. Administración del tiempo

Necesidad de administrar el tiempo. Problemas y Causas Organización ¿Como conservar el equilibrio y control? 12. Administración del tiempo.

Problemas y Causas Coyuntura Actitudes Causas del “stress” Algunas Soluciones. 12. Administración del tiempo.

Coyuntura Entorno tecnológico Economía mundial Empleo Cambios frecuentes ... necesidad de tiempo para responder Economía mundial Menos barreras  downsizing recortes de personal Empleo Logrado por habilidad... Técnica Mantenido por habilidad Organizativa 12. Administración del tiempo.

Habilidades Organizativas: Capacidades Comunicación Oral escrita Trabajo en equipo Control eficaz del tiempo 12. Administración del tiempo.

Actitudes Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos  “stress”, no tengo tiempo. Activa: influir sobre el propio destino: Eficacia. Tengo tiempo. 12. Administración del tiempo.

Síntomas del “stress” Fase inicial Fase aguda nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/desconfianza dificultad incremental / fatiga mental, neuralgias, insomnio. Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, desjerarquización de valores/ “Pasar” Depresión/Infarto/Úlceras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes 12. Administración del tiempo.

Causas del “stress”, principales “quita tiempos” Objetivos inalcanzables tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. Falta de planeación y organización personal Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo Descontrol de interrupciones, Reuniones excesivas o ineficaces comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) Exceso vida sedentaria. 12. Administración del tiempo.

Algunas Soluciones. Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo Planificación y Organización personal. Control de las interrupciones 12. Administración del tiempo.

Organización a) La lista de cosas que hacer (El inventario) b) La matriz de prioridades. c) Identificar las horas más y menos eficaces. d) La realidad del tiempo controlable. e) Usar un plan para organizarse. f) Vivir con el plan diario 12. Administración del tiempo.

a) La lista de cosas que hacer () El inventario. Origen de muchas urgencias de la lista... Criterios de importancia. 12. Administración del tiempo.

a) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. 12. Administración del tiempo.

a) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias de la lista... 1. Tareas que encarga el jefe. Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º Solución: Preguntar 2. Tareas impuestas por el sistema. Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... Solución: Reservar tiempo, Organizar (núm. Errores) 12. Administración del tiempo.

a) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias de la lista... 3. Acciones derivadas de subordinados Bola de nieve o bloqueo. Solución: Comunicación El rebote del problema Solución: ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado Salvo falta de cualificación 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día 12. Administración del tiempo.

a) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 1) Principio de Pareto ley 80:20 “lo más es menos y lo menos es más” La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor El 20% de agencias venden el 80% del producto El 20% de los clientes generan el 80% de quejas 2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica:  Proceso  Transporte  Stock  Esperas  Inspección Tareas Resultados 12. Administración del tiempo.

b) La matriz de prioridades. Importancia Mucha  Poca Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho . No planear más de 6 actividades/día, lo normal  3, pero  1 Poca  Mucha Urgencia      Hacer “Ya”  Planear a medio plazo  Interrupciones: controlarlas  Trivial: socializar 12. Administración del tiempo.

c) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). E: Período del día que uno rinde más. Para lo difícil, complejo / importante D: Período del día que uno rinde menos Leer periódico, abrir correo Telefonear Interrupciones Entrevistas. +50% PRODUCTIVIDAD 100% Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo 1992 -50% 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 12. Administración del tiempo. HORA 

d) La realidad del tiempo controlable. Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave: ¿Qué estoy haciendo, ... que en realidad no es necesario hacer? … que pudiera encargar a otras personas? … que pudiera hacerse con más eficiencia? … que hace perder el tiempo a otros? ¿Qué hice en mis mejores horas? Buscar la eficiencia: eliminar… y añadir propio/impte 12. Administración del tiempo.

e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas 12. Administración del tiempo.

f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” Revisar la matriz de vez en cuando. Programar pocas cosas extra (3) 12. Administración del tiempo.

¿Como conservar el equilibrio y control? Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces 12. Administración del tiempo.

Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida ¿a qué dedico el tiempo? ¿a qué debería dedicar el tiempo? 12. Administración del tiempo.

Como mantener el equilibrio de su vida Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. Cómo es Cómo quiero que sea 12. Administración del tiempo.

Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...?  Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. 12. Administración del tiempo.

Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo Mesas en oficina: diagonal Reloj pared: espalda Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. El 70% de las personas acatan las señales. 12. Administración del tiempo.

Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse En el café de la mañana visitar, llamar…. 12. Administración del tiempo.

Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia Preguntar: ¿Por qué es tan importante? Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) Saber terminar una conversación Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie 12. Administración del tiempo.