Escritorio Digital La nueva Intranet Ingeniería de Sistema/ Trabajo 10 Elizabeth Wright / Silvana Di Silvestre

Contexto 2 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre La Gestión o Administración del Conocimiento (en inglés Knowledge Management) es un concepto utilizado en las empresas, que pretende transferir el conocimiento y experiencia existente en los empleados, de modo de ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. En los últimos años han ido emergiendo diferentes técnicas para representar y gestionar el conocimiento, codificado desde áreas diferentes: la inteligencia artificial, los sistemas de gestión de bases de datos, como text mining, la ingeniería del software, y otras técnicas empleadas desde la perspectiva del estudio de los sistemas de información.

3 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Problema Planteamiento del problema Debido a la separación de plataformas tecnológicas que hasta hoy en día conviven en la Corporación Cantv, han emergido un conjunto de intranets, sites, portales específicos en cada empresa del grupo e inclusive en cada departamento o unidad. Con la consolidación de funciones hacia un esquema corporativo, los empleados tienen que buscar información, ejecutar aplicaciones solicitar servicios en diferentes plataformas y/o fuentes, y no existe un solo medio de información/acceso a las aplicaciones y contenido de la corporación de manera corporativa. Implementación de herramienta tecnológica que permita consolidar de cierta manera el manejo de la información permitiendo construir, llevar y fomentar una nueva cultura de gestión de Documentación a la mayoría de empleado de la compañía. Esta nueva filosofía servirá para mejorar la calidad de los productos, participar en el desarrollo sustentable y tener un mejor uso de los recursos, minimizando a su vez la perdida de conocimiento y el tiempo de ejecución de las tareas Formulación del Problema

4 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Objetivos generales  Instalar una plataforma tecnológica homóloga en Escritorio Digital para consolidar funciones en el esquema corporativo.  Contar con un único repositorio de Información  Disponer en forma inmediata de la producción intelectual en la Corporación.  Utilizar de manera efectiva la información dentro de la Corporación.  Compartir conocimiento con toda la organización  Establecer los mecanismos de migración del repositorio de documentos de Escritorio Digital a SAP Netweaver KM

5 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Objetivos especificos  Definir la situación del repositorio actual basado en Share Point con el objeto de conocer las características de su estructura de contenido.  Evaluación y ajustes del script de migración como resultado del levantamiento de información de las estructuras de contenido del repositorio fuente de los documentos de Escritorio Digital.  Diseñar y definir los casos de pruebas y plan pruebas unitarias, en la plataforma de desarrollo SAP Portal.  Ajustes al script de migración en base a los resultados del plan de pruebas unitarias.  Ejecución del script de migración sobre plataforma de producción SAP portal.  Definir la estructura de taxonomía del repositorio Escritorio Digital.  Establecer y administrar políticas, normas y procedimientos migración de la documentación en el repositorio Escritorio Digital.  Desarrollar una estrategia comunicacional de orden informativo para la Corporación en relación al proceso de migración del repositorio de documentos Escritorio Digital.

Teniendo en cuenta el análisis DAFO realizado en el primer trabajo de la materia, se desprende la necesidad de dotar a la empresa de una herramienta mienta necesaria para incrementar su competitividad, eficiencia operativa, relación con sus proveedores y clientes, mediante el acercamiento al conocimiento de las estrategias de comercialización que mejor se adapten a sus necesidades todo ello desde un entorno cooperativo promoviendo cooperativo promoviendo sus actuaciones como colectivo. El proyecto persigue permita consolidar el manejo de la información permitiendo de esta manera construir, llevar y fomentar una nueva cultura de gestión de Conocimiento y Documentación a la mayoría de los empleados de la Corporación Esta nuevafilosofía servirá para mejorar la calidad de los productos, participar Esta nueva filosofía servirá para mejorar la calidad de los productos, participar en el desarrollo sustentable y tener un mejor uso de los recursos, minimizando a suvez la perdida de conocimiento y el tiempo de ejecución de las tareas. su vez la perdida de conocimiento y el tiempo de ejecución de las tareas. 6 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Justificación

Cuadro comparativo de las herramientas Share Point (Microsoft) y KM (SAP) 7 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre El total del costo por parte de Microsoft es por asesoría. Requiere adquisición de SQL para manejar la base de datos, debido a que esta orientado a objeto. Permite realizar migración de datos en forma masiva al nuevo servidor Asesorias Base de Datos Migración de Datos No requiriere inversión por asesoría Esta orientado a manejador de base de datos, por lo que no requiere adquisición de software adicional. Se desarrollara un script de migración, lo que permitirá traernos toda la documentación con sus propiedades. Share Point 2003 Standart KM Sap Portal Standart

8 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre ¿Cómo se hará esto? ¡Yo he hecho algo parecido ! Toma este documento donde se explican todos los pasos. Si no entiendes algo te explico con más detalle.  Gracias, me bajaste los tiempos de respuesta. Le agregué mi experiencia a tu documento. Toma la actualización. Sistema no estructurado... ( el ahora)

9 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Evolución contínua ESTRATEGIAESTRATEGIA Proveer infraestructura Adquirir Almacenar Agregar valor Aprendizaje Ventas / Negocio Proyectos / Contratos Alta gerencia empleados Aplicar Creación de valor Incorporación herramienta estructurada... (el después)

Redes de Colaboración Colaboradores Unidad gestión de Conocimiento Aplicación de Conocimiento Expertos 10 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Modelo herramienta, elementos principales

11 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Escritorio Digital (KM SAP) Que es Escritorio Digital ? Que es Escritorio Digital ? Es más que una página Web Sitio único de búsqueda de información Afianza internamente la imagen corporativa Herramienta comunicacional Repositorio de información Equipos colaborativos Perfil de usuarios según su rol Servicios que ofrece Servicios que ofrece Carpetas Digitales Personalización Suscripción Chat Foros Versionamiento Comunidades Autor Outlook Lectores Múltiples Proceso Actual respuestas, versiones y copias x Autor* Aprobador* Lectores Nuevo Proceso *Notificaciones vía Outlook 

Escritorio Digital (KM SAP) 12 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Coordinador Rol con facultades para crear las Carpetas Digitales, asignar y cambiar roles y otras operaciones administrativas dentro del Escritorio digital. Es indispensable que el o los usuarios que tenga el rol de Coordinador posean en su PC la versión Windows 2000.Autor Es un rol concebido para usuarios que además del rol Lector requieran agregar documentos a las Carpetas Digitales, bajarlos a su estación de trabajo, actualizar versiones, crear y eliminar subcarpetas dentro de carpetas donde tenga rol de autor, y realizar observaciones a los documentos. Roles y Responsabilidades Perfil de usuarios Aprobador Una vez que un autor ha colocado el documento en la Carpeta Digital, los Aprobadores recibirán una notificación automática vía Outlook para que accedan a la carpeta y aprueben o rechacen el documento. Es condición necesaria que los Aprobadores también tenga el rol de Autor.Lector Permite ejecutar búsquedas y vistas de documentos y subcarpetas, como también la suscripción para ser notificado cuando estos elementos tengan algún cambio o actualización.

13 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Demostración de la propuesta

14 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Demostración de la propuesta Estructura de navegación En la ventana inicial se mostrará el siguiente menú: Se utilizará para ingresar a las diferentes opciones de Escritorio digital

Carpetas y documentos Ruta de acceso: Área de documentos > Explorador Demostración de la propuesta 15 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre

Para la recolección de datos, utilizaremos : entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación 16 Ingeniería de Sistema/ Elizabeth Wright y Silvana Di Silvestre Recolección de datos

Recomendaciones 17 gerencia general de programas mayores En esta sección destacaremos algunas de las líneas que consideramos importantes más interesantes de cara a nuestros futuros trabajos de implementación del repositorio de conocimiento:  Una investiigación sobre la mejor clasificación fisica y lógica (metadatos y taxonomia) para garantizar una busqueda efectiva.  Una segunda línea de investigación sería definir nuevos métodos de evaluación de la calidad informativa de los documentos y de los Web sites que los almacenan para conseguir generar recomendaciones más consistentes y completas.  El estudio del modelado lingüístico difuso del repositorio tanto para representar los ítems, como la información sobre las preferencias de los usuarios, así como las recomendaciones finales que se obtengan de modo que la información se represente de una forma más natural y así mejorar la interacción con el usuario.  Por último, modificar el inicio de Escritorio Digital, no contener tanta información en esta primera pantalla.