Tarea Tercer Corte. An á lisis De La Empresa Liz Vanessa Amador Correa Tutor: Andr é s Felipe Mena Guacas Asignatura: Organizaci ó n De Documentaci ó n.

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1 Tarea Tercer Corte. An á lisis De La Empresa Liz Vanessa Amador Correa Tutor: Andr é s Felipe Mena Guacas Asignatura: Organizaci ó n De Documentaci ó n Grupo A2 Enero 25 2012

2 E MPRESA D E C ONFECCIONES R O L IZ S.A Actualmente la dependencia de control de gestión es la encargada de la documentación en la empresa de Confecciones RoLiz S.A. Cada parte de este sistema está claramente definido e integrado a una estructura que le permite fluir y obtener la información necesaria para el posterior análisis. En esta dependencia se reciben los asuntos de la empresa, el personal capacitado registra en el sistema, anexa una copia electrónica de los documentos, los clasifica y asigna a uno o varios responsables para su atención, en otra área se reportan los avances a través del sistema, el remitente recibe en su PDA un mensaje indicándole que el asunto ha sido atendido. El seguimiento es claro, la documentación se encuentra organizada en un expediente electrónico y los usuarios localizan la información de manera rápida y segura.

3 En la empresa de Confecciones RoLiz S.A se dan las bases a los responsables de cada área para solucionar los problemas, sugiriendo sistemas de almacenamiento virtual y formas ordenada para guardar la información física. Además manejan las siguientes funciones: Orientar a los usuarios sobre el proceso de sus funciones. Numerar, registrar y distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos. Registrar el movimiento de los documentos. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos. Expedir a su destino externo los documentos cuando sea necesario. Transferencia de documentos.

4 Las sanciones debido al mal manejo de la documentación en la empresa de Confecciones RoLiz S.A son: Amonestación privada Suspensión del empleo Destitución del puesto Las causas de las anteriores sanciones son: Usar indebidamente información Actuar negligentemente en la resolución de solicitudes de información No proporcionar información publica Proporcionar información clasificada como reservada o confidencial Proporcionar información incompleta En la empresa de confecciones RoLiz S.A no se debe mejorar ningún proceso, porque mantienen la calidad de la documentación actualizada en internet y accesible a todos los involucrados.