PAQUETES CONTABLES UNIVERSIDAD DEL SINU PROGRAMA DE CONTADURIA PUBLICA DECIMO SEMESTRE PAQUETES CONTABLES DOCENTE: LUIS CARLOS SOTO DIAZ MONTERIA, JULIO DE 2010

Software Contable Administrativo Fénix Net. C.P. Luis Carlos Soto Díaz

FENIX NET – Programa Contable Administrativo Es una Base de Datos con mas de 9 años de experiencias en administración de la información académica, contable y administrativa de empresas públicas y privadas.

ARQUITECTURA El Sistema de Información Fenix Net, es un sistema integrado con arquitectura Cliente – Servidor. Independientemente de la configuración física de su RED de trabajo, el sistemaFenix Net permite a varias estaciones trabajar en línea, todas ellas conectadas con el servidor de la base de datos. Servidor base de datos. Estación de trabajo. Punto de red. Impresora de red. Switcher. Armario de piso.

BASE DE DATOS Clientes en el sistema 48 Sesiones por clientes 256 Tablas abiertas 2048 Drivers cargados 32 Sesiones por sistema 12288 Cursores por sesión 4000 Máximos errores consecutivos (Stack) 16 Tablas abiertas por el sistema 127 Registros bloqueados 255 Registros en una transacción 255 Ficheros físicos abiertos ( DB, PX, MB, X?, Y?, VAL, TV) 512 Usuarios en un mismo PDOXUSRS.NET 300 Campos por tabla 255 Registros por tabla 2 billones Bytes por tabla DB 2 billones Numero de campos en índices 16 Numero de índices secundarios por tabla 127 Usos concurrentes de una tabla 255

FENIX NET – Programa Contable Administrativo MODULOS Contabilidad. Cuentas Por Pagar Cuentas Por Cobrar Inventarios Compras Facturación Crédito P.O.S

FENIX NET – Programa Contable Administrativo AYUDA GENERAL Como Trabajar con Fenix Net

FENIX NET – Programa Contable Administrativo INICIO DE SESION Para iniciar una sesión en Fénix Net presione clic sobre el icono y luego aparecerá la siguiente ventana. De donde deberemos escoger la EMPRESA luego presionamos la tecla enter hasta la casilla de USUARIO(31), nuevamente enter hasta CONTRASEÑA(31) y luego enter hasta que entre al programa. Luego vera el programa de esta manera:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo INICIO DE SESION

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREAR EMPRESA.   para crear la empresa debemos acceder a una empresa en caso que ya exista e ingresar la clave del usuario (31) y la contraseña (31) y darle en la siguiente opción: al hacer click en registrar nueva empresa nos pide el código del usuario (31) y la contraseña (31) e ingresamos como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREAR EMPRESA.   al hacer click en registrar nueva empresa nos pide el codigo del usuario (31) y la contraseña (31) e ingresamos como aparece a continuación: al hacer click en ingresar nos aparecera una ventana como la siguiente:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREAR EMPRESA.   al ingresar la información señalada en la pantalla anterior y damos click en guardar la empresa queda automáticamente registrada.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREAR USUARIO. cuando ya estamos dentro de la empresa debemos asignar los usuarios que trabajaran el sistema, y los creamos de la siguiente manera:   hacemos click en ingresamos el usuario principal que es administrador (31) y la contraseña (31) y nos salen los usuarios del sistema, para agregar uno nuevo, le damos en la opcion agregar y lo creamos de la siguiente manera: Al llenar la información en color amarillo, chequeamos las opciones que queremos que el usuario haga y posteriormente se le da click en guardar y queda el usuario creado.   es importante decir que tenemos la opción de crear los usuarios que se necesiten en la empresa sin ningún tipo de inconveniente y todos se crean de la misma manera.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo NIVELES DE SEGURIDAD. los niveles de seguridad es donde el administrador(31) tiene la facultad de asignarle las opciones al usuario que el quiere que maneje y las que no quiere que maneje, accedemos a este a través de (niveles de seguridad) al dar click en el icono nos pide que ingresemos la clave del administrador (31) y la contraseña (31) y nos aparece una pantalla como la siguiente: En el código de usuario ingresamos al que le vamos a asignar los niveles de seguridad, en este caso el usuario (01), le asignamos el modulo que deseamos que pueda manejar y hacemos click en los permisos que se le vallan a dar a ese usuario como aparece en la pantalla anterior.   es importante recalcar, que por este acceso se le asignan los niveles de seguridad a todos los usuarios y que se hace de la misma manera.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONFIGURACION DE DOCUMENTOS. la configuración de documentos es la herramienta que nos permite configurar los documentos de impresión, accedemos a estos a través de la opción , al hacer click en este nos pide el usuario con el que podemos acceder, que solamente es el administrador (31) y la contraseña (31), y nos sale una pantalla como la siguiente en donde podemos configurar los documentos de impresión: Al hacer click en documentos nos salen los tipos de movimientos a los cuales se le ajustaran los documentos de impresión: en la pantalla anterior escogemos el tipo de movimiento que queremos ajustar al hacer click En la flecha nos salen los formatos de impresión, de los cuales seleccionamos el que deseamos para que sea el tipo de impresión.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo COPIAS DE SEGURIDAD. hacerlas a las copias de seguridad permiten generar seguridad de su base de datos en la cual se encuentra toda la información de su empresa y podemos traves de , al hacer click en el icono anterior nos Mostrara una pantalla como la siguiente: para crear la copia de seguridad se hace click en crear copia, y no sale la siguiente pantalla en donde debemos ingresar la ruta de la copia de seguridad:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo COPIAS DE SEGURIDAD. al darle la ruta de guardado le damos click en aceptar y se realiza automáticamente la copia de seguridad confirmando la transacción de la siguiente manera:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CAMBIO DE CLAVES. los cambios de claves se realizan por el icono y tienen como objetivo que el usuario que cambie su contraseña tenga privacidad con sus datos y movimientos que realice. al momento de hacer click en el icono anterior no sale una pantalla como la siguiente en donde debemos ingresar los siguientes datos:   Digitamos el código del usuario, la contraseña anterior, la nieva contraseña y se confirma la contraseña para confirmar la transacción y se realice el cambio de contraseña.   Es importante recalcar que la contraseña puede llevar mas de dos dígitos y que el usuario debe recordarla para ingresar a su cuenta de usuario.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo UTILIDADES DEL SISTEMA. las utilidades del sistema son utilidades especiales que permiten realizar procesos un poco mas complejos para el usuario, accedemos a este por medio del icono (utilidades del sistema), ingresamos el código del usuario del administrador (31) y la contraseña (31) y sale la siguiente pantalla:   En esta aplicación podemos realizar opciones como cambios de cedulas, modificación de documentos entre otras cosas.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo AYUDA GENERAL Modulo: Contabilidad Maestros

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CATALOGO DE CUENTAS. Las cuentas son todas aquellas que se usan para hacer todos los registros contables, estas hay que configurarlas dependiendo que tipo de plan de cuentas necesite la empresa, ingresamos a esta haciendo click en , maestros , cuentas y se refleja la siguiente pantalla en donde se configuran las cuentas y subcuentas: para ver una lista completa de las cuentas hacemos click en imprimir y nos genera la lista de cuentas como la siguiente:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CATALOGO DE CUENTAS. para ver una lista completa de las cuentas hacemos click en imprimir y nos genera la lista de cuentas como la siguiente:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo FUENTES.   La fuente es codificar y crear los movimientos que va a manejar la empresa dentro de sus actividades. Ingresamos a esta haciendo click en el maestro de contabilidad en la opción de fuentes y nos aparece un cuadro como el siguiente en el cual creamos la fuente de los movimientos:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONCEPTOS DE RETENCION.   Los conceptos de retención consisten en codificar y crear los el tipo de retencion y el código contable imputable según el caso. Ingresamos a esta haciendo click en el maestro de contabilidad en la opción de retención y nos aparece un cuadro como el siguiente en el cual creamos los tipos de retención en la fuente:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo INTERFAZ CONTABLE.   El interfaz contable es donde se determinan los regímenes asociados a las empresas y las características de dichos regímenes, con los cuales la empresa va a poder elegir el interfaz contable a la que esta sometida, se puede ingresar a este a través del maestro de contabilidad en la opción interfaz contable.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo INTERFAZ CONTABLE.   al hacer click en la opción del interfaz contable nos sale una pantalla como la siguiente que es donde escogemos el interfaz contable: El anterior es el ejemplo del interfaz contable de régimen común. con el cual se rigen las empresas obligadas a declarar IVA y retención en la fuente y esas bases se establecen en cada una de las secciones de la pantalla, y la parte superior en las cuentas, se establecen las cuentas que maneja el régimen común en toda la parte contable.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo TIPOS DE MOVIMIENTOS.   El tipo de movimiento es el que esta asociado a la fuente y es el que la empresa utiliza para crear o configurar los distintos movimientos que se van a manejar en dicha empresa, en este maestro se ingresan los prefijos de facturación y la resolución de facturación expedida por la DIAN. Ingresamos a este por medio de , maestros, en la opción del interfaz contable.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo TIPOS DE MOVIMIENTOS.   y nos aparece la siguiente pantalla donde podemos crear los tipos de movimientos:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CENTRO DE COSTOS Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos (material, mano de obra, etc.). En los centros de costos no se toman decisiones sobre ventas o cantidad de activos.   ingresamos a los centros de costos de la siguiente manera: damos click en el modulo de contabilidad, en la opción de maestros, en centros de costos como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CENTRO DE COSTOS al hacer click en centro de costos nos sale la siguiente pantalla que es la que nos permite ver los que ya están creados en la empresa y crear nuevos centros de costos dando click en agregar, ingresamos un código y el nombre del centro de costos, hacemos click en guardar y automáticamente se guarda el centro de costos.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo SUBCENTRO DE COSTOS. El subcentral de costos es el lugar o sucursal que esta amarrada al centro de costos donde también se realizan las actividades de la empresa. Accedemos a esta a través de contabilidad, maestros, en la opción subcentro de costos como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo SUBCENTRO DE COSTOS. al hacer click en el subcentro de costos nos muestra los que ya están creados, y los podemos crear haciendo click en agregar, digitando los dos primeros dígitos de un centro de costos que ya este digitado y los dos siguientes dígitos del nombre del subcentro de costos.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREACION DE TERCEROS. Los terceros son todas aquellas personas naturales o jurídicas que de alguna manera intervienen en los procesos de la empresa, a estos los creamos ingresando por contabilidad, maestros, la opción nit, e ingresamos todos los datos que nos pide el cuadro de información.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CREACION DE TERCEROS. al hacer click en la opción Nit, nos sale una pantalla en donde nos muestra los terceros de la empresa y nos da la opción de crear otros de la siguiente manera: diligenciando los datos anteriores podemos crear un tercero.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo AYUDA GENERAL Modulo: Contabilidad Documentos Contables

FENIX NET – Programa Contable Administrativo MOVIMIENTOS CONTABLES. Los movimientos contables son los que están asociados con los tipos de movimientos que maneja la empresa y que serán registrados en comprobantes contables, accedemos a este a través de contabilidad, documentos contabilidad, la opción de movimiento contable. como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo MOVIMIENTOS CONTABLES. A continuación un ejemplo de un movimiento contable: En esta opción podemos crear distintos comprobantes contables.

FENIX NET – Programa Contable Administrativo AYUDA GENERAL Modulo: Contabilidad Consultas

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONSULTAS MOVIMIENTOS CONTABLES. La consulta de movimientos contables te permitirá visualizar en pantalla y a manera de reporte los movimientos contables registrados en un periodo determinado, permitiendo filtrar por fecha, por tipo de movimientos, documentos, cuentas y terceros. accedemos a este a través de contabilidad, consultas, la opción de movimiento contable. como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONSULTAS MOVIMIENTOS CONTABLES. A continuación un ejemplo de una consulta de movimientos contables:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONSULTAS BALANCE DE PRUEBA.   Los “balances de prueba” son simples herramientas para identificar saldos de las cuentas o son además elementos para “confrontar su realidad y dar origen a revisión y corrección derivados del análisis de dichos saldos”  ingresamos o consultamos el balance de prueba por medio del modulo de contabilidad, consultas, balance de prueba como aparece a continuación:

FENIX NET – Programa Contable Administrativo CONSULTAS BALANCE DE PRUEBA.   al darle click en el balance de prueba nos sale la siguiente pantalla a la que le damos ejecutar y nos arroja la información de la siguiente manera: