MANUAL DE FINANZAS ANEIAP 2011 Asociación Nacional de Estudiantes de Ingenierías Industrial, Administrativa y de Producción - ANEIAP MANUAL DE FINANZAS ANEIAP 2011

EQUIPO DE TRABAJO Angela Giraldo Quirós Jonathan Bermúdez Hernández Coordinadora de Proyecto Jonathan Bermúdez Hernández Director Nacional de Finanzas 2010 Camilo Bossio Cifuentes Asociado UniAtlántico

CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS PROPÓSITO GENERAL La Dirección de Finanzas tiene como propósito alcanzar y conservar la sostenibilidad en el ámbito financiero de la ASOCIACIÓN NACIONAL DE ESTUDIANTES DE INGENIERÍAS INDUSTRIAL, ADMINISTRATIVA Y DE PRODUCCIÓN, por medio de la obtención y administración eficiente de los recursos, a través de actividades que trasciendan la operatividad y alcancen un perfil estratégico

MISIÓN Gestionar, obtener y administrar eficientemente los recursos Con el fin de lograr su sostenibilidad cuenta con asociados comprometidos, que en su paso por la asociación logran un crecimiento personal y profesional

VISIÓN para el año 2013 será un área eficiente y eficaz que permita a la Asociación ser financieramente sólida Generando así, confianza y credibilidad frente a su gestión.

ALCANCE nivel capitular - JDC para la planeación; evaluación financiera de proyectos; captación de recursos internos nivel seccional y nacional - formulación y evaluación de proyectos, financiación, asesorías y/o ejecución de presupuestos Entorno - captación de recursos externos, disposición, transferencia de conocimiento y desarrollo de programas.

FUNCIONES PRINCIPALES Obtención de recursos Planeación y evaluación Financiera Control de activos Manejo de la Información contable Manejo de la información Estadística

Obtención de recursos Diseñar e implementar herramientas útiles para el recaudo de cuotas de afiliación y sostenimiento. Captar y Administrar recursos externos. Desarrollar mecanismos que permitan la captación eficiente de los recursos internos (Eventos y Actividades).

Planeación y evaluación Financiera Elaborar conjuntamente con los diferentes entes de la asociación los presupuestos de los proyectos y su operación normal. Coordinar la evaluación de proyectos con el fin de determinar su viabilidad. Realizar seguimiento a los presupuestos de cada proyecto. Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución de eventos, proyectos y actividades.

Control de activos Velar porque se haga correcto uso de los recursos de la asociación. Salvaguardar los activos del deterioro Hacer productivos los activos buscando el máximo beneficio que se pueda obtener de ellos

Manejo de la Información contable Generar mecanismos adecuados para la recopilación de la información contable. Organizar y sistematizar la información contable. Elaborar, analizar interpretar y presentar oportunamente los informes financieros. Garantizar la veracidad de la información presentada.

Manejo de la información Estadística Establecer oportunidades y necesidades de información que requieran estudios estadísticos. Identificar las variables de interés de estudio. Diseñar mecanismos para recopilar y organizar los datos y ejecutarlos. Analizar la información obtenida de los estudios. Concluir sobre las variables de interés con base en los resultados de estudio.

CAPÍTULO II PERFIL DE LOS ASOCIADOS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Organizado y disciplinado Comprometido Responsable Creativo y recursivo Tener capacidad de análisis Contar con capacidad para trabajar en equipo Conocimientos básicos financieros (*) Mantener disposición para aprender Honesto y honrado

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS Naturaleza. Capacidad de liderazgo. Criterio para la Toma de Decisiones oportunas. Facilidad de relacionarse y comunicarse con los demás. Ser muy elocuente a la hora de expresarse. Manejo de grupos y de asignación de responsabilidades Habilidad para identificar las debilidades en el manejo de las finanzas, como también las oportunidades y fortalezas del equipo de trabajo. Capacidad de expresión y motivación de su equipo de trabajo.

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS Competencias. Diseño, desarrollo y evaluación financiera de proyectos. Estructuración y organización Capacidad de análisis numérico Conocimiento en herramientas ofimáticas (principalmente Excel) Pensamiento económico – financiero Capacidad para sintetizar y sistematizar

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS Experiencia. Participación en la planeación, coordinación y/o ejecución de actividades propias de la asociación en el área financiera Participación en actividades de formación específica en el ámbito financiero Participación en la estructuración, gestión y realización de proyectos del Capítulo, de la seccional o de carácter Nacional. Elaboración y/o acompañamiento en la ejecución de presupuestos de eventos, proyectos o actividades.

CAPÍTULO III  DOCUMENTOS Y REGLAMENTACIÓN CONCERNIENTE A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Estatutos nacionales de ANEIAP Código de Ética de ANEIAP Planeación Nacional de ANEIAP: PLANEIAP Reglamento Interno Nacional RIN Norma para Documentos ANEIAP Elaboración de Fichas Técnicas. Actas, archivos o memorias de proyectos y eventos Bibliografía relacionada con el área de finanzas

DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES AL DIRECTOR DE FINANZAS Guía para proyectos nacionales Perspectiva financiera del PLANEIAP Artículos 18 y 19 del Reglamento Interno Nacional Plan de gobierno de la Dirección de finanzas.

CAPÍTULO IV MACRO PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Cada Función de la Dirección representa un macro proceso que la misma debe desarrollar Evaluación: Indicadores de logro y de cumplimiento.

CAPÍTULO V MACROPROCESO DE OBTENCIÓN DE RECURSOS Generar mecanismos que permitan el recaudo efectivo de recursos internos como las cuotas de afiliación y sostenimiento y los provenientes de otras actividades internas; además, los provenientes de fuentes externas; procurar la administración eficiente de dichos recursos internos y externos que se obtengan para el desarrollo óptimo de las actividades de la asociación.

MACROPROCESO DE OBTENCIÓN DE RECURSOS Identificar las necesidades Analizar fuentes corrientes de ingresos Plantear nuevas fuentes de financiación Seleccionar proveedores Recepción de recursos Gestión de recursos

CAPÍTULO VI MACROPROCESO DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA Planificar y evaluar la asignación de recursos previendo los resultados financieros con el fin de lograr la eficiencia operativa y encaminarse a la consecución de los objetivos.

MACROPROCESO DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA Elaborar diagnóstico inicial Definir en términos financieros los objetivos del Plan de Acción Elaborar presupuesto de gastos e inversión  Elaborar pronóstico de ingresos Elaborar pro forma del Estado de resultados proyectado

MACROPROCESO DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA Elaborar Flujo de Caja presupuestado Presentar informe de planeación financiera Ejecutar plan financiero Evaluar resultados de la actividad financiera Vs. Objetivos Elaborar y presentar informe de evaluación

CAPÍTULO VII MACROPROCESO DE CONTROL DE ACTIVOS Procurar la conservación de los recursos y su uso adecuado a través del tiempo, obteniendo de estos el máximo beneficio.

CAPÍTULO VII MACROPROCESO DE CONTROL DE ACTIVOS Realizar Inventario de activos. Conciliación con libros contables. Asignación y disposición de recursos Mantenimiento del sistema de control de activos.

CAPÍTULO VIII MACROPROCESO DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Brindar información financiera oportuna y útil tanto a la Junta de Capitulo para tomar decisiones, como a los asociados del capítulo para conocer la destinación de los recursos que aportan y de los que se obtienen por otras actividades.

CAPÍTULO VIII MACROPROCESO DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Identificar y recopilar Clasificar Organizar y registrar Comprobar saldos y conciliar Elaborar informes Analizar informes Presentar informes

CAPÍTULO IX MACROPROCESO DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Obtener analizar, y dar a conocer un historial estadístico que sirva de base para la toma de decisiones, y que brinde información que pueda aportar en la realización de nuevos proyectos.

CAPÍTULO IX MACROPROCESO DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Identificar oportunidades y necesidades Variables de interés Recopilar y organizar datos Analizar la información

ESTRUCTURACIÓN DE MACRO PROCESOS OBJETIVO JUSTIFICACIÓN Límites PEPSC PROCESOS

ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS Actividades Recursos y Medios Documentos de Soporte Resultados

UNALMED, Jonathan Bermúdez, Camilo Bossio… Muchas gracias ANEIAP… Muchas gracias Angela Giraldo Quiros