Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión de Interesados

Gestión de Interesados Se basa en la identificación, análisis y desarrollo de la relaciones con toda persona u organización que serán afectadas de alguna forma por el desarrollo del proyecto. El DP es responsable de gestionar las expectativas y analizar los impactos sobre el proyecto. El DP define una estrategia de comunicación con los involucrados.

Procesos de gestión de los interesados Identificar a los interesados Listado de personas u organizaciones. Planificar la gestión de los interesados Según las necesidades y expectativas de los interesados se crean estrategias para lograr sus compromisos. Gestionar la participación de los interesados Comunicación constante y proactiva buscan un alto involucramiento y satisfacción de sus necesidades. Controlar la participación de los interesados Seguimiento de las relaciones y comportamiento durante el proyecto. Realizando ajustes.

Identificar a los interesados Identifica personas, grupos u organizaciones. Analiza y documenta sus intereses e influencia. Entradas: Acta del proyecto Documentos de adquisiciones Factores ambientales Activos de la organización

Identificar a los interesados Herramientas: Análisis de interesados Informacion cuantitativa y cualitativa que ayude a determinar los intereses particulares. Identifica las y los tipos de relaciones que existen. Matriz de poder / interés Matriz de poder / influencia Matriz de influencia / impacto Lledó, 2013)

Identificar a los interesados Lledó, 2013)

Identificar a los interesados Herramientas: Juicio de experto reuniones

Identificar a los interesados Salidas: Registro de interesado Informacion de identificación Informacion de evaluación Clasificación de los interesados

Planificar la gestión de los interesados Desarrollo de estrategias para una participación eficaz de los interesados. Entradas: Plan del proyecto Registro de interesados Factores ambientales Activos de la organización

Planificar la gestión de los interesados Herramientas: Juicio de experto Reuniones Técnicas analíticas Niveles de participación o compromiso de los interesados vr. los deseados según el plan. Clasificación: Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder

Planificar la gestión de los interesados Lledó, 2013)

Planificar la gestión de los interesados Salidas: Plan de gestión de los interesados Niveles de participación deseado y actual Impacto sobre los interesados los cambios en el proyecto Interrelaciones entre interesados Que se va a comunicar a cada interesado, frecuencia, etc. Actualización de documentos del proyecto

Gestionar la participación de los interesados Comunicación y trabajo con los interesado para satisfacer sus necesidades / expectativas. Incrementar apoyo y minimizar resistencias. Entradas: Plan de gestión de interesados Plan de gestión de las comunicaciones Registro de cambios Activos de la organziacon

Gestionar la participación de los interesados Herramientas: Métodos de comunicación Habilidades interpersonales Habilidades de gestión Generar confianza, resolución de conflictos, escucha efectiva, actitud hacia el cambio, negociación, oratoria, búsqueda de consenso, etc

Gestionar la participación de los interesados Salidas: Registro de incidentes Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan Actualizaciones a documentos del proyecto Actualizaciones los activos de la organización “Si el DP gestiona de manera correcta la participación de los interesados, podrá alinear los objetivos del proyecto con las necesidades de los interesados, lo que facilitará la sostenibilidad del proyecto.” Pablo, 2013

Controlar la participación de los interesados Monitorear las relaciones de los interesados y ajustar estrategias y los planes diseñados. Entradas: Plan del proyecto Registro de incidentes Datos de desempeño del trabajo Documentos del proyecto

Controlar la participación de los interesados Herramientas: Sistemas de gestión de información. Juicio de expertos Reuniones

Controlar la participación de los interesados Salidas: Informacion de desempeño de trabajo Solicitudes de cambio Actualización al plan Actualizaciones a los documentos Actualizaciones a los activos

Controlar la participación de los interesados Lledó, 2013)

¿Preguntas?

Ejemplo 1. Usted está utilizando una matriz poder-interés para clasificar a todas las personas y organizaciones identificadas en el registro de interesados. ¿Qué sería lo más recomendable para el uso de esa información? Qué esté disponible para todos los interesados. Que sea información confidencial para la utilización del DP y los miembros claves de su equipo. Que sea información pública pero de acceso con clave y contraseña. Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el deseado de cada interesado

Ejemplo 2. Un proyecto que consiste en la implementación de un sistema de información para la generación de reportes automáticos, está enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no están de acuerdo con la forma en que se está tratando al personal de ese proyecto. ¿Quién es el principal responsable de gestionar la participación en el proyecto de ese grupo de ambientalistas? A. El Director del proyecto B. El Patrocinador C. Los empleados de la empresa D. Greenpeace

Ejemplo 3. Te han encomendado la dirección integral para la construcción de un centro comercial. Este proyecto requiere una inversión estimada de $100 millones y se han identificado más de 80 interesados. ¿Durante qué fase del proyecto los interesados tendrán mayor influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad? A. Inicio B. Planificación C. Ejecución D. Cierre

Ejemplo 4. En su proyecto ya han finalizado de identificar a todos los interesados agregando información sobre sus roles, áreas de conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. ¿Cuál debería ser el próximo paso? A. Clasificar a los interesados según su influencia, intereses y participación. B. Evaluar cómo podrían influir los interesados en el proyecto C. Controlar la participación de los interesados en el proyecto D. Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo de interesados

Ejemplo 5. Hay un grupo de interesados que están bloqueando los avances de un proyecto de desarrollo de software. Se ha detectado que estos interesados se resisten a colaborar y lo deseable es que se integren al proyecto. Por su parte, si bien tienen bajo poder para influir en el proyecto, están muy interesados en el mismo. ¿Qué sería lo más recomendable para tratar a este grupo de interesados? A. Gestionarlos de cerca B. Mantenerlos satisfechos C. Mantenerlos informados D. Monitorearlos por si cambia su nivel de influencia o interés

Ejemplo 6. En un proyecto para la construcción de un puente, se desviará un río hasta que finalice el proyecto. Un grupo de campesinos que vive cercano al proyecto han sido identificados como interesados. Se ha intentado hablar en varias oportunidades con estos campesinos, pero ellos no quieren cooperar con el proyecto, no están interesados en el mismo y tampoco pueden influir de alguna forma. ¿Cuál debería ser la mejor estrategia? A. Darles trabajo en el proyecto B. Enviarles una carta documento informando de los impactos del proyecto C. Enseñarles herramientas sobre dirección de proyectos D. Mantener un seguimiento constante por si cambia su estado de cooperación y/o impacto

Ejemplo 7. En un proyecto de generación de energía fotovoltaica que se encuentra en marcha, están habiendo conflictos entre los miembros del equipo y algunos representantes de la comunidad. ¿Qué debería hacer en su rol de director de proyectos? A. Involucrarse para gestionar las expectativas de los interesados para que todos tengan los mismos objetivos e intereses sobre el proyecto B. Resolver el conflicto en favor de los miembros del equipo ya que ellos son la clave para la gestión exitosa del proyecto C. Involucrarse para gestionar las expectativas de los interesados, considerando que cada grupo podría tener diferentes objetivos e intereses sobre el proyecto D. Resolver el conflicto en favor de la comunidad ya que ellos serán los consumidores finales de los entregables del proyecto

Ejemplo 8. A usted lo han contratado como director de un proyecto, que ya está avanzado en un 50%, para reemplazar al antiguo director de proyecto que se fue a trabajar a otra empresa. En las reuniones con los miembros de su equipo hay varias discusiones y disconformidad de los interesados por las tareas que se están realizando. Usted descubre que en el pasado no se había participado a los interesados en las decisiones críticas del proyecto. El impacto de algunas de estas decisiones unipersonales del antiguo director del proyecto cambió significativamente el alcance del proyecto, sin que esto hubiera pasado por el comité integrado de cambios. ¿Qué debería hacer? A. Actualizar la EDT con el nuevo alcance B. Solicitar la aprobación de los antiguos cambios al comité de cambios C. Nada, avanzar con el proyecto para completar lo antes posible el restante 50% D. Notificar a los interesados y patrocinador que el alcance del proyecto ha sido modificado sin las autorizaciones formales que corresponden

Ejemplo 9. Un proyecto de distribución de alimentos está en sus fases iniciales y los principales interesados no se han involucrado con ese proyecto. ¿Qué es lo mejor que debería hacer? A. Involucrar a los interesados más experimentados con un rol de liderazgo B. Invitar a todos los interesados a la reunión de inicio del proyecto C. Involucrar a todos los interesados con un rol de soporte D. Solicitar ayuda al comité de cambios

Ejemplo 10. Durante la planificación de su proyecto han incluido la estrategia que se aplicará a cada grupo de interesados para involucrarlos en el proyecto. ¿Qué es lo que han realizado? A. Registro de interesados B. Registro de incidentes C. Controlar la participación de los interesados D. Plan de gestión de los interesados