Software de Gestión Documental Document Management Software

Presentación del tema: "Software de Gestión Documental Document Management Software"— Transcripción de la presentación:

1 Software de Gestión Documental Document Management Software

2 Qué es Gestión Documental?
En el contexto actual en que se desenvuelven las organizaciones exige la aplicación de determinados sistemas, métodos, procedimientos y otros instrumentos que respondan a esas expectativas en la gestión de información y documentación. La Gestión Documental ha surgido como respuesta a la gran proliferación de documentos en las redes, a las necesidades de acceso a ellos y a los entornos de trabajo colaborativos. Asimismo su auge tiene relación con el abaratamiento de dispositivos de almacenamiento y scanners.

3 Desventajas del Papel Pérdida de tiempo en archiveros y carpetas.
Aumento de costos por constante duplicación, copias. Susceptibilidad a traspapeleo, deterioro o pérdida del documento. No disponibilidad del documento en caso de estar siendo ocupado. No permite multi-clasificar (se ordenan por período, orden alfabético o tipo).

4 Ventajas de la Gestión Documental
Permite encontrar documentos rápidamente Centraliza la información sin duplicidad Previene la pérdida de información Reduce costos de duplicación Permite Multi-clasificar la información Genera reportes en segundos

5 Resultados de la Gestión Documental
Entorno colaborativo Mejor imagen y orden Incremento del rendimiento Satisfacción del cliente ante una rápida respuesta (mejor imagen) Beneficios tangibles en reducción de costos, rápido retorno de inversión y mejor aprovechamiento del tiempo del recurso humano.

6 Necesidad de una Solución de Gestión Documental
NECESIDAD BASICA Escala de necesidad calculada con base al gasto innecesario de manipular papel. La empresa cuenta con una estructura departamental. Hay Impresora, fax y copiadora en su oficina. La información reside en archivos físicos. Su actividad comercial requiere de archivo de documentos (facturación, memos, cotizaciones, cheques, estados financieros, reporte gerencial, etc.) NECESIDAD BASICA Necesidad casi innecesaria para empresas muy pequeñas. automatización de procesos y la digitalización de documentos como un “pero” generalmente no cuentan con un director IT costumbrados al trasiego de papeles.

7 Necesidad de una Solución de Gestión Documental
NECESIDAD DE ALARMA Escala de necesidad relacionada con el mal aprovechamiento de recursos tecnológicos. El personal utiliza computadores conectadas en red para realizar su trabajo. La información electrónica es archivada en carpetas por usuario en toda la red. El personal cuenta con Correo Electrónico. La empresa cuenta con un servidor de aplicaciones y/o bases de datos NECESIDAD DE ALARMA Pymes y empresas de mediana a grandes. Tienen recursos tecnologicos, PC’s, estructura departamental pero carecen de soluciones de Gestión de Documentos Tienen CRM y sistemas basados en bases de datos

8 Necesidad de una Solución de Gestión Documental
NECESIDAD CRITICA Escala de necesidad calculada en base a la calidad de servicio como propósito (automatización de procesos, enfoque al cliente, incremento de eficiencia). Piensa o ha incorporado una filosofía de servicio al cliente. El departamento de tecnología cuenta con un estándar de almacenamiento de datos. La empresa tiene como objetivo el estándar de normalización ISO. Requiere transparencia y rapidez en procesos de auditoría, fisco, generación de reportes, etc. NECESIDAD CRITICA Empresas de mediana a corporaciones Enfoque de servicio y controles en los procesos son prioridad Tienen implementado CRM ERP.

9 Elementos de VirtualOffice
Estaciones de Trabajo la información se ingresa por el programa cliente de VirtualOffice, consulta de documentos. Servidor El servidor registra los usuarios, administra los documentos y sus índices en repositorios independientes mediante base de datos. Cliente Remoto La información puede accederse por internet a través de VirtualContent (WebContent). El usuario solamente requiere un Web Browser.

10 Principales Características de la Solución
Estructura (navegación) por niveles. Búsqueda por múltiples criterios. Herramientas de distribución a fax server, correo, exportar, MS-Office. Ingreso de datos, imágenes por scanner, documentos existentes. Genera Reportes Posible Acceso Remoto por VirtualContent (Web Content) Seguridad por usuario y asignación de permisos. Por perfil técnico Indexado de documentos por Meta Datos o Etiquetas. Concepto de Firma Electrónica (no repudio). Concepto de Biblioteca. Meta Datos y Documentos almacenados por separado. Plataforma basada en Microsoft.

11 Encuentre y distribuya documentos en segundos
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