Manual de Funciones Políticas y de Personal

Para Reflexionar… “Dicen que si usted no sabe lo que busca, probablemente no lo encontrará”

Manual de Funciones Enero 2014  El manual de funciones es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.  El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función de cumplir con la planeación, aplicable al Recurso Humano, es decir misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y eficacia, después la organización, ejecución y control que dispone el proceso administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de cargos, análisis de carga laboral.

Manual de Funciones Enero 2014  Facilita la ubicación y orientación del personal además de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo.  Tiene como propósito orientar sobre la forma en que la empresa se organiza para cumplir con su objetivo, clarificar los grados de responsabilidad de las diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de autoridad y dependencia.  Este documento es importante, no sólo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras) lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden.

Manual de Funciones Enero 2014  Ventajas del manual de funciones: i.Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. ii.No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. iii.Es claro y sencillo. iv.Útil en toda organización. v.La disciplina es fácil de mantener.  Este documento debe ser actualizado cada ocasión que la organización implementa cambios en su estructura o en las funciones que desarrolla. En caso de que no ocurran estos cambios, se recomienda someter a revisión este documento cada dos años con la participación de quienes cuenten con un conocimiento pleno de las condiciones de operación de la institución, de los lineamientos normativos que regulan su funcionamiento e integración, así como de sus necesidades y sus oportunidades de desarrollo.

Manual de Funciones Enero 2014 La existencia de los Manuales de Funciones en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. ¿Qué se necesita para elaborar un Manual de Funciones? La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno o externo Que la organización tenga su plan estratégico actualizado Que el equipo técnico utilice una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones Hacer un plan de implantación de este manual Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, en la intranet institucional

Manual de Funciones Enero 2014 La elaboración del Manual de Funciones se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos del proceso de administración, es decir en Planeación, Organización, Ejecución y Control. 1.- Planeación: Aplicada al Recurso Humano, cumpliendo entre otros los siguientes pasos: i.Problema ii.Justificación iii.Marcos de referencia iv.Objetivos del proyecto v.Metodología vi.Actividades vii.Cronograma viii.Costos 2.- Organización i.Asignación de tareas al equipo ii.Capacitación al equipo y a los funcionarios iii.Asignación de presupuestos y equipos

Manual de Funciones Enero Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones 1.- Recolección de la información Formato básico Técnicas para recolectar la información 2.- Entrevista individual 3.- Entrevista grupos 4.- Reunión con los jefes, con otros funcionarios 5.- Observación directa en los puestos de trabajo 6.- Participantes y experiencias de los empleados de la empresa 7.- Informe de terceros 8.- Cuestionarios permanentes de encuestas y entrevistas a: Titulares * Jefes * Supervisores * Subalternos

Manual de Funciones Enero 2014 Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones 9.- Cuestionarios de aspectos críticos de labores a Titulares * Jefes * Supervisores * Subalternos 10.- Panel con expertos 11.- Hojas de ruta 12.- Manuales de procedimientos 13.- Transcripción de la información a través de borradores y posteriormente y una vez hechas las correcciones y cambios, elaborará el definitivo El ordenamiento de la información

Manual de Funciones Enero Redacción final y digitación, según modelo de formatos 16.- Análisis de la información 17.- Verificación de la información Titulares * Jefes * Supervisores *Subalternos 4.Inducción, capacitación e implementación 5. Control: Mediante verificación y evaluación para mejorar y perfeccionar. Basados en el esquema anterior y de acuerdo con sus unidades, funciones y objetivos se cumplirá las siguientes fases: Fase I.Descripción de la empresa Organización Distribución de cargos

Manual de Funciones Enero 2014 Fase II.Clasificación de cargos Tipificación de cargos Justificación de cargos Criterios de evaluación Metodología Formatos básicos: Entrevista individual Entrevista grupal Jefes Supervisores Subalternos Reportes de terceros Panel de expertos Capacitación al personal

Manual de Funciones Enero 2014 Fase III.Recolección de información Fase IV.Análisis e interpretación de la información Fase V.Construcción y redacción del manual Fase VI.Revisión y correcciones Fase VII.Entrega del manual definitivo Fase VIII.Inducción a los empleados

Manual de Funciones Enero 2014 Fase III.Recolección de información Fase IV.Análisis e interpretación de la información Fase V.Construcción y redacción del manual Fase VI.Revisión y correcciones Fase VII.Entrega del manual definitivo Fase VIII.Inducción a los empleados

Manual de Funciones - Ejemplo Enero 2014 Datos generales del cargo Datos básicos del organigrama Misión del Cargo Síntesis del cargo: Principales funciones y responsabilidades

Manual de Funciones - Ejemplo Enero 2014 Síntesis del cargo: Principales funciones y responsabilidades

Manual de Funciones - Ejemplo Enero 2014 Perfil del cargo: Formación académica Experiencia laboral Conocimientos Competencias

Enero 2014 Complementar la información con: Lugar de trabajo: Horario de trabajo: Necesidad de viajar: Características y competencias de la persona que desempeña el cargo (estilo de dirección, formación académica, experiencia, personalidad): Características y competencias del jefe inmediato (estilo de dirección, formación académica, experiencia, personalidad) Características y competencias del grupo a su cargo (nivel académico, experiencia, necesidad de supervisión, propósito de cada cargo) Características y competencias de las personas a igual nivel (formación académica, estilos de dirección o actuación, personalidad) Manual de Funciones

Enero 2014 Manual de Funciones Contactos – ¿Cuáles son los más frecuentes y necesarios (internos– externos) para qué se hacen? ¿Cuáles son las principales dificultades a las que se enfrenta el cargo? ¿Cuáles son los errores que no se permiten? ¿Qué tipo de problemas maneja con autonomía cuáles debe consultar? ¿Es un cargo más administrativo que técnico o viceversa? Contribución al logro de la misión y visión de la organización/unidad estratégica de Negocio? ¿Cuáles son los principales servicios prestados por el cargo a la empresa /unidad estratégica de negocio? ¿Qué es deseable en un candidato pero no indispensable? ¿Cuáles son los indicadores de medición para este cargo?

“No importa cuán brillante sea tu mente o estrategia, si estás jugando solo, siempre perderás ante un equipo” Reid Hoffman Para Reflexionar…