MEJORAMIENTO (Segunda entrega) Junio 30 de 2015

MARCO NORMATIVO Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 3º.- Características del Control Interno, literales b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 2539 de 2000 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIG Código: MC-C-01. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. Decreto 652 de 2011 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales

MARCO CONCEPTUAL MECI 2014. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento. Componente Planes de Mejoramiento. Aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la autoevaluación, de la auditoría interna de la OCI o auditorías externas de los entes de control. Instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto en los resultados, en el logro de los objetivos y con el plan de acción. Su objetivo primordial es promover que los procesos internos se desarrollen en forma eficiente y trasparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento contínuo. Los planes de mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del estado ejercida por la contraloría General de la República y las Contralorías Territoriales se orientan a subsanar o corregir los hallazgos que haya sido identificados en ejercicio de la auditoría gubernamental o auditorías especiales con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental. Estos planes son independientes a los que se suscriban producto de las auditorías internas de gestión

NTC-GP-1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP-1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 8.5 Mejora. 8.5.1. Mejora Contínua: La entidad debe mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 8.5.2. Acción Correctiva: La entidad debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado para: Revisar las no conformidades, incluídas las quejas y reclamos de los clientes. Determinar las causas de las no conformidades Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades vuelvan a ocurrir. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. 8.5.3. Acción Preventiva: La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los requisitos para: Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades Determinar e implementar las acciones necesarias, Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.

3. PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIG Código: MC-C-01/PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA- Código: MC-P-01 Procedimiento establecido en el mapa de procesos de la OFB para el Proceso de Mejoramiento Contínuo del SIG. Aprobado en noviembre de 2013. Objetivo: Establecer la metodología para tomar acciones correctivas o preventivas con el fin de eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales, detectadas tanto en los procesos como en la prestación del servicio, para prevenir que vuelva a ocurrir o que ocurra y generar así mejoramiento continuo de los procesos. Inicia con la identificación y descripción del hallazgo y/o no conformidad, la no conformidad potencial o la oportunidad de mejora y finaliza con el cierre de las acciones. Establece que una oportunidad de mejora puede ser detectada o identificada por cualquier servidor quien debe dar a conocer esta oportunidad al líder del proceso. Indica que el Plan de Mejoramiento y los documentos que evidencian su ejecución serán conservados por cada líder y/o responsable de proceso como soporte del cumplimiento de la acción correctiva, preventiva o de mejora. En el caso de la auditoría el líder del proceso auditado cuenta con 10 días hábiles para remitir el Plan de Mejoramiento en el formato MC-F-05 Matriz Plan de Mejoramiento por procesos en medio físico debidamente firmado y en medio magnético a la Oficina de Control Interno. La Oficina de Control Interno en su rol de evaluación y control, realiza seguimiento al cumplimiento de las actividades previstas en el Plan de Mejoramiento Institucional (producto de la auditoría de la Contraloría), por Procesos (producto de la auditoría interna de gestión) y al plan de mejoramiento individual (producto de la evaluación del desempeño)

4. NTD-SIG-001:2001 NORMA TECNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES. Numeral 7. El actuar del SIG debe tener en cuenta la sostenibilidad, las acciones de mejora, las acciones correctivas y las acciones preventivas. Numeral 7.1. Sostenibilidad de los Sistemas de Gestión: La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la sostenibilidad y el mejoramiento del SIG mediante: La toma de conciencia por parte de los servidores públicos La toma de conciencia por parte de las partes interesadas. El establecimiento de beneficios reales del SIG La asignación de recursos necesarios para la sostenibilidad del SIG. Numeral 7.2. Acciones de Mejora: La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del SIG: Las oportunidades de mejora del SIG deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas identificadas a partir de un análisis de causas. Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la entidad y la entrega de bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar como base los procesos identificados, los procedimientos y las políticas definidas. Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institución que permitan corregir las desviaciones en el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la función de la entidad. Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento implementados para determinar la eficacia de las acciones tomadas.

4. NTD-SIG-001:2001 NORMA TECNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES. Numeral 7.3. Acciones Correctivas: La entidad debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir, relacionados con: La prestación de los bienes y servicios La satisfacción de los usuarios La satisfacción de las partes interesadas El desempeño de los procesos El cumplimiento de los objetivos institucionales El desempeño en el manejo ambiental El desempeño de la seguridad y salud ocupacional El desempeño de seguridad de la información La gestión ambiental Las acciones relacionadas con la responsabilidad social Numeral 7.4. Acciones Preventivas: La entidad debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales de tals modo que no ocurran. Pueden estar relacionadas con:

5. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. Son lo que surgen a partir de la evaluación de desempeño, realizada a los funcionarios de carrera administrativa Los Planes de Mejoramiento Individual se deben entregar dentro de los 15 días siguientes a su suscripción al área Gestión del Talento Humano para su archivo en la historia Laboral El Plan de Mejoramiento Individual se debe realizar en forma concertada entre el responsable de la Dependencia y el servidor. Para los empleados de carrera administrativa se tendrá en cuenta la evaluación del desempeño. Para los provisionales los resultados de la evaluación realizada, que corresponda por el nivel del cargo y para los empleados de libre nombramiento y remoción los acuerdos de gestión (cuando apliquen). Para lograr este objetivo, se realizará una retroalimentación que se llevará a cabo en los quince (15) primeros días hábiles luego de la comunicación de los resultados de la evaluación realizada, donde se analizarán las acciones de mejora a seguir para fortalecer los conocimientos, las competencias laborales, la conducta laboral y el cumplimiento de los acuerdos de gestión, según el caso; y de esta forma, lograr el desarrollo integral del servidor público que labora en la entidad. “Retroalimentar es entregar información sobre los aspectos críticos del servidor, para ayudar a mejorar su desempeño y conducta y generar espacios de reflexión que conlleven al Desarrollo Humano” Para la elaboración del Plan de Mejoramiento Individual, deben tenerse en cuenta, los criterios analizados, es necesario hacer referencia a los hechos, no a las personas. Abordar los sentimientos del otro y escuchar más allá de las palabras.

CONCLUSIONES Los planes de mejoramiento por proceso deben consolidar las acciones de mejoramiento derivadas de la autoevaluación, las recomendaciones generadas por la evaluación independiente a través de las auditorías internas Los planes de mejoramiento institucional deben consolidar las acciones de mejoramiento derivadas de los hallazgos del control fiscal y partes interesadas realizados por los entes de control. Los planes que se formulen deben ser aprobados por la autoridad competente (líder del proceso), incluir la asignación de recursos necesarios para la realización de las acciones propuestas, definir responsables, incluir medidas para su seguimiento, fechas límite de implementación y de ser posible indicadores de logro y seguimiento de las mejoras. Al momento de realizar los planes de mejoramiento se debe tener en cuenta que estas acciones no solo deben ser cumplibles, sino que se soporten en un análisis de costo-beneficio, además deben atacar directamente las causas de la situación detectada y deben ser realizadas con objetividad con el fin de asegurar el mejoramiento contínuo. Los responsables de las acciones y el líder del proceso deben hacer seguimiento periódico al cumplimiento de las acciones contenidas en el plan de mejoramiento y dejar los registros y evidencias correspondientes. Los planes de mejoramiento individual surgen de la evaluación del desempeño individual. La Oficina de Control realizará seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento.

GRACIAS