Casos de Uso Sistema Viáticos y Kilometraje (VyKi) Por: Javier Alvarez Y Karla de Montagné

Casos de Uso. Módulo Administrativo Mantenimiento de Usuarios Mantenimiento de Conceptos de Gasto Mantenimiento de Sedes Mantenimiento de Distancias entre sedes Mantenimiento de Precios por kilómetro Mantenimiento de Parámetros generales

Casos de Uso. Módulo Administrativo Mantenimiento de relación Supervisores y CC Relación Página vs Usuario Mantenimiento de seguridad Mantenimiento de Bancos Mantenimiento Páginas Cargar el presupuesto Liquidación de gastos Cierre del período Cálculo de gastos Generar de archivo de pago electrónico

Casos de Uso. Módulo Administrativo Generar distribución contable Enviar liquidación por emails Autorización de pagos Admon Revertir liquidación o cierre Revertir Autorización Admon Bitácora

Casos de Uso. Módulo de Usuario Registro gastos de Bitácoras Registro de otros gastos Autorización de oficinista Autorización de gastos por supervisor Cierre o Liquidación Supervisor: “Nombrar Delegado” para autorizar Bitácoras de su CC

Reportes Reporte consolidado por compañía Reporte consolidado por período. Reporte por centro de costo. Reporte por funcionario Reporte por gasto

Ingresar Gastos de Viaje Caso: Ingresar Gastos de Viaje Fecha : Dic - 2007 Descripción: Permite registrar la información de un viaje para solicitar la autorización del reembolso. Actores: Funcionario Precondiciones :El usuario debe haber ingresado al sistema. Flujo Normal: El actor pulsa sobre el botón para crear una nueva Solicitud de Reembolso El sistema muestra una nueva ventana con los campos para ingresar la solicitud de reembolso. El actor selecciona los datos del viaje para determinar el kilometraje: Sede origen, sede destino, fecha de inicio del viaje y bitácora. El actor ingresa los gastos: Número de factura , selecciona el concepto, monto, descripción. El actor pulsa el botón para finalizar la transacción El sistema provee un número de registro Flujo Alternativo: El sistema verifica que los montos asignados no sobrepasen los montos autorizados. Si la fecha de vencimiento del seguro está vencida, le mostrará un mensaje pidiéndole que provea la nueva póliza para proceder con el trámite. Poscondiciones :El sistema incluye el registro en el listado de Gastos de Viaje pendientes del supervisor a cargo del funcionario.

Liquidación Caso: Fecha : Dic - 2007 Descripción: Permite ingresar Actores: Administrador Precondiciones : Flujo Normal: Filtra bitácora con estado “A” Filtrar las bitácoras pagadas en período extraordinario Permite registrar un período actual o anterior Salida: Archivo distribución contable Salida: Archivo de pago Flujo Alternativo: El sistema verifica que los montos asignados no sobrepasen los montos autorizados. Si la fecha de vencimiento del seguro está vencida, le mostrará un mensaje pidiéndole que provea la nueva póliza para proceder con el trámite. Poscondiciones :El sistema incluye el registro en el listado de Gastos de Viaje pendientes del supervisor a cargo del funcionario.

Insertar Sedes Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Insertar los registros de la tabla de sedes. Actores: Administrador, Usuarios con permisos administrativos sobre la tabla de “Sedes”. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos administrativos sobre “Sedes” Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Administración El usuario selecciona el sub-menú “Sedes “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos Administrativos en la página de “Sedes”. El sistema mostrará la lista de las sedes actuales con las opciones: Editar, Borrar y Insertar. El usuario selecciona la opción Insertar El sistema carga la pantalla de detalle de “Sedes”, mostrando los campos a llenar y las opciones “Guardar” y “Cancelar”. El usuario ingresa los datos en los campos de la nueva sede: Id de la Sede, Nombre, Ubicación y Teléfono. El usuario selecciona si la Sede es propia o no. Si la sede es propia, el usuario selecciona de una lista de usuarios el “Oficinistas” encargado de aprobar las bitácoras para esa sede. El usuario selecciona la opción guardar. El sistema valida los campos ingresados y graba. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar. Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos Administrativos, se le muestra la lista de consultas sin las opciones de “Editar”, “Borrar” y “Guardar”. 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página de “Sedes”, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. Poscondiciones :

Insertar Sedes Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Insertar los registros de la tabla de sedes. Actores: Administrador, Usuarios con permisos administrativos sobre la tabla de “Sedes”. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos administrativos sobre “Sedes” Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Administración El usuario selecciona el sub-menú “Sedes “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos Administrativos en la página de “Sedes”. El sistema mostrará la lista de las sedes actuales con las opciones: Editar, Borrar y Insertar. El usuario selecciona la opción Insertar El sistema carga la pantalla de detalle de “Sedes”, mostrando los campos a llenar y las opciones “Guardar” y “Cancelar”. El usuario ingresa los datos en los campos de la nueva sede: Id de la Sede, Nombre, Ubicación y Teléfono. El usuario selecciona si la Sede es propia o no. Si la sede es propia, el usuario selecciona de una lista de usuarios el “Oficinistas” encargado de aprobar las bitácoras para esa sede. El usuario selecciona la opción guardar. El sistema valida los campos ingresados y graba. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. Si el usuario desea ingresar un nuevo registro, puede seleccionar la opción “Insertar. Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos Administrativos, se le muestra la lista de consultas sin las opciones de “Editar”, “Borrar” y “Guardar”. 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página de “Sedes”, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. Poscondiciones :

Eliminar Sedes Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Eliminar los registros de la tabla de sedes. Actores: Administrador, Usuarios con permisos administrativos sobre la tabla de “Sedes”. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos administrativos sobre “Sedes” Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Administración El usuario selecciona el sub-menú “Sedes “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos Administrativos en la página de “Sedes”. El sistema mostrará la lista de las sedes actuales con las opciones: “Modificar”, “Eliminar” y “Guardar”. El usuario selecciona un registro de la lista y presiona el botón eliminar. El sistema solicita una confirmación al mensaje:”Está seguro que desea eliminar? S/N”: El sistema muestra la confirmación:”El registro fue eliminado exitosamente”. Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos Administrativos, se le muestra la lista de consultas sin las opciones de 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página de “Sedes”, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. Poscondiciones :

Modificar Sedes Caso: Fecha : Junio - 2008 Página: 1 de 1 Descripción: Modificar los registros de la tabla de sedes. Actores: Administrador, Usuarios con permisos administrativos sobre la tabla de “Sedes”. Precondiciones : El usuario debe validarse en la Intranet de “Banacol”. El usuario debe tener los permisos administrativos sobre “Sedes” Flujo Normal: El usuario Ingresa al Menú de Administración El usuario selecciona el sub-menú “Sedes “ El sistema valida la que el usuario tenga permisos Administrativos en la página de “Sedes”. El sistema mostrará la lista de las sedes actuales con las opciones: “Modificar”, “Eliminar” y “Guardar”. El usuario selecciona un registro de la lista El sistema carga la pantalla de detalle de “Sedes”, mostrando los datos del registro seleccionado. El usuario modifica los datos del registro. El usuario selecciona la opción guardar. El sistema valida los campos ingresados y graba. El sistema muestra un mensaje indicando que los datos fueron modificados exitosamente. Flujo Alternativo: 3. Si el usuario no tiene permisos Administrativos, se le muestra la lista de consultas sin las opciones de 3. Si el usuario no tiene permisos de Consulta y Administrativos sobre la página de “Sedes”, le mostrará el mensaje: ”No tiene permisos para ver esta página. Consulte a su administrador.”. Poscondiciones :