de Carga de Trabajo (ACT) Análisis y Proyección de Carga de Trabajo (ACT) Guía del Componente Metodológico Aplica el Meta Modelo de Metodologías CEIAR (Conceptos, Entregables, Insumos, Actividades, Roles)

Algunos problemas a enfrentar Ante el crecimiento del negocio, se contrata personal siguiendo estimaciones intuitivas sin aplicar metodologías que sustenten y precisen el dimensionamiento. Se percibe que algunos puestos tienen sobrecarga de trabajo, mientras que otros podrían tener cargas de trabajo menores a sus capacidades, sin embargo no se tiene evidencias al respecto. Se prevé cambios en los volúmenes de operaciones y no se tiene manera de proyectar el impacto en las carga de trabajo en los puestos. Tampoco se tiene definido cuales serán los puestos afectados.

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Las Actividades que realiza un Puesto ó Rol son parte de uno o más Procesos Valor para el Cliente Valor para el Dueño / Valor Social Necesidades del Mercado Materias Primas y Componentes de Terceros El análisis de las Responsabilidades de los Puestos conviene realizarse en base a la definición de los Procesos de la Organización. Ello propicia la exhaustividad y la coherencia.

Actividades muy estructuradas y repetitivas En procesos de manufactura repetitivos se aplican técnicas estimación de carga de trabajo y de balance de línea basados en el análisis de tiempos y movimientos. Una vez documentadas las actividades de cada puesto se realizan varias mediciones de los tiempos que toma su ejecución. Se requieren menos estimaciones cuando más uniformes sean las actividades pues presentarán poca variación entre unas y otras.

Actividades poco estructuradas o dinámicas Para tareas que no producen componentes físicos de una manera regular. Es poco viable aplicar la toma de tiempos que se emplea en procesos de manufactura. La complejidad del problema exige enfoques que combinen: Rigurosidad: P.e. Identificar las variables asociadas al volumen de Carga de Trabajo y emplear data histórica para estimarla. Criterio: P.e. Involucrar a los Jefes para que aplicando su experiencia validen las estimaciones.

Factores de Riesgo en las Estimaciones 1) Grado de complejidad de los Procesos y las Funciones de los puestos. 2) Tiempo dedicado de los encargados de cada Puesto al autoanálisis. 3) Data histórica disponible para estimar la Carga de Trabajo de las Actividades

Atenuadores de los Riesgos 1) Guía para Carga de Datos 3) Presentación grupal a involucrados 4) Sesiones de Asesoría Individual 5) Seguimiento continuo a cada Puesto 6) Control de Calidad de Consultores 7) Control de Calidad de las jefaturas 8) Definir las Actividades con adecuado nivel de Detalle 9) Rapidez en el Control de Calidad y Feedback a cada Puesto

Cinco Rangos para Análisis de la Carga de Trabajo - Carga Total / Disponibilidad (%) 1: 0 - 80%: Baja Carga de Trabajo, aún aplicando un Margen de Error en contra) 2: >80 - 100%: Carga de Trabajo dentro de límites usuales) 3: >100% - 112%: Sobre Carga de Trabajo dentro de límites no deseables, aunque usuales) 4: >112% - 151%: Sobre Carga de Trabajo con Riesgo de Impacto en Calidad y Productividad. Podría implicar trabajo realizado en casa) 5: >151%: Información con probables errores de concepto o de data y/o alto nivel de trabajo realizado en casa)

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión Básica ACT - E - MAR / CRES.xls

Catálogo de Responsabilidades (CRES) - Versión con Carga de Trabajo ACT - E - MAR / CRES (Versión Carga de Trabajo).xls

Parámetros de Carga de Trabajo ACT - E - MAR / Parámetros.xls

Reporte de Análisis: Procesos vs Estructura (PEST) ACT - E - MAR / PEST.xls

Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión Básica MPN - E - MAR / CPUE.xls

Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Carga de Trabajo ACT - E - MAR / CPUE.xls

Ficha de Puesto - Versión con Carga de Trabajo Las Hs/Día, dan alertas cuando una responsabilidad conviene desagregarla o viceversa. Son estimados muy generales y subjetivos para los que debe haber consenso entre la persona o personas representativas de quienes realizan las funciones del puesto y la jefatura a cargo. Los “Parámetros Específicos” (Inductores o Indicadores Operacionales) no son precisos. Sin embargo propician una mejor definición de las Responsabilidades pues hacen notar aquellas muy generales o muy detalladas. En principio se determinan a partir de los Resultados o Salidas de las actividades. ACT - E - Ficha de Puesto.xls

Resultados a Nivel Global (1/3) ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

Resultados a Nivel Global (2/3) ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

Resultados a Nivel Global (3/3) ACT - E - Resultados a nivel Global.xls

Catálogo de Responsabilidades - Versión con Simulador ACT - E - MAR / CRES (Versión Simulador).xls

ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls Reporte de Análisis: Catálogo de Puestos (CPUE) - Versión con Simulador ACT - E - MAR / CPUE (Versión Simulador).xls

Parámetros de Carga de Trabajo - Versión con Simulador ACT - E - MAR / Parámetros de Carga de Trabajo (Versión Simulador).xls

ACT - E - Organigrama.ppt

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos (MISP) MPN - E - MISP.ppt

Manual de Organización y Funciones

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Diagrama de Fases: Evaluar Funciones y Cargas de Trabajo Inicio del Proyecto Diseño del Proyecto y Metodología General. PÑ/MR A dd/mm 0 % Mapeo de Procesos Mapa de Procesos. PÑ/MR B dd/mm 0% Definición de Actividades Catálogo de Actividades PÑ/MR C dd/mm 0% Balance de Actividades Balance de Actividades. Catálogo de Actividades con Carga de Trabajo. PÑ/MR D dd/mm 0% Elaborar Fichas de Puesto Fichas de Puesto Preliminares. PÑ/MR E dd/mm 0% Control de Calidad de Fichas de Puesto Fichas de Puesto Mejoradas. PÑ/MR F dd/mm 0% Análisis de Resultados Resultados a nivel grupo funcional. Resultados a nivel global. PÑ/MR G dd/mm 0% Estabilización de Resultados Informe Final. PÑ/MR H dd/mm 0% No empezado Concluido Retrasado Empezado Probable Retraso

Actividades Clave El Control de Calidad realizado por los Consultores a cada Ficha de Puesto, debe generar solicitudes de mejoras a la persona que informó. Contrastar la información registrada en las Fichas de Puesto, sobretodo de la Carga de Trabajo, con estadísticas e indicadores de desempeño de proceso. Imprimir las Fichas de Puesto finales para distribuirlas a las jefaturas a fin de solicitar su firma como constancia del Control de Calidad realizado

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

Roles: Los genéricos para Proyecto de Cambio ADC - R - Funciones… xls

Roles: Los específicos para este Componente Metodológico DRP - R - Funciones… xls”.

Contenido 1.0 Conceptos 2.0 Entregables 3.0 Insumos 4.0 Actividades 5.0 Roles Anexos

La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (1) ¿Se necesita más detalle?

La Ficha de Puesto como el Índice de un Manual de Operaciones y Funciones (2) Más detalle…. en el MOF 37

Bibliografía Fundación Chile (2003). “Identificación de competencias laborales a través del Análisis Funcional”. http://www.chilecalifica.cl/prc/n-0-complab1.pdf. GALBRAITH, Jay, DOWNEY, Diane y KATES, Amy. “Definiendo y premiando el éxito”. En Designing Dynamic Organizations. USA: AMACOM, 2002. Cap. 5. HAYGROUP (2004). Documento de Trabajo. “Principios básicos para el diseño de una organización efectiva”. [Online]. http://www.haygroup.com/downloads/co/WP_Principios_Básicos_para_el_Diseño_de_una_Org._efectiva.pdf. KAPLAN, R. S. y NORTON, D. P. (2008). “Alineamiento de las unidades organizativas y los empleados”. En The Execution Premium – Integrando la estrategia. España. Ediciones Deusto 2008. RUMMLER, G. (1995). “Nivel del trabajo/trabajador del desempeño”. En Improving Performance: How to manage the white space of the organizational chart. USA: Jossey – Bass Inc., Publishers. 1995.