ARCHIVOS DE GESTIÓN Planeación Sandra Fuentes Latorre – Johanna Andrea Ruiz Albarracin Universidad del Quindío Gestión Documental I III Semestre – Grupo 5 Jairo Hernán Díaz Arias 2015

Objetivos: Desarrollar un servicio de archivo, que custodie y recupere la información generada por una organización, de acuerdo a sus actividades tales como creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de la misma. tecnologías para la implementación de un archivos

Archivo General de la Nación Ley 594 Julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural, son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

Decreto 2609 Diciembre 14 de 2012. Reglamenta, T I T U L O V Ley 594 GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 21.Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. http://www.archivogeneral.gov.co/decretos

T I T U L O V Ley 594 GESTION DE DOCUMENTOS Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Articulo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

T I T U L O V Ley 594 GESTION DE DOCUMENTOS Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

T I T U L O V Ley 594 GESTION DE DOCUMENTOS Articulo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

T I T U L O V Ley 594 GESTION DE DOCUMENTOS Articulo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Decreto 2482 Diciembre 03 de 2012. http://www. archivogeneral. gov Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.

Decreto 2482 Diciembre 03 de 2012. http://www. archivogeneral. gov Capitulo 1 - Gestión de Documentos Articulo 5 - Principios del proceso de Gestión Documental Principio de Planeación: La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.

GESTIÓN DOCUMENTAL http://www. archivogeneral. gov Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Planeación Enfoque sistemático e imprescindible para la adecuada representación, normalización, e integración de los procesos.

Objetivo de Planeación Establecer lineamientos, con el propósito de formular programas, políticas, estrategias y objetivos que cumplan con las directrices del AGN y que permitan la construcción de la memoria institucional de las entidades .

Aspectos de Planeación EL diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades, objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización, y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación, (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995)

Elementos Básicos de formulación Identificación: Selección de información que determine situación actual de la entidad, analizando herramientas que permiten identificar la problemática a la que se enfrenta la función archivística. Auditoria de la información. Análisis de las actividades de la organización. Identificación de las necesidades de la organización en la gestión de sus documentos. Evaluación del sistema actual de archivo y Documentación. Diseño de un sistema de archivo y gestión dedocumentos. Formulación de riesgos AFA – Autoevaluación de la función archivística Y otras herramientas.

Auditoria de la información: ISO 15489 Información y Documentación, Gestión de Documentos. Acción de acumular evidencias de manera independiente de Una institución, con el fin de informar sobre la concordancia entre la información recogida y los criterios establecidos. Se audita para: Realizar una evaluación previa a un tema Verificar el cumplimiento de requisitos y normas por parte de una organización. Analizar los posibles cambio de un sistema auditado. Establecer estándares que identifiquen los distintos procesos

Auditoria de la información: ISO 15489 Información y Documentación, Gestión de Documentos. Dentro de la Auditoria podemos identificar: Estructura orgánica y funcional. Que documentos disponemos y hemos producido (series). Que plazos de conservación existen de los documentos Como se incorporan los documentos al sistema Existe registro de los documentos Cuál es su trazabilidad? Flujos de trabajo, procesos administrativos en tiempo y en forma

Análisis de actividades de organización: Indica la conexión existente entre las actividades de cada área administrativa, sus relaciones, los documentos que produce y la forma de producirlos (Catalogo de procedimientos)

Análisis de actividades de organización: Resultados. Desarrollar un modelo conceptual sobre lo que hace la organización y como lo hace. También puede elaborarse; Un catálogo de procedimientos Un cuadro de clasificación documental Un tesauro de términos Un calendario de conservación de los documentos,

Identificación de las necesidades de la organización: Al identificar las necesidades podemos establecer prioridades y soluciones en cuanto a la gestión documental en tres áreas. Requisitos de los documentos (características) Informe de evaluación de riesgos del sistema Documento formato dirigido a la dirección y al personal en el cual se establecen las demandas del sistema y las condiciones del uso de la información

Requisitos de los documentos Autenticidad, Integridad, Acceso, Disponibilidad, Confidencialidad, Conservación, Normalización Reglamentaria, Seguridad, Almacenamiento, Eficacia y Eficiencia Trazabilidad. Ofrece información objetiva del “recorrido” o de la vida del documento o expediente, muestra las actividades realizadas, o pendientes, sus responsables, resultados o fechas de acceso a sus documentos Evalúa los riesgos que pueda suponer la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivo, apoyado por la dirección.

Documento Formal Establece las demandas del sistema y las condiciones del uso de la información Valor monetario por mantenimiento actualización, desarrollo, copias de seguridad, que deben de tenerse en cuenta antes de su puesta en marcha. Pensar en los costes durante los tres o cinco años.

Elementos Básicos de formulación Requisitos Técnicos: Las condiciones e instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos y de Unidad de Correspondencia.

Elementos Básicos de formulación Condiciones: Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tablas de retención y/o las tablas de valoración documental, según sea el caso. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Reglamento de archivos para la empresa u/o entidad. Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos,

Requisitos Administrativos: (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, aplicativos y demás herramientas informativas, La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos,

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

Políticas y lineamientos Los documentos administrados y organizados en el archivo de gestión, central e histórico, deben cumplir con los lineamientos establecidos, así como de las normas contempladas en la Normatividad.

Políticas y lineamientos Los documentos de archivo que se produzcan en medio Papel, Magnético/Óptico y Electrónico, se deberán conservar en el mismo medio durante la fase del archivo de gestión y archivo central, garantizando su conservación y preservación a largo plazo, teniendo en cuenta el tiempo de retención y disposición final de documentos establecido en la Tabla de Retención Documental. En la bandeja de correo electrónico y disco duro de computador, es decir los documentos de archivo, que se encuentre en soporte físico y digital, se deben organizar cumpliendo con la Tabla de Retención Documental y formatos contemplados.

Video Planificación Programa de Gestión Documental https://www.youtube.com/watch?v=TSYH6f5VfOQ

Video Programa de Gestión Documental https://www.youtube.com/watch?v=MFDO8005Qb8

Organización de Archivo Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se reglamenta la organización de los Archivos de Gestión” Junio 1 de 2013 Julio 1 de 2013 Agost 2 de 2013

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De acuerdo con la documentación se pueden utilizar los tipos de ordenación en una Serie-Sub serie Documental o en Expediente.

Ciclo Vital del Documentos de Archivo

Transferencias Documentales Definición Es el proceso mediante el cual las instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las tablas de retención o las tablas de valoración documental. Beneficios de las Transferencias Evitan la aglomeración de documentos en las áreas destinadas para las oficinas. Mejoran el manejo administrativo de la documentación. Conservan en precaución o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano y aquella útil como fuente de información histórica Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, función o supresión.

Responsables del Proceso Vicepresidente Gerente Asesor / Profesional a cargo de la coordinación de la gestión documental y comité de archivo

http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n- documental Bibliografía LEY 594 DE 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Tr ansparencia/LEY_594_DE_2000.pdf DECRETOS 2609 – 2482 http://www.archivogeneral.gov.co/decretos DEFINICION – PGD http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n- documental

Bibliografía Videos: https://www.youtube.com/watch?v=TSYH6f5VfOQ https://www.youtube.com/watch?v=MFDO8005Qb8 Consultas: http://www.archivogeneral.gov.co/tags/pinar http://es.slideshare.net/jmcollado/desarrollar-un-sistema-de-gestin- documental-herramientas-gestin-documental-y-archivos-ejemplos

Gracias… Cordial Saludo