SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD -FORPO

ISO 9000 Organización Internacional de normalización (International Standarization Organization) forpo 2007

Aplicación Voluntaria ISO 9000 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO ISO 9001 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REQUISITOS Aplicación Voluntaria ISO 9004 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DIRECTRICES PARA LA MEJORA DEL DESEMPEÑO ISO 19011 AUDITORIAS DE GESTION DE CALIDAD Y GESTION AMBIENTAL forpo 2007

Norma Técnica de calidad de la Gestión Pública NTC GP 1000:2000 Norma Técnica de calidad de la Gestión Pública forpo 2007

DIFERENCIAS ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 Enfoque al cliente y partes interesadas Enfoque al Cliente Amplia en términos de eficiencia y efectividad Solamente enfoca hacia la eficacia Identifica los procesos para el cumplimiento de la misión. ( y los clasifica en misionales, de apoyo, estratégico y de verificación) Identifica los procesos para su aplicación en la organización. Objetivos de calidad mesurables Objetivos de calidad medibles forpo 2007

DIFERENCIAS ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 Agrega la identificación y diseño de puntos de control para los riesgos -- Agrega el cumplimiento de las disposiciones regulatorias, expedidas por una autoridad competente. Cumplimiento de los requisitos del cliente Agrega el concepto de manual de procesos y procedimientos -- -- Agrega la aplicación de los requisitos de la Ley 594 de 2000 forpo 2007

DIFERENCIAS ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 Organización - Personal Entidad – Servidores públicos – funciones publicas Producto Productos y/o servicios forpo 2007

Actuar Planear Verificar Hacer El Ciclo de Deming Lograr Objetivos Qué Quién Dónde Cómo Cuándo Por qué Seguimiento Mantenimiento Mejoramiento Lograr Objetivos Ejecutar según lo planeado Verificar Hacer forpo 2007

forpo 2007 CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN GENERAL OFICINA DE CONTROL INTERNO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA E INDUSTRIAL OFICINA JURÍDICA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AREA DE ATENCIÓN AL USUARIO OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO TALENTO HUMANO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA SERV GENERALES DOCUMENTACIÓN INFORMACION ALMACÉN GENERAL CONTABILIDAD Y COSTOS PRESUPUESTO TESORERÍA CRÉDITO Y CARTERA FINANCIERA COMERCIAL CONTRATOS ADQUISICIONES CONSTRUCCIONES DEPÓSITO ADUANERO IMPRENTA FÁBRICA DE CONFECCIONES PRODUCCIÓN MERCADEO VENTA BIENES EN DESUSO OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR forpo 2007

CLIENTE ESTRATEGICOS MISIONALES APOYO PLANEACION GERENCIAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO VERIFICACION Y EVALUACION AUDITORIA INFORMATICO MISIONALES INDUSTRIAL CONTRACTUAL VENTA DE BIENES EN DESUSO CREDITOS MEJORA CLIENTE SATISFACCIÓN RETROALIMENTACIÓN REQUISITOS COMUNICACION 00 08 09 01 02 10 04 05 07 06 PRODUCTOS Y SERVICIOS forpo 2007

Dirección / presidencia Subdirección / Secretaria Area A Area B Area C Area D P1 P2 P4 P4 P5 P5 forpo 2007

POLÍTICA DE CALIDAD Garantizar a nuestros clientes la entrega de bienes y servicios de calidad, apoyados en proveedores idóneos y talento humano competente, enmarcado en un esquema permanente de mejoramiento continuo. forpo 2007

Requisitos de Documentación y Aplicaciones mínimas para el SGC Política y Objetivos de Calidad Manual de Calidad 3. Procedimientos Esenciales 4. Procedimientos requeridos (NTC ISO 9001_2000) Control de Documentos Control de Registros Control Producto No conforme Acciones Correctivas Acciones Preventivas Auditorías Internas de calidad 5. Registros necesarios P H V y forpo 2007

CARACTERIZACION forpo 2007

Procedimientos Que Hacer Proceso _______________________ Objetivo_________________________________________ Procedimientos Que Hacer _________________ __________________ Entrada Salida Procedimientos soporte Responsables Requisitos Recursos Medición/ Seguimiento Indicadores Análisis de Causas - Acciones de Mejora forpo 2007

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SUBPROCESO CONFECCION DE PRENDAS Caracterizacion SUBPROCESO CONFECCION DE PRENDAS forpo 2007

PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA forpo 2007

1. CONTROL DE DOCUMENTOS forpo 2007

Numeral 4.2.3 Control de documentos Aprobar Solicitar Analizar Necesidad Elaborar Revisar Control de los Documentos Modificar Distribuir Aplicar Difundir Editar forpo 2007

LISTADO DE CONTROL forpo 2007

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2. CONTROL DE REGISTROS forpo 2007

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL forpo 2007

ÍTEM 6. REGISTROS DE CALIDAD   No. NOMBRE MEDIO DE PRESENTACIÓN FORMA DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO UBICACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO DISPOSICIÓN FINAL 1 Plan de Acción Papel Carpeta Sistema Gestión Calidad Anual División de producción Secretaria de la División de Producción Archivo central copia en FACON e Imprenta y copia en Oficina de Gestión Institucional 2 Plan operativo 3 Mapa de riesgos Archivo central copia en FACON e Imprenta 4 Solicitud de necesidades de prendas Carpeta de solicitudes 2 años División de producción y Fábrica de Confecciones 5 Listado maestro de normas técnicas Carpeta listado de Normas Técnicas Area Técnica Jefe Area Técnica Archivo en Oficina Técnica forpo 2007

3. ACCIONES CORRECTIVAS Y 4. ACCIONES PREVENTIVAS forpo 2007

La situación : Incendio en el tapete de un vehículo La causa : El conductor fuma en el vehículo Corrección Apagar el incendio Acción Correctiva Cambiar el Tapete Acción Preventiva No fumar en el vehículo forpo 2007

La situación : Incendio el tapete del vehículo La causa : Falta de mantenimiento al sistema eléctrico Corrección Apagar el incendio Acción Correctiva Cambio de cables afectados Acción Preventiva Realizar una revisión periódica al sistema eléctrico del vehículo. forpo 2007

Acciones Correctivas y acciones`preventivas Se implantó un método de solución de problemas que incluye los siguientes aspectos Identificar y documentar el problema Identificar y documentar las causas Proponer y documentar soluciones Implantar la solución más conveniente Efectuar seguimiento a la solución Aprender de los errores Documentar para evitar ocurrencia forpo 2007

P P H H V V A A PHVA CICLO PASO PROPÓSITO Análisis de Situaciones 1 Análisis de Situaciones Identificar y priorizar incidentes y problemas potenciales Análisis de Situaciones 2 Identificación del Problema Definir el problema con claridad y reconocer su importancia Identificación del Problema Causa Conocida ? Causa Conocida ? SI P NO 3 Observación Investigar características del problema desde varios ópticas Observación NO 4 Análisis de Causas Determinar causas fundamentales Análisis de Causas 5 Plan de Acción Plan de Acción Concebir soluciones para eliminar el impacto de las causas H 6 Implementación de la Solución H Implementación de la Solución Ejecutar el plan de acción analizando datos 7 Verificación en Campo V V Verificación en Campo Comparar resultados y verificar la efectividad de las soluciones implementadas Es Efectivo el Resultado ? Es Efectivo el Resultado ? 8 SI Documentación A Prevenir la repetición del problema por las mismas causas Documentación A forpo 2007 9 Evaluación Realizar evaluación del proceso y ejercer control sobre los cambios Evaluación

Control de acciones Correctiva y Preventiva QUE SE MANEJA EN LOS PROCESOS CUALQUIER PROBLEMA SE DEBE DOCUMENTAR MANEJO DE PROBLEMAS POR LOS JEFES DE OFICINA, DIVISION Y COORDINADORES DE GRUPO. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE PROCESOS (JEFES DE OFICINA Y DIVISION). LOS REPORTES DE A/C Y A/P SE MANEJAN EN LA CARPETA DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE CADA DEPENDENCIA. MONITOREAR LOS PROCESOS Y EVALUAR EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y CIERRE DE LOS REPORTES. Ogein - Mecon forpo 2007

FORMATO forpo 2007

5. CONTROL PRODUCTO NO CONFORME forpo 2007

Producto No Conforme ? Es el producto o servicio que no es conforme con los requisitos En la normatividad vigente En Procedimientos En normas internas o técnicas En Convenios o Contratos (interadministrativos, con o sin formalidades) En Especificaciones técnicas forpo 2007

Conforme Pasos del tratamiento ANALIZA LOS ASPECTOS QUE DISPARARON LA ALARMA SE VUELVE A INCORPORAR AL PROCESO Conforme No conforme Pasos del tratamiento DETECTAR PRODUCTO NO CONFORME OPERARIO DETECCIÓN 1 SUPERIOR CHEQUEO 2 ESTABLECE SI CUMPLE O NO CON REQUISITOS 1. REPROCESAR 2. DESTRUIR O ELIMINAR 3. CAMBIO DE USO O DESTINACIÓN 4. LIBERAR AUTORIZA SUPERIOR 3 1.CUMPLE DISPOSICION 2. VERIFICA REQUISITOS OPERARIO APLICA 4 SUPERIOR CONTROL DE LA DISPOSICION CONFIRMA CUMPLIMIENTO DISPOSICION 5 DISPOSICION forpo 2007 MANEJAR ACCIONES CORRECTIVAS CUANDO SE PRESENTAN SITUACIONES REPETITIVAS O PROBLEMAS

6. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD forpo 2007

Auditorias Externas Por el órgano certificador ICONTEC La Auditoria de certificación Dos auditorias de seguimiento Una auditoria de renovación del sello de calidad cada tres años Internas Por los auditores internos de calidad De acuerdo al plan de auditorias – cada trimestre El 27 de abril de 2005 fue otorgado por parte de ICONTEC el certificado de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2000, incluye el alcance a todos los procesos. Vigencia hasta abril 2008. Mediante primera a auditoria de seguimiento realizada por el Ente Certificador, Junio 12 y 13 de 2006, se mantuvo la integridad del SGC. forpo 2007