Presentación de informes financieros y técnicos Programa de Ciencia y Tecnología – FINCyT Contrato de Préstamo BID Nº 1663/OC-PE

Contenido de la presentación Normas administrativas y financieras Adquisición directa de bienes y contratación de servicios Pasajes y viáticos Caja chica Informe financiero Ejemplo de elaboración de formatos Observaciones principales Informe técnico Procedimiento para el segundo y siguientes desembolsos

PROCESO DE ADQUISICION DIRECTA DE BIENES

1. Realizar la solicitud de bienes

2. Verificar que el bien se encuentre incluido en el formato E

3. Solicitar cotizaciones

4. Verificar disponibilidad de saldo en cuenta corriente

5. Realizar orden de compra

6. Recepción del bien

7. Solicitar la factura

8. Solicitar la conformidad del bien adquirido

9. Se procede al Pago

COMPARACIÓN DE PRECIOS ADQUISICION DIRECTA Se realiza la solicitud de bienes Se verifica que el bien se encuentre incluido en el formato E Se solicita cotización Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta corriente Se realiza orden de compra Se recepciona el bien, consignado fecha de recepción en Guía de Remisión Se solicita la factura Se solicita conformidad del bien Se procede al pago Se realizan los mismos pasos que en un proceso de adquisición directa con excepción de los siguientes pasos: En adición al paso 2 se verifica que el bien se encuentre incluido en el PAC En el paso 3 se solicita tres cotizaciones en lugar de una y se realiza la evaluación mediante cuadro comparativo COMPARACIÓN DE PRECIOS

COMITÉ DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES COMPARACION DE PRECIOS Se realiza la solicitud de bienes Se verifica que el bien se encuentre incluido en el formato E y en el PAC Se solicita tres cotizaciones cotizaciones y se realiza evaluación mediante cuadro comparativo. Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta corriente Se realiza orden de compra Se recepciona el bien, consignado fecha de recepción en Guía de Remisión Se solicita la factura Se solicita conformidad del bien Se procede al pago COMITÉ DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Se realizan los mismos pasos que en un proceso de Comparación de Precios con excepción de que antes de iniciar el proceso se deberá constituir un Comité de Adquisiciones integrado por mínimo tres personas las cuales serán designadas mediante un documento formal COMITE DE ADQUISICONES Y CONTRATACIONES

Cuadro comparativo de adquisición directa de bienes, servicios y consultarías CONSULTORIAS Se realiza la solicitud mediante el formato ORDEN DE REQUERIMIENTO anexo A1 SIMILAR Se verifica que el bien se encuentre incluido en el FORMATO E Se solicita COTIZACION Se solicita CURRICULUM VITAE y MONTO DE HONORARIOS Se verifica disponibilidad de saldo en CUENTA CORRIENTE Se realiza ORDEN DE COMPRA de acuerdo al anexo A2 Se realiza ORDEN DE SERVICIO de acuerdo al anexo A3 Se realiza ORDEN DE SERVICIO o CONTRATO de acuerdo al anexo A3 Se recepciona el bien, consignado fecha de recepción en Guía de Remisión Se verifica el servicio prestado mediante la recepción de los entregables establecidos en la orden de servicio Se verifica el servicio prestado mediante la recepción del informe de consultoria realizada Se solicita la FACTURA Se solicita la FACTURA o RECIBO DE HONORARIOS de ser el caso Se solicita el RECIBO DE HONORARIOS Se solicita CONFORMIDAD del bien al Coordinador General del Proyecto Se solicita CONFORMIDAD del servicio al Coordinador General del Proyecto Se procede al GIRO DE CHEQUE Y PAGO

Escala de montos y método de contratación en la adquisición de bienes y contratación de servicios

Aspectos a tomar en cuenta al efectuar la ejecución de gasto Elaboración del requerimiento y orden de compra y servicio es obligatoria Los procesos que no estén descritos en el PAC, podrán ser incorporados a éste previa autorización del FINCyT. En ningún caso se incrementará el monto financiado estipulado en el contrato. Todos los pagos dentro del país se efectuarán en moneda nacional. Excepcionalmente se aceptará el pago en moneda extranjera. Todos los bienes deberán contar con certificados de origen de los países elegibles y los consultores deberán ser nacionales o residentes de los mismos

PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE PASAJES Y VIATICOS NACIONALES E INTERNACIONALES

1. Se solicita viáticos y pasajes Uso de Formato opcional   Comisionado (Nombre Completo de acuerdo a lo indicado en el DNI DNI Fechas del Viaje Inicio Fin Itinerario de la comisión: Medio de transporte: Motivo de la Comisión Principales Actividades 1,- 2,- Solicitado Por Autorizado por:

2. Se verifica que se encuentre incluido en el Formato E

3. Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta corriente

4. Se realiza la planilla de viáticos- anexo c   NOMBRE Y APELLIDOS  VILMA  GUTIERREZ CARGO  INVESTIGADOR DESTINO  LIMA-CUZCO-ABANCAY-CUZCO -LIMA OBJETO DE LA COMISIÓN  RECOGER MUESTRAS FECHA DE SALIDA 29/06/08 FECHA DE RETORNO 30/06/08 ESTIMADO DE GASTOS VIATICOS DIAS MONTO TOTAL 2  115.5 231.00  PASAJES TERRESTRES  86.00 CORPAC  28.00 TOTAL IMPORTE OTORGADO  345.00 LUGAR Y FECHA 25/03/2008 COORDINADOR GENERAL DE PROYECTO RECIBI CONFORME Vº Bº Recibí la cantidad de S/. 345.00 por concepto de viáticos por viaje al interior del territorio nacional con cargo a rendir cuenta documentada dentro de los ocho (8) días dispuestos por el D.S. Nº 181-86-EF . Si vencido dicho plazo incumpliera con las normas precitadas, consiento se me impute responsabilidad pecuniaria automática sin lugar a reclamo y se efectué el descuento correspondiente sobre mi remuneración u honorarios, según sea el caso, incluido el pago de los intereses legales en aplicación de lo establecido en el numeral 68.3 del artículo 68º de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007. Recibí la cantidad de S/. por concepto de viáticos por viaje al exterior del territorio nacional con cargo a rendir cuenta documentada dentro de los quince (15) días dispuestos por el D.S. Nº047-2002-PCM . Si vencido dicho plazo incumpliera con las normas precitadas, consiento se me impute responsabilidad pecuniaria automática sin lugar a reclamo y se efectué el descuento correspondiente sobre mi remuneración u honorarios, según sea el caso, incluido el pago de los intereses legales en aplicación de lo establecido en el numeral 3 del artículo 72º de la Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2007. AFECTACION DISPONIBILIDAD FINANCIERA PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

5. Se procede al pago

6. Formato de rendición de viáticos anexo C2   DIA MES AÑO 02  julio  2008  RENDICION DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE APELLIDOS Y NOMBRES:  VILMA GUTIERREZ CARGO :  INVESTIGADORA Declaro bajo juramento que la relación de gasto que acompaño es verídica y conforme y que los mismos fueron efectuados en asuntos del servicio oficial con motivo de la comisión cumplida en la(s) ciudad (es) de Abancay Del  29/06/2008 Al  30/06/2008 Suma Recibida S/.  345.00 Fecha Total Gastos S/. Menor Gastos  0.00 Mayor Gasto S/. 0.00  RENDICION DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE Clase de Dcto. Nº Descripción Parcial Importe Total 29/06/2008  tuua 152233333   TARIFA UNICA DE USO DE AEROPUERTO 17.00  B/VIAJE   001-0003  PASAJE CUZCO –ABANCAY 43.00  29/06/2008  FACTURA 001-003   ALIMENTACION- ALMUERZO 25.00   FACTUIRA 001-005    ALOJAMIENTO 100.00  30/06/2008  B/V  001-006   ALIMENTACION 60.00 B/VIAJE   001-0005   PASAJE ABANCAY-CUZCO 43.00  TUUA  154620 11.00 30/06/2008 DECLARACION JURADA 46.00 TOTAL S/. 345.00 AUTORIZACION Y/O APROBACION COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO Firma del Comisionado Nota : El mayor gasto sólo se reconocerá cuando por razones especiales se autorice la prórroga de la estadía en el lugar de la comisión.

7. Formato de declaración jurada anexo C2 FECHA DIA MES AÑO 30   06 2008  DECLARACION JURADA NOMBRES Y APELLIDOS :  VILMA GUTIERREZ   CARGO  INVESTIGADORA   COMISION (LUGAR Y FECHA)  ABANCAY DEL 29/06/2008 AL 30/06/2008  REF. (COMISION DE SERVICIO)  RECOJO DE MUESTRAS En aprobación a lo dispuesto en el articulo 51º de la Ley de General del Sistema Nacional de Tesoreria , declaro haber efectuado gastos por los conceptos que se detallan a continuación, durante RENDICION DE GASTOS Nº Fecha Descripción Importe S/. 001  29/06/2008   MOVILIDAD AL AEROPUERTO LIMA  10.00  002   MOVILIDAD DEL EROPUERTO CUZCO AL TERMINAL  6.00  003  30/06/2008  MOVILIDAD LOCAL  20.00  004  MOVILIDAD DE AEROPUERTO A DOMICILIO TOTAL S/. 46.00 En fe del cual firmo el presente documento Miraflores Comisionado D.N.I .Nº __________________________

Consideraciones a tomar en cuenta para otorgar pasajes y viáticos nacionales Los viáticos solo serán utilizados para cubrir gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local. El monto máximo de viáticos nacionales permitido es S/.115.50 nuevos soles. El comisionado deberá ser recurso humano al servicio de la ejecución del proyecto. Los vuelos se realizaran únicamente en clase económica.

Consideraciones a tomar en cuenta para rendir pasajes y viáticos nacionales Toda rendición de viáticos deberá tener adjunto un informe de actividades de la comisión. El plazo máximo para efectuar la rendición son 8 días calendario después de concluida la comisión de servicio. La declaración jurada no debe exceder el 10% de la unidad impositiva tributaria-UIT (S/.350.00) (movilidad local) Cuando se quiera justificar gasto distintos a movilidad local se deberá presentar la constancia de no emisión de comprobantes de pago autorizados por SUNAT Los documentos sustentatorios de la rendición de cuentas de viáticos(facturas, boletas, ticket, etc.), no deben tener borrones, correcciones ni enmendaduras y estarán visados por el comisionado.

Consideraciones a tomar en cuenta para rendir pasajes y viáticos nacionales

Procedimiento para el otorgamiento y rendición de viáticos internacionales Cuadro Comparativo NACIONALES INTERNACIONALES 1.-Se solicita pasajes y viáticos mediante documento SIMILAR 2. Se verifica que se encuentre incluido en el formato E 3.Se verifica disponibilidad de saldo en cuenta corriente 4. Escala de viáticos: solo se acepta hasta un monto de s/.115.50 nuevos soles diarios Escala de viáticos internacionales 4. Se elabora planilla de viáticos 5. Se procede al pago 6.Plazo de rendición: 8 días calendario 6.Plazo de rendición: 15 días calendario 7. Declaración jurada hasta s/. 350.00 nuevos soles 7. Declaración jurada hasta el 30% de los viáticos otorgados. 8. Se presenta informe de actividades sobre cumplimiento de objetivos y resultados esperados de la comisión encomendada 9. El sustento del pago efectuado es la rendición documentada y el informe

PROCEDIMIENTO DE APERTURA Y RENDICION DE CAJA CHICA

Procedimiento de apertura de caja chica Designar mediante un documento formal (carta, oficio, resolución, etc.) El nombre del responsable del manejo de la caja chica. El monto por el que se apertura el fondo. (mínimo S/.500.00 máximo S/.3,000.00 nuevos soles) Indicar que el monto máximo de cada adquisición no debe superar los S/.500.00 Nuevos soles. Quien será la persona encargada de realizar los arqueos mensuales. Verificar disponibilidad de saldo en la cuenta corriente. Se elabora el cheque y se procede al pago.

Consideraciones para efectuar la rendición de Caja Chica La documentación sustentatoria es: Comprobante de pago (facturas, boletas de venta, tickets y otros reconocidos por la R.S.Nº007-99-SUNAT y normas modificatorias). Vale de movilidad por uso de transporte público. La documentación sustentatoria debe contar con lo siguiente: Firma de conformidad de la recepción del bien o de la atención del servicio al reverso del comprobante de pago por parte del solicitante. Visto bueno del coordinador general del proyecto. Visto bueno del encargado del manejo del fondo.

Rendición de caja chica

Procedimiento para solicitar modificaciones excepcionales Enviar una carta dirigida al Director Ejecutivo identificándose con el número del contrato Justificación técnica y financiera del motivo de la modificación Anexo con documento modificado indicando claramente los cambios y/u otro documento pertinente FINCyT comunicará a la entidad ejecutora el resultado de la revisión de la solicitud.

ELABORACION DEL INFORME FINANCIERO

Informe Financiero La entidad ejecutora deberá entregar el informe financiero junto al informe técnico de acuerdo al cronograma establecido en el POP FORMATO Nº 1: Rendición de Gastos FORMATO Nº 2: Estado de Gestión FORMATO Nº 3: Registro de Banco FORMATO Nº 4: Conciliación Bancaria FORMATO Nº 5: Gastos Ejecutados El informe financiero será sustentado con: Fotocopias simples de los documentos originales del gasto, foliadas (numeradas) de acuerdo al número de orden de la rendición de gastos. Fotocopias simples y foliadas de los extractos bancarios. El Informe Financiero y los documentos que sustenten el gasto deberán contar con el visto bueno y sello - en cada hoja- del coordinador general del proyecto. Todos los recursos humanos involucrados en el proyecto deberán presentar un informe de actividades mensual. Nota: Todo documento original que sustente un gasto debe llevar un sello que indique la palabra “FINCyT - CONTRATO Nº ___- 200_”.

*/ Si se registra en el Formato N° 03 el Mantenimiento de Cuenta, NO debe figurar en la Conciliación En caso contrario SI debe figurar el importe cargado de Mantenimiento de Cuenta

Observaciones frecuentes

Observaciones frecuentes

INFORMES TECNICOS

Informe Técnico El informe deberá estar suscrito en cada hoja por el Coordinador del Proyecto Deberá adjuntar la documentación que sustente el cumplimiento de los pasos críticos y metas Las tablas de resultados deben ser consignadas de acuerdo al periodo de monitoreo/visitas/pruebas Presentar cuadro resumen de evaluación de logros (indicadores de verificación logrados y donde ubicarlos- medios de verificación)

Informe Técnico Los gastos efectuados deben mantener correspondencia con los logros técnicos Los informes financiero y técnico deben incluir el POP y marco lógico comprometidos y los ejecutados El ajuste de estos detalles presenta un valor agregado a los proyectos en desarrollo.

Caso de Observaciones a los logros técnicos de un proyecto

Ej. Cuadro resumen de logros técnicos de un proyecto que involucra las sub-actividades comprometidas en el ML y POP. Informe Técnico

Caso: UP. Cuadro resumen de logros técnicos del Proyecto Contrato 017-2007-PIBAPque involucra las sub-actividades comprometidas en el ML y POP.

Área de seguimiento de proyectos: Resultados de la Evaluación técnica al proyecto contrato 017-2007-PIBAP

SEGUNDO Y SIGUIENTES DESEMBOLSOS

PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUNDO Y SIGUIENTES DESEMBOLSOS De acuerdo a lo señalado en el Cronograma de Desembolsos:   El informe de avance técnico y financiero, adjuntando toda la documentación de sustento correspondiente Sólo luego que FINCyT apruebe los informes presentados la entidad ejecutora deberá presentar una carta solicitando el monto del nuevo desembolso y la carta fianza o cheque de gerencia por el 20% del monto solicitado Previo al depósito del FINCyT, se verificará en la cuenta corriente que la entidad ejecutora haya efectuado el depósito del aporte de cofinanciamiento según el Cronograma de Desembolsos, si fuese el caso FINCyT efectuará el desembolso

Presentación de informes financieros y técnicos Programa de Ciencia y Tecnología – FINCyT Contrato de Préstamo BID Nº 1663/OC-PE