ANALISIS DE LA EMPRESA ASIGNATURA Organización de Documentación PROFESOR: Andres Felipe Mena

ANALISIS DE LA EMPRESA ¿Qué dependencia es la encargada de la documentación? Describa la dependencia.  R/. En la Universidad Cada departamento se encarga de organizar, analizar, procesar y difundir su propia documentación, es decir Gestión Humana se encarga de todo lo relacionado con nomina, contrataciones, capacitaciones entre otras, contabilidad todo lo relacionado con pagos a proveedores, conciliaciones bancarias, pagos parafiscales etc, y a si cada dependencia luego de que cada departamento considera que hay información que no se necesita pero que podría ser útil en algún momento esta es enviada a la dependencia de Gestión Documental donde se garantiza la custodia y conservación mediante los procesos técnicos, accesibilidad y difusión del patrimonio documental e histórico de la UMB. También hay una área encargada de toda la información de los estudiantes que se llama Registro y Control ellos son los encargados de manejar la documentación de todos los estudiantes de la UMB y además son los únicos habilitados para expedir, diplomas, certificaciones estudiantiles, y los encargados de los grados de los estudiosos.

2. ¿Tiene elaborados procesos donde se mencionen encargados y funciones para el tratamiento de la documentación? Describa. R/. Estos son los procesos que se tienen para darle un buen manejo a la documentación recibida. PROCESO RESPONSABLE DESCRIPCION Recibir y verificar la documentación AUXILIAR DE REGISTRO Y CONTROL Recibir los documentos provenientes de las diferentes áreas. Los documentos deben ser entregados y/o solicitados a Registro y Control cumpliendo los procedimientos, formato, tiempos, fechas y días establecidos para tal fin Clasificar documentos Los documentos deben clasificarse de la siguiente manera Si son Documentos para Archivo Directo: Si son Documentos para trámite Archivar documentos Las carpetas y documentos recibidos se archivan teniendo en cuenta el estado del estudiante, en caso de no estar físicos se verifica en la relación de documentos Transferidos al archivo Central (AZ de transferencias o Archivo Magnético) Tramitar solicitud. DIRECTOR EVALUACIÓN, REGISTRO Y CONTROL Recibe del auxiliar de Registro y Control los documentos que requieren de trámite y de acuerdo a la solicitud o caso, procede a brindar la Inquietudes requeridas Alistar, escanear y guardar documentos para consulta Alistar los documentos clasificados cronológica y alfabéticamente Enviar documentos a empaste Manuscritos se envían en paquetes rotulados con el nombre del Programa, el corte y el periodo académico. Revisar hojas de vida y demás documentos según Tabla de Retención Documental. revisar anualmente (en el mes de diciembre) las hojas de vida y demás documentos archivados en Registro y Control. Enviar Hojas de vida y/o documentos al Archivo Central Teniendo en cuenta las Políticas de Transferencias al Archivo Central, realizar el envío de las hojas de vida previa autorización de la Dirección de Registro y Control.

3. ¿Existen sanciones debido al mal manejo de la documentación? ¿Cuáles? R/. Existen llamados de atención con copia a la hoja de vida, si el caso es grave podría perder el empleo estas decisiones las toma el jefe inmediato.

4. ¿Qué procesos cree que se pueden mejorar. ¿Por qué 4. ¿Qué procesos cree que se pueden mejorar? ¿Por qué? Si considera que ninguno, ¿por qué? R/. Considero que este proceso de escaniar digitar y archivar los documentos es doble trabajo sería más fácil si se tiene una sola copia digital y que la parte de archivo sea como un último recurso para buscar la información, ya que si está se encuentra digital la facilidad de búsqueda seria mas ágil y segura ya que no se correría el riesgo de empapelar los documentos