Consorcio Swiss Purchasing Company S.A., JVP Consultores S.A. y Universidad Nacional de Córdoba, liderado por:

Apoyo a la Gestión de Compras y Contrataciones del Programa de Eficiencia y Transparencia en las Compras y Contrataciones del Estado Honduras, Abril / 2006

Fondo Hondureño de Inversión Social - FHIS

Antecedentes Objetivo. Prestar apoyo integral a la gestión de compras y contrataciones de la Secretaría de Obras Públicas, Transporte y Vivienda (SOPTRAVI), la Secretaría de Agricultura y Ganadería (SAG), el Fondo Hondureño de Inversión Social (FHIS), la Secretaría de Educación (SEDUC) y la Secretaría de Salud (SESAL), con el propósito de hacer posible la ejecución en tiempo y forma de los cronogramas de ejecución de los proyectos y programas del Gobierno de Honduras, en general, y del Plan Maestro de Reconstrucción y Transformación Nacional en particular.

Antecedentes La Propuesta se elaboró en base a las necesidades identificadas en las Entidades del Gobierno Hondureño, y se enmarcó en un conjunto de soluciones propuestas para cada Entidad Beneficiaria, desarrolladas de acuerdo con su estructura organizativa, sus recursos humanos, sus necesidades de operación y sus capacidades de infraestructura y tecnología. Las Soluciones se estructuraron en tres etapas definidas por Swip.Co. en el marco del cumplimiento del contrato suscrito: soluciones para implementar en el corto plazo, en el mediano plazo y en el largo plazo.

Antecedentes El presente informe abarca las tareas efectuadas por Swip.Co. como parte de la ejecución del contrato para prestar asistencia técnica dentro del marco del Componente “B” Apoyo a la Gestión de Compras y Contrataciones del Estado. Para lo cual se detallan los resultados obtenidos como consecuencia de los análisis realizados a las implementaciones iniciadas.

Resultados Obtenidos - FHIS

Productos Difusión Pública de Compras Menores Documentación y Codificación de Expedientes Compras Municipalidades del programa de descentralización de Proyectos del FHIS Sistema Abierto de Provisión Sistema de Abastecimiento y Control de Combustible Manual de Procedimientos Administrativos y de Compras Apoyo Integral a la gestión de los procedimientos de compras y contrataciones Capacitación sistémica en el puesto de trabajo Propuesta de soluciones que dan respuesta a los hallazgos identificados por el Componente “A” Actividad Concluida por Swip.Co Actividad que quedó en proceso

Difusión Pública de Compras Menores En esta Entidad el proceso se inició a aplicar el 1 de septiembre de Hasta la fecha de finalización de nuestra asistencia, el número de procesos ejecutados con el nuevo sistema ascendía a 12 eventos. De los resultados obtenidos con el nuevo modelo, ha surgido lo siguiente: * Los resultados obtenidos son acumulados y abarcan el período comprendido entre la fecha de puesta en marcha y la fecha de finalización del contrato (20 de diciembre de 2005). Descripción del Resultado% Obtenidos Porcentaje de Reducción Promedio en el precio de los productos 14.17% Porcentaje de Aumento promedio en la participación de oferentes % Porcentaje de Reducción en los plazos de ejecución de los procesos de compras menores %

Documentación de Expedientes Este sistema permite ordenar documentalmente cualquier proceso administrativo y mantener la documentación ordenada, haciendo transparente todo el proceso y facilitando al mismo tiempo el seguimiento de los procesos de gestión administrativa. La implementación de este producto ha permitido la solución de un porcentaje de los hallazgos que el Componente “A” de Inspectoría ejecutado por la firma PriceWaterHouseCoopers generó en los informes de control interno, porcentajes que en el caso del FHIS es del 19.70% del total de los hallazgos encontrados en esta Entidad. Dicho sistema fue oficializado por el Ministro del FHIS en fecha 21 de Junio 2005, a través de Memorando.

Documentación de Expedientes El FHIS, integró al sistema propuesto por Swip.Co. con una herramienta informática que genera una “carpeta virtual” del expediente, que incluye el Checklist que permite monitorear el seguimiento del trámite para cada proceso.

Programa de Descentralización En apoyo a las Municipalidades que forman parte del Plan piloto de descentralización de Proyectos del Fondo Hondureño de Inversión Social, en lo referido a los procesos de contrataciones, se apoyó la tarea de transición para la ejecución de procesos de adquisiciones, asistiendo en distintas etapas de los procesos, así como evaluando el proceso desarrollado ex-post y ex-ante ejecutado en los Municipios en distintas regiones del país, se identificaron Municipios que requerían un mayor nivel de acompañamiento ya que no cuentan con experiencia en materia de contrataciones y se trataba de la primera vez que ejecutaban un proceso de contratación de manera descentralizada.

Sistema Abierto de Provisión Los resultados obtenidos con la implementación del SADEPRO de papelería y tintas en el FHIS, Entidad que decidió poner en marcha la propuesta implementada por Swip.Co., permitió mostrar ahorros promedios concretos que oscilan entre: –Ahorros promedios en el abastecimiento de papelería: % –Ahorros promedios en el abastecimiento de tintas: 14.16% –Reducción en el tiempo de ejecución de los tramites administrativos: 95%

Combustible Tras realizarse todo el procedimiento para la cotización de ofertas de combustible se obtuvieron por la Empresa adjudicada los siguientes descuentos sobre el precio de bomba de la gasolina provista de: 3.8% para la compra de Gasolina Súper, 3.8% para la compra de Gasolina Regular y 4.6% para la compra de Diesel. Así como la eficiencia que arroja este proceso en relación a precios, sistema de pago y por control de consumos, disponibilidad y seguridad del servicio. El Sistema Informático de Control de Consumo de Combustibles identificado como eGS-M208 diseñado por Swip.Co., no fue implementado en esta Entidad ya que la misma cuenta con su propio Sistema de Control, al cual Swip.Co. sugirió una serie de modificaciones para el mejoramiento de su desempeño.

Manual de Procedimientos La implementación de este producto permite reducir los pasos de los procesos de compras en las Entidades Beneficiarias en un 87.03% en el Procedimiento de Compras Menores, 45.28% en el Procedimiento de Licitación Pública y en un 50.60% en el Procedimiento de Licitación Privada. En fecha 16 de Agosto de 2004, fue oficializado a través de Memorando el Proceso de Compras Menores.

Apoyo Integral Procesos de Compras Swip.Co. ha enfocado su asistencia en actos de apertura de licitaciones y evaluación de pliegos de condiciones, la que a la finalización de nuestro contrato en el FHIS ascendió a ciento treinta y cinco (135) procesos de compras.

Capacitación Sistémica Con la implementación de los procedimientos propuestos por Swip.Co., y la decisión administrativa de poner en marcha los procesos desarrollados y aprobados, las entidades asistidas apoyaron nuestra propuesta de capacitación puesta a su disposición, lo que permitió a la fecha de finalización de nuestro contrato que se capacitaran en sus puestos de trabajo más de 45 funcionarios del FHIS.

Propuesta de soluciones que dan respuesta a los Hallazgos PriceWaterHouseCoopers - FHIS

Propuesta de Solución El documento elaborado por Swip.Co. para esta Entidad fue identificado como Proyecto de Resolución Ejecutiva para la aprobación de Procedimientos Administrativos en el Fondo Hondureño de Inversión Social, consta de 13 páginas y consideró Ciento noventa y seis (196) hallazgos. La Resolución Ejecutiva fue aprobada y sancionada por la máxima autoridad de esta Entidad, misma que fue identificada por el FHIS como RESOLUCIÓN EJECUTIVA No. FHIS y cuya sanción fue dada en el mes de enero de 2006.