3. Espacios de trabajo. Manual de formación 2 3. Espacios de trabajo 3.1 Introducción …..........................................................……pág.45.

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1 3. Espacios de trabajo

2 Manual de formación 2 3. Espacios de trabajo 3.1 Introducción …..........................................................……pág.45 3.2 Crear un espacio de trabajo ….......................................pág.46 3.3 Asignación de la seguridad ….......................................pág.54 3.4 Modificar atributos ….......................................................pág.59 3.5 Eliminar espacio …...........................................................pág.60

3 Manual de formación 3 Tenemos diferentes tipos de espacios de trabajo: los distintos órganos del SITNA, los proyectos, los servicios, los procedimientos… Cada uno de estos espacios tiene diferente información, por lo que los elementos existentes en ellos son diferentes. Sin embargo, la forma de trabajar en unos y en otros es similar. En este manual se explicará como administrar estos espacios: crearlos, modificar su estructura, modificar la forma en la que mostraremos la información (vistas), administrar la seguridad (definir quién puede verlos y qué va a poder hacer). Hablaremos de los espacios de Proyectos, pero mientras no se especifique lo contrario, todo es extensible al resto de espacios. 3.1 Introducción

4 Manual de formación 4 Los espacios de trabajo tienen dos partes, una de acceso y otra de gestión. Dependiendo de nuestro rol en SITNA veremos la zona de gestión o no. En esta zona de gestión tendremos la opción de “Crear…”. Pulsando en ella obtendremos un formulario para la creación de un espacio de trabajo. 3.2 Crear un espacio de trabajo

5 Manual de formación La Dirección de correo electrónico sirve para comunicar el intento de acceso de alguien que carece de permiso suficiente. Debiera ser la dirección de correo del responsable del espacio. A continuación pulsamos “Crear”. Nombre de la dirección URL es la dirección web del nuevo espacio de trabajo. La primera parte es el nombre del servidor, que no lo podemos cambiar. Luego tenemos un desplegable en el que tendremos que elegir si se trata de un proyecto, un servicio, un procedimiento o un espacio de área de conocimiento. 5 Título es el nombre que va a tener el espacio que estamos creando. No tiene ningún tipo de restricción. No cumplimentaremos el apartado “Descripción” en este formulario. La tercera parte la decidimos nosotros. El texto debe ser corto, sin caracteres extraños (acentos, ñ, +…), a poder ser sin espacios, y, en la medida de lo posible, intentaremos que sea representativo del espacio. 3.2 Crear un espacio de trabajo

6 Manual de formación 6 Nos aparecerá una pantalla en la que tenemos que informar de los atributos del espacio. El título y la URL vienen de la pantalla anterior. NO HAY QUE TOCARLOS. Es en este formulario donde habremos de incorporar la descripción del espacio de trabajo. Los atributos que tienen * son obligatorios. No vamos a poder crear el espacio si no los rellenamos (nos avisa). Los atributos nos van a permitir ver los espacios clasificados. Los checks “Mostrar este sitio en el Directorio de sitios” e “Incluir en los resultados de búsqueda” los tenemos que tener marcados. El apartado “Áreas” lo dejamos como está. Pinchamos en “Aceptar”. Solo en el caso de proyectos, parte de estos atributos nos van a aparecer automáticamente en el proyecto una vez creado. 3.2 Crear un espacio de trabajo

7 Manual de formación 7 En la siguiente página tenemos que elegir la PLANTILLA del espacio. Cada plantilla tiene una serie de elementos predefinidos. La plantilla que tenemos que elegir tendrá el nombre “SITNA proyecto”, “SITNA…”. La seleccionamos y pulsamos “Aceptar”. Tendremos el espacio de trabajo creado. A continuación podremos definir el “Equipo del (espacio)”, incorporar documentos a la Biblioteca, detallar las Tareas… 3.2 Crear un espacio de trabajo

8 Manual de formación 8 3.2 Crear un espacio de trabajo

9 Manual de formación 9 Uno de los atributos es Entidad promotora. Existe un desplegable con valores predefinidos. Si el valor que queremos poner no existe en este desplegable, lo escribimos en “Especifique su propio valor”. Este valor NO aparecerá en lo sucesivo en el desplegable a no ser que se agregue. Será el responsable de proyectos el que agregue el valor. Proyectos 3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.

10 Manual de formación 10 Uno de los atributos es Orden Lista. Con este número definimos el orden en el que aparecen en el área. Intercalar uno implica cambiar el orden de los que aparecen por debajo (esto está restringido al responsable de Servicios). Tipo de servicio dependiendo del valor aparecen bajo Servicios o bajo Información relacionada. Servicios 3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.

11 Manual de formación 11 Dependiendo del valor de Tipo de conocimiento aparecerán bajo Formación, Entornos de colaboración, Áreas de conocimiento. Para añadir un documento en los espacios de Formación, pinchamos en Agregar curso… Área de conocimiento 3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo.

12 Manual de formación 12 Por defecto,el único que puede acceder al nuevo espacio es quien lo crea, que tendrá permisos de administrador. Para modificar la seguridad, vamos a “Configuración del sitio”. En la página siguiente, vamos a “Administrar usuarios” y luego a “Agregar usuarios”. 3.3 Asignación de la seguridad.

13 Manual de formación 13 Si pulsamos en “Libreta de direcciones” podremos seleccionar los usuarios de la lista de contactos del Outlook. Si no, podemos escribir tanto las direcciones de correo como los login de usuario (n000000..). Una vez hemos seleccionado a quiénes queremos dar acceso, seleccionamos qué tipo de permisos queremos asignarle y pulsamos en “Siguiente”. En la pantalla siguiente se nos confirma que los usuarios sean correctos, y podemos decidir si mandar un correo o no para avisar que le hemos dado ciertos permisos. 3.3 Asignación de la seguridad.

14 Manual de formación 14 Dependiendo del tipo de espacio que estemos creando tenemos que dar permisos a los siguientes grupos de usuarios. gcsitna01 Administrador gcsitna03 Administrador gcsitna08 Lector gcsitna10 Lector PROYECTOS SERVICIOS gcsitna01 Administrador gcsitna03 Administrador gcsitna05 Lector gcsitna06 Lector ACCESO ANÓNIMO BASE DE CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTOS gcsitna01 Administrador gcsitna03 Administrador gcsitna05 Lector gcsitna06 Lector gcsitna01 Administrador gcsitna04 Administrador gcsitna05 Lector gcsitna06 Lector ACCESO ANÓNIMO 3.3 Asignación de la seguridad.

15 Manual de formación Crearemos siempre un espacio de trabajo desde el portal autenticado, pero en el caso de “Servicios” y “Base de Conocimiento”, luego tenemos que ir al portal anónimo para permitir que este espacio sea accesible para cualquier ciudadano. Pulsamos “Configuración del sitio”. Vamos al portal anónimo y vamos al área correspondiente del sitio que hayamos creado (servicios, conocimiento). Pinchamos en el nombre del sitio que acabamos de crear, y nos salta una pantalla de autenticación. Ponemos nuestro usuario y contraseña y accedemos al sitio. 15 3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo.

16 Manual de formación De ahí a “Administrar accesos anónimos”. 16 De esta forma, permitimos al usuario anónimo la lectura de todos los elementos existentes en el sitio. En esa pantalla seleccionamos permiso para “Todo el sitio web”. Vamos a “Ir a Administración de sitios”. 3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo.

17 Manual de formación 17 Para modificar los atributos de un espacio de trabajo, tenemos que ir a la lista de los espacios (proyectos, servicios, procedimientos y base de conocimiento). Aquí encontramos una lista con todos los proyectos. Pinchamos en el icono de edición y en la página siguiente, tenemos el formulario de modificación de atributos. Los modificamos y vamos a “Guardar y cerrar”. Para no guardar los cambios, pinchamos en “Volver a la lista”. LA URL NO LA DEBEMOS MODIFICAR. 3.4 Modificar atributos.

18 Manual de formación 18 Si queremos eliminar un espacio de trabajo tenemos que dar dos pasos: 1.- Eliminarlo 2.- Eliminarlo de la lista Para eliminarlo: Vamos a “Configuración del sitio”. Vamos a “Ir a Administración de sitios”. Pinchamos en “Eliminar este sitio”. Siempre que vayamos a eliminar algo el sistema nos va a informar de que el proceso NO TIENE RETORNO. Eliminar un espacio de trabajo implica la pérdida de toda la información asociada: equipo, documentación, tareas... 3.5 Eliminar espacio.

19 Manual de formación 19 Para eliminarlo de la lista, pinchamos en el vínculo “Lista de…”. Aquí encontramos una lista con todos los proyectos que tenemos creados. Pinchamos en el icono de edición y en la página siguiente, pinchamos en “Eliminar elemento”. 3.5 Eliminar espacio.