Situación Problema Etapa 1 Juan Antonio del Valle F
EL MOMENTO PARA INTERVENIR La fase inicial simplemente comprende el momento en que directores, gerentes, usuarios y/o empleados (los dueños del problema) decidieran que se requiere una revisión de la situación y que un analista (un solucionador del problema) debiera ser llamado. Se piensa que podría existir un problema o que podría mejorarse una situación y que conviene iniciar un análisis o revisión. La metodología de los sistemas suaves ve al término 'problema' como impropio porque podría estrechar la visión de la situación. En el enfoque de sistemas suaves se cree que et término 'situación problema' es más conveniente.
Descripción de la etapa 1 Tiene como objetivo lograr un entendimiento primario de la situación problema y una visión lo más amplia posible del ambiente. La comprensión del problema que usted desarrolle en esta fase 1 será el soporte para los análisis posteriores en el proceso de la SSM.
Lo primero es pensar a la situación problema sistémicamente Se requiere construir imaginariamente al sistema con todos los procesos y subprocesos pertinentes. Identificar: Elementos del sistema Relaciones entre los subprocesos y elementos
¿Cómo hacerlo? 1. Obtendrá y examinará tanta información disponible como sea posible. 2. Aprenderá tanto como sea posible sobre quién, cómo y qué es importante. 3. Entenderá tanto como sea posible el lenguaje usual. 4. Preste la más fina atención a la información sobre 'cómo se hacen las cosas'.
Discusión y Comentarios El practicante de SSM intentará, en esta fase inicial, ganar ‘simpatía’ por todas las visiones de la situación problema. Esto incluye intentar lograr un buen primer entendimiento de cómo es la cultura del entorno, y también de como es la política interior de la situación. Esto implica hablar con los implicados, mientras se examinan tantos documentos relacionados, como parezca apropiado.
A veces, en el curso de una intervención de SSM, detalles que parecerían no ser pertinentes pueden resultar ser vitales. No hay un conjunto particular de técnicas recomendado para esta fase. Más bien, depende del practicante hacer las preguntas que según su percepción necesite hacer, y encontrar la información que sea pertinente al problema. Un archivo debe guardarse sobre los pensamientos, visiones y hechos importantes con respecto al organización y la situación del problema.
Herramientas Las herramientas para esta parte del proceso son el sentido común y la sensibilidad del analista SSM. Las percepciones y comprensiones recogidas en esta fase informarán (y se usarán para estructurar) al resto de la intervención.
RECOLECCION DE INFORMACION SOBRE LA SITUACION PROBLEMA. Es necesario recolectar tanta información como sea posible, aunque no cualquiera, de una amplia gama de fuentes que sean relevantes al sistema donde se ubica la situación problema; estas fuentes incluyen a instituciones publicas, empresas paraestatales, empresas privadas, personas conocedoras, etc.
Cada entidad tiene una opinión diferente sobre el problema, por lo que los analistas pueden recopilar esta diversidad de información, incluso cuando es contradictoria. Haciendo esto, el alumno-analista tendrá una comprensión más profunda del problema y un amplio rango de visiones de la situación.
Los conductos para lograrlo pueden variar en cada caso y cada alumno seleccionará las fuentes según las necesidades y sus posibilidades. Se recomienda empezar por las fuentes de amplio acceso y de uso cotidiano como internet, periódicos y revistas; esta actividad de búsqueda no puede ser casual y deberá hacerse permanentemente mientras dure el estudio. En estas fuentes habrá que tener cuidado con los datos, suelen no ser correctos, pero en general identifican de manera actualizada problemáticas, situaciones, responsables, etc.
INTERNET Es una fuente importante de uso muy actual. Hoy en día, todas las instituciones, empresas e incluso personas cuentan con una amplia gama de páginas. Incluso estas páginas tienen correo electrónico de sus funcionarios, por el cual es posible preguntarle particularidades a algún responsable. Solo es cuestión de conocer quien es la institución encargada del sistema donde se presenta la situación problema.
Buscar directamente en las instituciones Otra instancia de conducto a la información es la solicitud en las propias oficinas de las instituciones; en estas fuentes habrá que hacer un plan sencillo para solicitar la información; cuando nos proporcionen información es muy posible que, aparentemente no tengan la información sobre la situación problema especifica, sino que habrá que solicitar información colateral o afín. Preguntar también a los funcionarios o empleados conocedores del tema, disponibles en la institución.
FUENTES PROGRAMATICAS. Una bibliografía necesaria para cualquier tema será el Plan Nacional de Desarrollo actual donde se tendrá que ubicar al sistema en cuestión, esta es una tarea obligatoria para todos. Plan Nacional de DesarrolloPlan Nacional de Desarrollo Si fuera posible, convendría acceder a los programas de mediano plazo de cada sector y a sus programas operativos anuales. Estamos también en la discusión del presupuesto anual, ¿porqué no ubicar a nuestro sistema en él?. En general, es necesario mirar la estructura de la situación del problema en términos de señalar esa estructura y su disposición física para entender cómo se manejan las actividades implicadas.
¿Qué Buscar? La información pertinente a recolectar estará influenciada por la problemática preliminar, antes identificada, sin embargo, algunos aspectos estructurales son: -Estado actual del sistema. Qué aspectos y qué parámetros lo definen. -Historia pertinente del sistema. Descripciones y series de datos. -Amenazas, oportunidades y/o aspiraciones para el corto, mediano y largo plazo. -Objetivos preidentificados. En esta etapa, con esta información recopilada el alumno tiene que "hacerse" de una amplia cultura en el tema, tendrá que ser un gran conocedor. Siempre, a todo lo largo del estudio e incluso de su vida, el alumno estará aprendiendo sobre tema referente al sistema.