GICUV para Laboratorios Universidad del Valle GICUV para Laboratorios Plan de Trabajo 2012 27 de Enero de 2012 Certificado N° SC 7267-1 Certificado N° SC 7267-2 Certificado N° SC 7267-3 Certificado N° GP 190-1 2

Balance del Proceso de Certificación Certificado NTCGP1000:2009 “Diseño y desarrollo de programas académicos. Prestación de servicios de educación formal superior en pregrado y posgrado (especialización, maestría y doctorado) y educación continua asociada a los programas académicos. Servicios de investigación científica y experimental y consultoría en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades. Certificado NTC-ISO 9001:2008 y Certificado IQNET ISO 9001:2008 “Diseño y desarrollo de programas académicos. Prestación de servicios de educación formal superior en pregrado y posgrado (especialización, maestría y doctorado) y educación continua asociada a los programas académicos. “Servicios de investigación científica y experimental en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades”. “Consultoría en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades”.

7.6 Control Equipos Seguimiento y Medición Debe determinar el seguimiento y la medición a realizar y los equipos de seguimiento y medición necesarios. Debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse y se realizan de manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición Asegurarse de la validez del equipo de medición debe: Calibrarse o verificarse. Ajustarse o reajustarse según sea necesario. Identificado para determinar su estado de calibración Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado. Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, mantenimiento y el almacenamiento.

Informe Auditoría Seguimiento Diciembre de 2012 – ICONTEC - Importante que se trabaje en el Control de los Registros, ya que fue evidente la falta de un archivo de contratos, convenios y a su vez los resultados que arroja la investigación o la consultoría; Importancia de herramientas como el "programa 5´S" que ayudaría a este objetivo. Es evidente la falta de políticas centrales y el control que desde el nivel central se debe ejercer sobre la gestión de los Laboratorios. PLAN DE MEJORAMIENTO 2012: Creación del Sistema Institucional de Laboratorios, el cual debe ser aprobado por el Consejo Superior, en donde se da estructura y organización a los laboratorios de la Universidad. Cumplimiento del plan de mantenimiento, calibración y/o verificación entregado a los laboratorios de extensión (para esto se requiere la asignación de recursos). Implantación de las Condiciones Mínimas que debe cumplir un laboratorio de la Universidad para poder responder al GICUV.

Plan de Trabajo para el año 2012 LABORATORIOS DE EXTENSIÓN: Ejecución del plan de mantenimiento y calibración de laboratorios de extensión. LABORATORIOS DE DOCENCIA E INVESTIGACIÓN: Diagnóstico y plan de laboratorios de docencia e investigación. Condiciones mínimas de los laboratorios SISTEMA INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS Reglamentación del Sistema Institucional Reorganización administrativa de laboratorios por Facultad

Laboratorios de Extensión Ejecución de los planes de mantenimiento y calibración de equipos de los laboratorios de extensión del proyecto de noviembre del año 2011. Facultad de Salud: 5 Laboratorios visitados con 56 equipos. Faculta de Ciencias Naturales y Exactas: 8 Laboratorios visitados con 108 equipos. Facultad de Ingenierías: 23 Laboratorios visitados con 200 equipos. Consolidación de un Plan de Mantenimiento y Calibración General. Asignación de presupuesto para la ejecución del Plan y ajuste del mismo de acuerdo con lo asignado en el Plan de Inversiones $300 millones, realmente ejecutables $196 millones. Realización del mantenimiento y calibración de acuerdo con el Plan Institucional

Laboratorios de Docencia e Investigación Establecer las actividades de aseguramiento metrológico básico en los laboratorios de la Universidad del Valle de las Facultades de: Ingenierías, Salud y Ciencias Naturales y Exactas, de acuerdo con el inventario del Área de Calidad y Mejoramiento y a su vez los Laboratorios que se identifiquen en las Sedes Regionales (el Área de Calidad y Mejoramiento tiene un inventario inicial y se encargaría de rectificarlo).

Laboratorios de Docencia e Investigación ACTIVIDADES: Realizar un diagnóstico de los equipos de cada Laboratorio. El diagnóstico se orientará a definir cuáles cuentan con hojas de vida, programas de mantenimiento preventivo y/o correctivo, y cuáles con programas de verificación y/o calibración. Definir qué medios de medición deben estar sometidos a mantenimiento preventivo y/o correctivo, así como, que medios deberán estar sometidos a verificación y/o calibración frecuente. Proponer un Plan de Acción a fin de que los distintos laboratorios de ensayo y calibración cumplan con las condiciones mínimas de operación de los laboratorios a fin de cumplir con los requisitos del GICUV de acuerdo con el referente NTCGP1000:2012. Programa de 5´S Desarrollar una capacitación para participantes (empleados docentes y no docentes) vinculados al sistema de gestión de equipos y control metrológico. Asesorar al Equipo de Laboratorios conformado por los representantes de las Facultades sobre reglamentaciones, procedimientos y trámites para el mejoramiento de procedimientos.

Laboratorios de Docencia e Investigación ENTREGABLES: Diagnóstico de cada Laboratorio. Hoja de Vida o Ficha técnica de cada Equipo por Laboratorio. Programa de Mantenimiento Preventivo para cada laboratorio y sus equipos reportados. Programa de Calibración y/o Verificación por comparación según el caso; para cada laboratorio y sus equipos reportados. Formatos para los registros de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos. Procedimientos de verificación de las variables metrológicas más comunes; que permitirán al personal de laboratorio realizar comparaciones y establecer la trazabilidad metrológica. Material de la capacitación y certificados por cada participante.

Sistema Institucional de Laboratorios REGLAMENTO: SISTEMA INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS Ajustes al documento de Propuesta de Reglamento de constitución de un Sistema Institucional de Laboratorios con base en las revisiones de profesores de las Facultades. Revisión, análisis y mejora por parte de los tres Decanos de las Facultades. Presentación de la propuesta de Reglamento al Consejo Académico. Modificaciones de acuerdo con la revisión. Presentación de la propuesta al Consejo Superior. Socialización e Implementación del Reglamento.

Sistema Institucional de Laboratorios Dicho Reglamento propone: Conformación de la estructura de laboratorios del nivel central y del nivel descentralizado. Definición de los tipos de laboratorios. Estructura de los laboratorios: Física y de Personal Creación, modificación o cierre de laboratorios Financiación de los laboratorios Demás por reglamentación de Rectoría.

Sistema Institucional de Laboratorios POLÍTICAS PARA LA INVERSIÓN POR ESTAMPILLA: Sólo se autorizará la adquisición de equipos para laboratorios que cuenten con las disposiciones para su ubicación física, mantenimiento y asignación de responsable técnico y administrativo; igualmente que venga direccionado por el Responsable de Laboratorios de la Facultad. POLÍTICAS PARA LA APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN: Inducción a docentes sobre Buenas Prácticas en Investigación incluida la calibración de equipos. Inclusión en las Actas de Trabajo y Compromiso con los proyectos nuevos, como parte de las obligaciones del profesor, verificar que la adecuada calibración de los equipos en los que se realiza la investigación.

Sistema Institucional de Laboratorios AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD: Base de datos de funcionarios formados como auditores internos de calidad en la norma 17025 o que tengan conocimiento en laboratorios con el fin de tener una base de datos de personas posibles a auditar. Formación de auditores internos de calidad para laboratorios. Realización de auditorías internas de calidad en laboratorios como parte del Programa de Auditorías del 6° Ciclo de Auditorías. Establecimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora resultado de las auditorías. Implementación de las acciones Seguimiento, evaluación y mejora con base en el ejercicio de auditorías

Gracias “Una decisión no se considera como tal hasta que no se convierte en una asignación de tareas” Peter Drucker http://gicuv.univalle.edu.co; http://procesos.univalle.edu.co

CONSIDERACIONES GENERALES DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EQTEC CONSIDERACIONES GENERALES DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LOS LABORATORIOS

LABORATORIO Entiéndase por Laboratorio como aquella unidad dotada con espacio físico y/o virtual (claramente delimitado), equipos e instrumentos necesarios para llevar a cabo actividades de carácter experimental bajo condiciones controladas que permitan: evitar influencias extrañas, repetir las actividades experimentales y determinar la confiabilidad de los resultados. Por lo anterior, los laboratorios se podrán clasificar de acuerdo a la rama de la ciencia y/o área del conocimiento (Referencia: Ministerio de Educación Nacional. Glosario de Términos del Observatorio Laboral para la Educación) donde se realizan las actividades de experimentación. Entre otros existen laboratorios de: Química, biología, ingeniería, idiomas, computación, psicología, etc. De igual manera, los laboratorios se podrán clasificar según las funciones sustantivas (termino tomado del glosario de la educación superior, Ministerio de Educación Nacional) de una institución de educación superior, a saber: Laboratorios de docencia, laboratorios de investigación y laboratorios de extensión.

ORGANIZACION Responsables : Técnico – Administrativo – Calidad Certificado de constitución del laboratorio. Organigrama del laboratorio y de la organización Disposiciones para el manejo, uso y comportamiento dentro del laboratorio Confidencialidad - Conflicto de Interés – Imparcialidad Acceso al laboratorio – Utilización de Equipos

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD El Laboratorio debe cumplir con las disposiciones del Sistema de Gestión De Calidad: Control de Documentos Control de Registros Control de Ensayos no conformes – Dificultades en el desarrollo de los procesos Acciones Correctivas Acciones Preventivas Quejas, Reclamos y Peticiones – PQR´s Satisfacción de los Clientes - Usuarios

REVISION DE OFERTAS, SOLICITUDES Y CONTRATOS Establecer los procedimientos que le permitan a tender adecuadamente los requerimientos de los clientes y asegurar que el laboratorio puede prestar el servicio. Requisitos – incluyendo los métodos Conocer la Capacidad y los recursos necesarios Dejar registros de estas actividades.

PERSONAL Establecer la competencia del personal – Perfil de cargo Identificar las necesidades de capacitación Establecer programas de capacitación Evaluar el desempeño del personal Establecer programa de inducción y periodo de entrenamiento Registros: Hoja de vida y soporte del personal Asistencia a capacitaciones Evaluaciones de desempeño Registro de inducción Registro de entrenamiento

INFRAESTRUCTURA Y CONDICIONES AMBIENTALES Infraestructura adecuada – depende del tipo de actividades del laboratorio Establecer y mantener las condiciones ambientales necesarias que permitan el buen funcionamiento. Adecuada separación e identificación de las áreas. Protocolos o procedimientos de Aseo, Limpieza y Desinfección. Personal de Aseo entrenado. Registros: Registro de condiciones ambientales Registros de Aseo, limpieza y desinfección.

EQUIPOS Ficha técnica (hoja de vida) de los Equipos, patrones y materiales de referencia Programa de Mantenimiento Preventivo – Establecer frecuencias Determinar el tipo y nivel de control metrológico a los equipos, patrones y materiales de referencia usados en el laboratorio. Programa de comparación y/o calibración de equipos. Identificación de los Equipos. Identificación de equipos defectuoso – Fuera de servicio Procedimientos y/o Instructivos de manejo Registros: Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo Certificados de Calibración Registros de comparaciones Registro de Utilización de los Equipos

METODOS Métodos no normalizados: Casas fabricantes – Comunidades Científicas Métodos Propios Métodos Normalizados Métodos Objeto de la investigación Métodos académicos - guías Registros: Datos primarios o registros asociados a la ejecución del método

INFORMES Procedimientos para: Informe de Ensayo Certificado de Calibración Informe de resultados de comparación Informe de resultados de investigación Informe de practica de Laboratorio Registros: Informes y/o Certificados