Antecedentes Generales de la Institución El Hospital Regional de Cuilapa, Santa Rosa está situado a 63 kilómetros de la ciudad capital. En el año 1964 vecinos de este lugar inician gestiones con el alcalde de la comunidad a fin de que como autoridad máxima del municipio elevara la solicitud a donde correspondiera con el propósito de que en esta cabecera fuera construido un Hospital que pudiera atender las necesidades de recuperación de la salud de la población,

MISION Ser un hospital público, que brinde atención y salud eficiente especializado en las cuatro ramas de la medicina, formando médicos especializados de alto nivel, dotados de recurso humanos y tecnológicos, atendiendo a toda la población demandante del sur oriente del país que soliciten nuestro servicios.

VISION Ser un hospital de referencia de nivel III, especializado, accesible, que brinde una atención oportuna y de calidad contando para ello con infraestructura adecuada, tecnológica, moderna y recurso humano calificado, comprometido a atender una población creciente que demanden sus servicios.

Comprobantes fiscales, comprobantes administrativos de gasto ETAPAS DE REGISTRO DEL GASTO SIGES está directamente relacionado con los procedimientos de compra de cada Entidad, que deben estar basados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento La solicitud de compra de un bien, servicio o contratación de obra, inicia en la Unidad Ejecutora, que son los responsables por intermediación de la Unidad de Compras de administrar las adquisiciones. Dada la responsabilidad de los autorizadores del gasto, las operaciones de registro deben estar respaldadas con documentos legales y válidos para el registro presupuestario que corresponda en el SICOIN, de lo contrario, se incurriría en una falta grave y penada por las leyes de la materia. Entre los tipos de documentos de respaldo válidos para SIGES y SICOIN se contemplan: Acuerdos, resulociones, sueldos y salarios, operaciones bancarias, Comprobantes fiscales, comprobantes administrativos de gasto

SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN (SIGES) Y SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA SICOIN Los sistemas SIGES y SICOIN utilizados para realizar los registros de las transacciones del sector público, son complementarios, el primero maneja la parte administrativa de la compra, a la vez origina los CUR a nivel de solicitud, éstos viajan afectando las distintas etapas del gasto en el SICOIN, -para que cumplan con la última fase del registro- para la aprobación de los Comprobantes Únicos de Registro.

Definición SIGES Sistema Informático de Gestión denominado SIGES por el cual se administran los procesos de gestión del pedido de compras, de la Orden de Compra, del evento de la compra, el abastecimiento y consumo de bienes, permitiendo asimismo, la integración con el presupuesto en cada uno de los momentos del proceso.

Dar seguimiento al abastecimiento y consumo de bienes. Finalidad del SIGES Llevar el control de los pedidos de compra Dar seguimiento al abastecimiento y consumo de bienes. Aúna el presupuesto para dar certeza de la adquisición requerida, con el objeto de contar con los recursos financieros oportunamente. Establece una estructura lógica que permite diferenciar las responsabilidades que tiene cada usuario del sistema. Obliga a realizar los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y demás leyes de la materia.

Definición Es el Sistema de Contabilidad Integrada, como herramienta informática del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que integra los subsistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, en ambiente internet. De SICOIN

2) Registro (elaboración) y solicitud de la orden de compra PROCESO DE LA ORDEN DE COMPRA Y CUR DE COMPROMISO El proceso de la orden de compra y el comprobante único de registro de compromiso, son complementarios entre sí, según la teoría expuesta en este proyecto; A continuación se detalla la delimitación de funciones, los sistemas en que se opera y las actividades llevadas a cabo: Unidad Responsable: Compras Sistema: SIGES Usuario: Técnico de Compras / Encargado de Compras 1) Inicio 2) Registro (elaboración) y solicitud de la orden de compra 3) Autorización de la compra

5. Aprobación del CUR de Compromiso Unidad Responsable: Presupuesto Sistema: SICOIN Usuario: JEFE DE PRESUPUESTO 5. Aprobación del CUR de Compromiso El Jefe de Presupuesto confirma en el sistema la carga del CUR de Compromiso y verifica que los datos consignados en el mismo sean correctos, Unidad Responsable: Compras Sistema: SIGES Usuario: Tecnicos de compras/encardo de compras 6. Notifica Orden de Compra El Encargado de Compras recibe el CUR de Compromiso, Notifica e Imprime la Orden de Compra en SIGES para enviar al Proveedor / Beneficiario para confirmación del pedido o servicio.

Objetivos Específicos OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Objetivo General Garantizar un procesamiento adecuado y rápido en todos los datos y servicios que brinda el sistema de información financiera con el que ya se cuenta y dar pronta respuesta en los procedimientos para atender la emergencia que se suscita en el área financiera y administrativa de la institución. Objetivos Específicos Brindar atención inmediata a los procesos administrativos y financieros que se manejan dentro de la institución. Resolver problemas del área financiera y administrativa de manera inmediata. Planificar y normalizar las actividades que se ejercen dentro del área.

Antecedente del Problema Identificado: ANTECEDENTE DEL PROBLEMA PLANTEADO El problema radica en la forma como se llevan a cabo los procesos administrativos para realizar compras ya que al momento de procesar los pagos a proveedores y empleados, por procedimiento antiguos de firma de documentos en físico, se retrasa el ingreso a la otra fase de el manejo de los sistemas de Gestión de pagos, lo cual ocasiona que estancamiento en todo el proceso y demora en los pagos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema de realizar la compra surge desde el momento en que se realiza la solicitud ya que la misma debe ir firmada por las autoridades competentes que son tres personas, director del hospital, Gerente Financiero y contador General; a quienes es muy difícil de ubicar por las múltiples ocupaciones que tienen. Posteriormente de tener firmada la solicitud se realizan cotizaciones necesarias y se elige a quien se realizará la compra para lo cual es necesario volver a realizar una orden de compra que lleva firma de 4 personas, director del hospital, solicitante, Gerente Financiero y contador general.

SOLUCION DEL PROBLEMA Firma electrónica

Firma electrónica Es una herramienta, que permite asegurar el origen de un documento o mensaje electrónico y verifica que su contenido no haya sido alterado, garantizando de esta manera que no pueda ser objeto de repudio. La Firma Electrónica Avanzada tiene muchas aplicaciones se puede utilizar para hacer trámites en entidades públicas y privadas tales como: declaración de impuestos, notificaciones judiciales, operaciones bancarias, contratos a distancia y documentos de comercio exterior, entre otros; brindando certeza y seguridad jurídica, también se utiliza como identificación y autenticación de identidad de las personas en internet y sistemas informáticos.

Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas decreto número 47-2008 La Ley 47-2008 crea las bases jurídicas para el uso de la Firma Electrónica Avanzada en la República de Guatemala. La equivalencia de la firma manuscrita y los documentos electrónicos es una realidad gracias a la firma electrónica. Sus alcances superan la imaginación pues la mitigación de los riesgos en las comunicaciones electrónicas facilita cualquier proceso, ya sea contable, legal, público o privado.

Beneficios y obstáculos ¿Cómo se obtiene una Firma Electrónica Avanzada? Cuando una persona requiere una firma electrónica avanzada para realizar trámites u operaciones digitales, debe cumplir con una serie de requisitos; el primer requisito es iniciar un trámite de registro en el sitio web del Prestador de Servicios de Certificación, el segundo requiere que la persona se presente físicamente ante el Prestador de Servicios de Certificación para constatar su identidad y finalmente el Prestador de Servicios de Certificación emitirá un certificado digital que le permitirá al interesado firmar electrónicamente sus documentos electrónicos o bien sus sistemas.

Firma-e como Prestador de Servicios de Certificación Digital Firma-e es el primer Prestador de Servicios de Certificación Digital de Guatemala, autorizado mediante resolución PSC-01-2012 del Ministerio de Economía, a través del Registro de Prestadores de Servicios de Certificación. Logro alcanzado gracias al apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) a través del Fondo Multilateral de Inversiones FOMIN dentro de la ejecución del proyecto ATN/ME 9031-GU “Apoyo al Comercio Electrónico”. Ahora Guatemala cuenta con una poderosa herramienta para facilitar la vida de todos sus ciudadanos.