II. FASE DE DEFINICIÓN Dr. Primitivo Reyes Aguilar / agosto 2012 Lean Sigma II. FASE DE DEFINICIÓN Dr. Primitivo Reyes Aguilar / agosto 2012 Yellow Belts

II. Fase de Definición Propósito Etapas Partes interesadas (Stakeholders) Contrato de proyecto (Project charter) Equipos de trabajo Planeación de proyectos Programación del proyecto

1. propósito http://www.uihealthcare.com/depts/cqspi/performanceimprovement/pimodel/define.html

Propósito Identificar el proyecto y problema a resolver Identificar la línea, producto, servicio específicos para la mejora Escuchar la voz del cliente Identificar sus CTQs Impacto, metas, beneficios económicos

2. etapas http://www.uihealthcare.com/depts/cqspi/performanceimprovement/pimodel/define.html

Etapas Selección del proyecto Razón de la selección Clientes internos y externos Determinar los CTQs del proyecto Impacto en el negocio Objetivos Ahorros

Etapas Metas cuantitativas Metas cualitativas Alcance del proyecto Descripción del problema Mapa del proceso SIPOC Equipo de trabajo

Procesos

Gestión de procesos de negocio Departamentos vs procesos

Gestión de procesos de negocio Macroprocesos, procesos y subprocesos

Gestión de procesos de negocio

SIPOC -PEPSU

3. partes interesadas http://www.uihealthcare.com/depts/cqspi/performanceimprovement/pimodel/define.html

Partes interesadas Grupos impactados por el proyecto http://csr2006.cadburyschweppes.com/ ourbusiness/stakeholders.html

Los clientes Facetas http://www.ronmartin.net/blog/ archives/date/2007/10 http://empresarial.imade.es/dtcm/portal/contenidos/279/227/Venta_Visual_Boadilla_21_10_08.ppt http://www.mrsaremi.com/Site/Article/Entries/2006/10/11_Market_Segmentation_Example_(best_buy)Author:_Mahmoud_Reza_Saremi_DBA,_MBA_MKT.html

Clientes ¿Quiénes son? ¿Qué producto consumen? ¿cuáles son sus CTQs o requisitos? Clientes internos Clientes externos De consumo Industriales Segmentación

Comprender a los clientes http://www.effectiveeng.com/en-030619.htm

Voz del cliente

Voz del cliente reactiva y proactiva

Voz del cliente http://www.qfdcapture.com/ http://visitorcentricmarketing.com/ http://www.jeffcohealth.org/

Análisis de datos del cliente http://www.juiceanalytics.com/writing/is-customer-analysis-a-puzzle-or-a-mystery/ http://www.businessweekly.co.uk/newswire/

Análisis de datos del cliente http://www.ingenieria-kansei.com/KANO.htm

Casa de la calidad (QFD)

Matriz de causa efecto

Rendimiento de producción Rendimiento individual y total

Mediciones para Lean Sigma DPU (Defectos por unidad) = Defectos / Unidad TOP (Total Oportunidades) = Unidades * Oport. DPO (Defectos por Oport.) = Defectos / TOP P(D) = DPO (Prob.de oportunidad defectuosa) P(ND) = 1-DPO (Prob. de no defectuosa YRT= P(ND)#

4. project charter contrato del proyecto http://www.uihealthcare.com/depts/cqspi/performanceimprovement/pimodel/define.html

Ventajas del contrato de proyecto Elimina confusiones Establece las fronteras de operación Identifica las áreas que no serán atendidas Identifica el producto resultante Base para que el equipo fije sus metas Autoriza a colectar datos relevantes Da acceso a los recursos necesarios Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender problemas

Contrato del proyecto Introducción Caso de negocio (impacto financiero) Definición del problema Alcance del proyecto y negociación

Contrato de proyecto Establecimiento de metas Metas intermedias y productos finales Equipo de proyecto Partes interesadas Recursos requeridos Ver Formato de Project Charter http://www.headachecare.com/goals.html

5. Equipos de trabajo http://www.monsta.co.nz/index.cfm?id=3

Beneficios de los equipos Para la organización Intercambio de experiencias Pueden atacar problemas mayores Para los empleados Oportunidad de creatividad y compartir ideas Oportunidad de tener mejores relaciones Desarrollar nuevas habilidades http://www.srskansas.org/kni/About%20Us/History.asp

Tipos de equipos Tipo de equipo Estructura (miembros) Mejor aplicación De mejora 8 a 10 de un mismo depto. Prob. De calidad y productividad De calidad (CC) Idem Aspectos de calidad De proyecto Multidisciplinario de varios niveles Proyectos específicos Seis Sigma 8 a 12 con soporte de BB o MBB Proyectos específicos en procesos o en base a clientes Multifuncional de especialistas 8 a 12 de diferentes áreas o disciplinas Políticas, prácticas y operaciones Auto dirigidos con especialistas 6 a 15 como grupo natural Requieren mucha capacitación y experiencia. Pueden fijar sus propios objetivos

Etapas de los equipos

Roles en el equipo Champion, Black Belt, Green Belt, miembros, dueño del proceso

Dinámica de equipos Rol del facilitador Problemas en los equipos Evitar que el equipo caiga Proporcionar retroalimentación Problemas en los equipos Avance lento Participantes dominantes, influyentes, negativos, tímidos. Pensamiento grupal

Administración del tiempo Guía de operación Estructura de una reunión Manejo de juntas

Desempeño y reconocimiento Presentaciones Proceso de equipo Reconocimiento http://www.ciudadenlinea.com/?var=loma

6. planeación de proyectos

Elementos del plan de proyectos Un proyecto es una serie de actividades y tareas con un objetivo específico, fechas de inicio y terminación y recursos consumidos (tiempo, dinero, personal y equipos). Su gestión se enfoca a lograr: Las metas y objetivos específicos, En el desempeño o tecnología deseados, Dentro de las restricciones de tiempo y costo, Con los recursos asignados

Elementos del plan de proyectos Identificar límites de programación Asignación de responsabilidades funcionales Establecer reportes periódicos Sel. metodologías aplicables de negociación Medir logros contra planes Identificación temprana de problemas Aplicar acciones correctivas a problemas Conocer cuando se alcanzarán los objetivos Mejorar las habilidades para proyectos futuros

Etapas de gestión de proyectos Planeación – decidir qué hacer Programación – decidir cuándo hacerlo Control - Asegurar que se obtienen los resultados planeados

Estructura detallada de trabajo Plan detallado que expande el proyecto (Statement Of Work) en una lista de actividades necesarias para terminarlo http://www.ne-pwb.com/

Selección inicial del proyecto Amplia aceptación por los involucrados Simple pero no trivial Alcance (3-4 meses) Dentro del control del equipo Tomar restricciones de tiempo y recursos

7. Programación del proyecto

PERT

CPM Actividades en vez de eventos (PERT) TAREA Actividades Duración   Costos Costo por Certificación ISO 9000 Semanas Reducida Normal Redu-cido semana A Planeación 4 3 2,000 3,000 1,000 B Seleccionar agencia 1,200 200 C Escribir procedimientos 8 6 12,000 15,000 1,500

Gráfica de Gantt Muestra actividades o eventos en el tiempo

Gráfica 5W-1H Es más efectivo en tareas de piso

Salidas de la Fase de Definición Importancia del proyecto Metas del proyecto Champion, líder y miembros Alcance del proyecto, tiempo y recursos Los procesos clave involucrados Métricas en indicadores actuales Cuáles son los requerimientos del cliente Project Charter (Contrato de Proyecto)