Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios al Programa-Presupuesto del Fondo Regular 2007 SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS Subsecretaría de Administración y Finanzas -Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 2 - Preámbulo

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 3 - Deliberaciones y Decisiones de la Asamblea General en sus Periodos Ordinario y Extraordinario  Durante sus presentaciones, el Secretario General concluyó que la causa principal de la debilidad financiera de la OEA es la reducción sistemática de su presupuesto, debido al estancamiento del ingreso ordinario (Fondo Regular) acompañado por el incremento en los mandatos.  La Asamblea General en sus Periodos Ordinario y Extraordinario tomó acciones correctivas al: a) actualizar la escala de cuotas, b) incrementar el tope presupuestario de 2007 y c) aprobar un 3% de incremento en la cuota para el  Adicionalmente, en el 2005 y 2006 el Consejo Permanente dio a la Secretaría General autoridad presupuestaria adicional para que pudiera responder a las necesidades y requerimientos esenciales.  El Secretario General en su discurso del 5 de junio, pidió una solución urgente en lo relativo al ajuste por costo de vida, por considerarlo un elemento crítico para el fortalecimiento del Fondo Regular como medio de financiamiento.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 4 - Consideraciones Estratégicas  Nuestro papel, como representantes de los Estados miembros y como administradores dentro de la Secretaría, es asegurar que la Organización sea fuerte y efectiva, capaz de lograr sus mandatos.  Si bien es cierto los recursos financieros por si solos no garantizarán el éxito de la organización, ésta no puede conducirse y prosperar sin una base operacional bien equipada y un fuerte y capacitado equipo humano.  Es a través de su personal, sistemas e infraestructura que la Organización cumple su misión de fortalecimiento hemisférico de la democracia y gobernabilidad, derechos humanos, seguridad multidimensional y desarrollo integral.  Con esta visión más amplia en mente, es que revisamos los temas específicos en esta presentación.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 5 - Índice Objetivo Antecedentes Costos de Personal Costos Operacionales Proyección de Totales Opciones de Financiamiento y Medidas de Control de Gastos

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 6 - Objetivo Abordar las insuficiencias presupuestarias 2007 del FR que surgen a raíz de: –Ajustes estatutarios a los costos de personal; y –Pérdida del poder adquisitivo de los costos operacionales debido a la inflación. Proporcionar opciones para abordar la insuficiencia presupuestaria. Incorporar un mecanismo de planificación de recursos humanos y revisar las políticas de personal para controlar y contener los costos futuros de personal.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 7 - Antecedentes

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 8 - Antecedentes Enero de 2006: AG Extraordinaria aprobó un tope presupuestario para 2007 que no exceda $ 81,5 millones. Junio de 2006: Resolución de la AG sobre el Presupuesto para FR de 2007: Programa-Presupuesto 2007 Costos operacionales $30,3 M Personal $51,2 M

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 9 - La autorización presupuestaria no contiene suficientes fondos para cubrir : –Ajustes estatutarios a los costos de personal; y –Aumentos de los costos operacionales asociados a inflación. La AG consideró que un "aumento de gastos del rubro 1, junto con otros aumentos obligatorios … podría … requerir que el programa-presupuesto de 2007 sea revisado …" Antecedentes (cont.) Programa-Presupuesto 2007

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p La política actual de sueldos de la OEA se basa en las Resoluciones de AG y CP Las Resoluciones AG/RES y CP/RES. 631, ambas tituladas: "Modificación del Sistema de Remuneración del Personal de la Secretaría General" Normas generales - Artículo 40 ("sueldos") –"Los sueldos en vigor para el personal de la Secretaría General serán iguales a los que rijan para la Secretaría de las Naciones Unidas" Antecedentes (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Para absorber los ajustes inflacionarios y estatutarios requeridos, la Organización se ha visto forzada a reducirse mediante: Suspensión de reemplazos de personal saliente y retirados; Congelamiento de reclutamiento; Disminución de capacitación y desarrollo humano; Reducción de servicios; y Postergación de mantenimiento requerido y reemplazo oportuno de equipos. Antecedentes (cont.) En consecuencia, la Organización redujo su capacidad para cumplir con los mandatos.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p ¿Han funcionado estas acciones? Las reducciones de Presupuesto del Fondo Regular se materializaron. Sin embargo, se han perjudicado las actividades de la Organización: – Creando vacíos en las áreas prioritarias; – Debilitando los controles internos; y – Reduciendo la capacidad de respuesta. Antecedentes (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Necesidad de llenar las vacantes adecuadamente para cumplir con los mandatos y reducir las vulnerabilidades. Requerimiento de cubrir nueve posiciones adicionales sin afectar el tope presupuestario. Antecedentes (cont.) El presupuesto 2007 plantea retos adicionales:

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos de personal

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos de personal Fondo Regular – Nómina mensual El costo total de la nómina mensual del FR no ha variado significativamente desde El costo por funcionario del FR ha aumentado a una tasa anual de 3,9% desde De 1995 a 2005, el número de funcionarios del FR disminuyó en un 31,5%.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos de personal (cont.) Diciembre 1995 Junio 2001 Diciembre 2005 Junio2006 Costo Real (US$ millones) Personal FR Costo Promedio por funcionario (US$) $3,9 $3,5 $3,7 $4, $5.500 $6.300 $7.600 $8.200 Fondo Regular – Nómina mensual

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Factores claves en aumentos de costos de nómina: Revisiones al Ajuste por Lugar de Destino para el Personal Profesional. Revisiones a la Escala de Salario Básico para el personal de Servicios Generales. –Ambos calculados por las Naciones Unidas. Contribuciones al Fondo de Jubilación. –Inferior al del sistema de las Naciones Unidas. Primas de Seguro de Salud. –Han aumentado más de 80% durante los últimos 5 años, a pesar de las reducciones en los beneficios. Costos de personal (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p El Ajuste de las NNUU por lugar de destino y costos es mayor en Nueva York que en Washington DC Ajuste por lugar de destino:OEA vs. NNUU Salario Básico Anual, P4 Paso 8, escala sin dependientes $ Ajuste por lugar de destino$45.635$31.034$ Remuneración neta total$ $98.943$ Contribución al Fondo de Retiro$23.026$ Costo Total$ $ $ NY, USDC, US Nicaragua

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Componentes de la nómina mensual del FR: (Millones de US $) Salario Básico (Prof./SG) Ajuste por lugar de destino Fondo de Retiro Seguro de Salud Otros Componentes* TOTAL Diciembre ,40,60,50,30,083,9 Junio ,40,40,50,20,063,5 Diciembre ,30,6 0,20,073,7 Junio ,40,70,60,30,094,1 * Otros Componentes: Seguro de Vida, Otras Asignaciones. Costos de personal (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Componentes de la Nómina Presupuesto Aprobado 2007 Ajustes No presupuestados Total proyectado Salario Básico 29,80,3830,2 2 – Ajuste por lugar de destino 9,50,9910,5 3 – Fondo de retiro 7,70,278,0 4 – Seguro de Salud 3,40,353,7 5 – Otros 0,80,020,8 Totales51,22,0153,2 Ajustes estatutarios e inflacionarios proyectados para 2007 (Millones de US $) Costos de personal (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos de personal (cont.) Ajustes estatutarios e inflacionarios proyectados para 2007 (Millones de US $)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Ajustes estatutarios proyectados para 2007– Bases de Cálculo Salario Básico: –Servicios Generales en la Sede 5% –Servicios Generales Fuera de la Sede 3% Ajuste por lugar de destino: –Profesionales en la Sede 4.5% del total de la remuneración –Profesionales Fuera de la Sede 2.5% del total de la remuneración Contribuciones al Fondo de Jubilaciones y Pensiones: –Representa aproximadamente 13% de los ajustes de remuneración. Primas de Seguro de Salud: –10% (Blue Cross Blue Shield, Kaiser) Otros: –3% (Asignaciones, seguro de vida) Costos de personal (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos Operacionales

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Costos de operación Evolución De 1995 a diciembre 2005 los presupuestos de Costos Operacionales (Objs. 3-9) disminuyeron 28%. La tendencia histórica se revierte a partir de APROPIACIÓN Objetos –2007 (US$ 1.000)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Ajustes inflacionarios proyectados para 2007– Objetos 2-9 Objeto de gasto Presupuesto Aprobado 2007 Ajustes No presupuestados Total proyectado – Personal no-recurrente 1,20,11,3 3 – Becas 7,0- 4 – Viajes 1,50,21,7 5, 6, y 9 – Documentos, Equipo y Otros Costos 7,90,28,1 7 – Mantenimiento de edificios 5,90,26,1 8 – Contratos por Resultados 6,80,27,0 Totales30,30,931,2 Costos de operación (cont.)

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Totales proyectados

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Totales proyectados Objetos de gasto Presupuesto Aprobado 2007 Ajustes No presupuestados Total proyectado – Personal 51,22,053,2 2 – Personal no-recurrente 1,20,11,3 3 – Becas 7,0- 4 – Viajes 1,50,21,7 5, 6, y 9 – Documentos, Equipo y Otros Costos 7,90,28,1 7 – Mantenimiento de edificios 5,90,26,1 8 – Contratos por Resultado 6,80,27,0 Totales81,52,984,4 Totales proyectados

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Opciones de financiamiento y Medidas de Control de Gastos

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Opciones de financiamiento y medidas de control de gastos Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3%. Aumentar la autorización presupuestaria sólo para el Adoptar una estrategia proactiva para la planificación de los Recursos Humanos.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Opción de Financiamiento # 1- Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3% Adoptar un mecanismo para ajustar anualmente el tope presupuestario hasta un 3% para sufragar los costos estatutarios e inflacionarios. Pros: Recursos predecibles para asegurar la ejecución adecuada de los mandatos. Simplifica el proceso de toma de decisiones de los Cuerpos Políticos. Resuelve un problema existente desde hace muchos años. Reto: Requiere la aprobación de la Asamblea General para ajustar los topes del presupuesto y cuotas automáticamente hasta el tope permitido.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Las contribuciones de Naciones Unidas son ajustadas anualmente (Milliones de US $) Opción de Financiamiento # 1- Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3% (cont.) Contribuciones al Presupuesto del Fondo Regular

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Opción de Financiamiento # 2–Aumento de la Autorización presupuestaria sólo para 2007 Autorizar $ 2.9 millones del Subfondo de Reserva del FR para cubrir los ajustes (3.6%) Pros: Recursos están disponibles. Resuelve un problema inmediato. Cons: Solución de corto plazo a un problema de muchos años. Puede afectar negativamente a la liquidez Aplaza la resolución del tope presupuestario para 2008.

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Visión del Subfondo de Reserva 2006 Opción de Financiamiento # 2–Aumento de la Autorización presupuestaria sólo para 2007

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Medida de control de gastos: Planificación del Recurso Humano Administrar y mantener de forma efectiva, eficiente e integrada los costos de personal. Controlar el crecimiento proyectado en costos de personal; y Aliviar los costos del FR asociados con actividades financiadas por los Fondos Específicos apropiadamente. Adoptar una Estrategia de Planificación de Recursos Humanos para:

Planificación de la Fuerza Laboral EL EQUIPO MAS ADECUADO, EN EL LUGAR APROPIADO, EN EL MOMENTO QUE SE NECESITA SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS Subsecretaría de Administración y Finanzas Departamento de Recursos Humanos

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Contenido Planificación de la Fuerza Laboral Objetivos Prácticas Pasadas Situación Actual Desafíos y Oportunidades Plan de Acción - Planificación de la Fuerza Laboral p. 36 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Objetivos de la Planificación de la Fuerza Laboral Administrar y controlar el crecimiento de los costos de personal Alinear recursos con necesidades Responder efectivamente a las necesidades cambiantes Aumentar la eficiencia organizacional Mejorar la satisfacción laboral y productividad - Planificación de la Fuerza Laboral p. 37 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Prácticas Pasadas La falta de planificación de la fuerza laboral ha resultado en: Redundancias y escasez en funciones y habilidades Distorsiones en la estructura de personal La nómina del FR se ha ido reduciendo y congelando independientemente de las necesidades Incremento incontrolable de CPR’s y otros mecanismos de contratación Aplicación desigual de las políticas y reglas de Recursos Humanos - Planificación de la Fuerza Laboral p. 38 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Nómina Al 9/30/06. Esto no incluye un estimado de 48 CPR’s que realizan funciones de personal y las cifras para contratos de Apoyo Temporal o Profesionistas Locales Prácticas Pasadas (cont.) Planificación de la Fuerza Laboral p. 39 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Situación Actual 652 Funcionarios al 9/30/06 Tipo de ContratoFR Staff FE Staff Carrera146 0 Contrato Continuo40 0 Contrato a Largo Plazo Contrato a Corto Plazo Profesionista Local0 2 Personal de Confianza/ No Carrera56 0 Personal de Confianza/ Carrera3 0 SOC0 28 Otros* (Asociados, Personal de Apoyo Temporal 04 Total Total 652 * * * Las cifras para profesionistas locales y para personal de apoyo temporal está incompleto hasta este momento - Planificación de la Fuerza Laboral p. 40 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Tipos de Contratación en la OEA - Planificación de la Fuerza Laboral p. 41 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Personal por Fondos 652 Funcionarios Situación Actual (cont.) - Planificación de la Fuerza Laboral p. 42 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Funcionarios en Fondo Regular Staff by Level 301 Funcionarios Profesionistas (59%) 207 Funcionarios Servicios Generales (41%) Por tipo de contrato 508 Funcionarios al 9/30/06 Situación Actual (cont.) Staff - Planificación de la Fuerza Laboral p. 43 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Funcionarios en Fondo Específico 106 Funcionarios Profesionistas (73%) 38 Funcionarios Servicios Generales (27%) Por tipo de contrato 144 funcionarios al 9/30/06 Situación Actual (cont.) Staff - Planificación de la Fuerza Laboral p. 44 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Desafíos Administrar todas las posiciones sin importar la fuente de financiamiento Alinear las habilidades existentes con las necesidades funcionales Colocar a la fuerza laboral en base a fuentes de financiamiento predecibles Optimizar el uso de las vacantes previstas del Fondo Regular Enfatizar el desarrollo planificado del personal Las competencias institucionales no están alineadas a la visión y misión emergente En los próximos 5 años el 25% del personal del Fondo Regular se retirará El mínimo reclutamiento y desarrollo del personal ha dejado a la Secretaría poco preparada para enfrentar los futuros requerimientos Oportunidades Desafíos y Oportunidades - Planificación de la Fuerza Laboral p. 45 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Proyección de Retiros entre AñoG-1G-2G-3G-4G-5G-6G-7TotalP-1P-2P-3P-4P-5D-1TotalTOTAL Total Desafíos y Oportunidades (cont.) - Planificación de la Fuerza Laboral p. 46 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Plan de Acción Fondo Regular: funciones y habilidades centrales permanentes Administración a nivel medio y superior Información pública y relaciones externas Asesoría legal Conferencias y reuniones Administración: áreas centrales y oficinas en países miembros Administración de proyectos Auditoria Fondos específicos: necesidades variables y requerimientos especiales Programas técnicos Misiones especiales Proyectos 1.Enfocar la asignación de los recursos del Fondo Regular y Específico - Planificación de la Fuerza Laboral p. 47 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Fondo Regular: Mantener una fuerza de trabajo estable financiada por el FR dentro de un presupuesto reglamentariamente ajustado Uniformar el sistema de clasificación para evitar el incremento de grados Facilitar la rotación del personal para fortalecer áreas Facilitar la reubicación del personal Fondos Específicos: Enfocar los recursos existentes en mandatos prioritarios Buscar y expandir el uso de los FE para financiar mandatos emergentes Aplicar políticas de RH y prácticas para los FE uniformes, incluyendo la recuperación de costos indirectos 2. Objetivos de Recursos Humanos de acuerdo a la fuente de financiamiento Plan de Acción (cont.) - Planificación de la Fuerza Laboral p. 48 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Optimizar el uso de las vacantes previstas del Fondo Regular Conversión de las posiciones de acuerdo a las necesidades organizacionales (ej. sustituir posiciones de grados altos con un mayor número de posiciones de grados menores) sin aumentar los costos 4. Ocupar los puestos vacantes Redefinir las descripciones de puestos Implementar descripciones de puestos genéricas Implementar procesos estandarizados de las funciones administrativas en áreas técnicas 5. Desarrollo de Funcionarios Redefinir programas de capacitación para enfocarse en funciones criticas Implementar un sistema eficaz de administración del desempeño Mejorar mecanismos de reconocimiento al desempeño Promocionar la confianza y uso de los sistemas administrativos centrales Desarrollar planeación de sucesiones Incrementar la satisfacción laboral individual Plan de Acción (cont.) - Planificación de la Fuerza Laboral p. 49 -

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p Gracias