2.5. Crear un Equipo de Trabajo Es uno de los pasos más importantes del proceso de planeación. Debe existir acuerdo en la selección de las herramientas y metodología para evitar ineficiencias que impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo deseado.

Características de un Equipo de Trabajo Debe de haber un líder. Los miembros del equipo deben de ser creíbles y acreditados. Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas. Debe existir múltiple cooperación y compañerismo.

Consideraciones a Tomar en Cuenta en un Equipo de Trabajo Determinar las tareas a llevar a cabo. Estimar esfuerzos. Estimar el numero de gente requerida. Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro.

Consideraciones a Tomar en Cuenta en un Equipo de Trabajo Seleccionar el personal apropiado con las tareas y trabajos a llevar a cabo con el paso de la metodología. Sesiones de entrenamiento y capacitación requerida al hacer comprender la metodología. Tener un espacio de trabajo. Seleccionar consultas externas

2.6. Preparar un Plan de Trabajo El plan de trabajo se refiere a la calendarización y planeación de todas la actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a cabo el proyecto. Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada en el tiempo señalado.

Preparar un plan de trabajo Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el líder (generalmente) y analizado o completado por los miembros del equipo. El liderazgo en un equipo de trabajo es de suma importancia, ya que es la cabeza y dirige el destino de todo el cuerpo.

Partes de un Plan de Trabajo Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos: Introducción. Descripción de tareas. Duración esperada, esfuerzos estimados. Diagramas de Gantt y resumen del calendario. Responsabilidades diarias / semanales. Estado del proyecto.

Administración del Proyecto La planeación de un proyecto es la parte más importante de la Administración de cualquier proyecto por que es donde se define el problema. Imaginemos que somos carpinteros y un cliente nos pide realizar una silla de manera ¿Cómo es que le hacemos al cliente su producto?

Gestión del Proyecto La gestión de un proyecto se centra en las 4P’s: Personal, Producto, Proceso y Proyecto en respectivo y riguroso orden. El personal que está involucrado en un proyecto de software son: Directivos, Administradores de Proyecto, Profesionales, Clientes y Usuarios Finales, todos juegan roles y subroles muy importantes.

Gestión de Proyectos Muchas metodologías de software han cambiando el nombre de Producto al de solución para hacer referencia al “entregable” de un proyecto. Toda gestión de Proyecto debe cumplir con cuatro fases: planeación, organización, dirección y control.

Gestión de Proyectos Establecer las prioridades de un proyecto Hacer la valoración inicial de las actividades del proyecto Definir los hitos del proyecto y productos a entregar Mientras el proyecto no se haya terminado o cancelado repetir Bosquejar la programación en el tiempo del proyecto Iniciar actividades conforme a la programación Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos Fin mientras Esperar (por un momento) Revisar el progreso del proyecto Revisar los estimados de los parámetros del proyecto Actualizar la programación del proyecto Renegociar las restricciones del proyecto y los productos a entregar Si surgen problemas entonces Iniciar la revisión técnica Fin si Fin mientras Gestión de Proyectos

La parte más difícil de la Gestión de Proyectos consiste en el proceso de Estimación. El proceso de estimación tiene su primera aproximación en el proceso de Presentación de la Propuesta, seguida de la determinación de recursos, planeación y calendarización, costos, gestión de riesgos, supervisión y concluye con la presentación de informes. Gestión del Proyecto

Pasos a seguir para desarrollar un plan de trabajo Tener completos los pasos iniciales. Considerar la subdivisión en subproyectos. Listar todas la fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del equipo. Estimar duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando los recursos asignados.

Pasos a seguir para desarrollar un plan de trabajo Establecer un control para el Estado del proyecto. Construir situaciones de contingencia (escenarios del tipo: “que pasa si”). Estimar el impacto de costos y presupuestos. Distribuir el plan a cada miembro.

Pasos de la planeación y control Desglosar actividades generales. Analizar y profundizar cada actividad en subactividades (más importantes ). Conocer el detalle de cada subactividad.

Pasos de la planeación y control Aplicar elementos de control para cada actividad y subactividad. Identificar formas de evaluarlas. Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

Diagrama de planeación Es un diagrama de relaciones que muestra el camino a seguir para terminar el proyecto en base a las actividades definidas en el WBS. Es similar a un diagrama de flujo pero en este nos centramos no en los procesos, ni los datos que fluyen sino solamente en la precedencia y orden de las actividades.

Diagrama de planeación Es otra técnica de organización en la cual nos centramos en cada tarea. En esta etapa se debe definir que actividades se pueden realizar sin depender de ninguna, que actividades para realizarse dependen de otras y finalmente que actividades pueden realizarse simultáneamente (en paralelo).

Diagramas de planeación Los tipos de relación que puede haber entre dos actividades son: Final Inicio Inicio Inicio Final Final Inicio Final Se deben realizar estimaciones de tiempo de los nodos hojas del WBS.

Matriz de tiempo Con la estimación de la duración de las actividades y el catálogo de tareas, se prosigue a la creación de una matriz del tiempo. La matriz del tiempo debe contener al menos los siguientes campos: EDT (Código de la actividad), el nombre de la actividad y la duración en días.

Matriz de tiempo La duración del tiempo puede ser estimada o fija. Se considera que un tiempo es fijo aquel que no puede realizarse en menos tiempo o que tiene que realizarse en una fecha indicada. Esta matriz del tiempo y el diagrama de planeación puede ser expresada de mejor forma y de manera conjunta con un diagrama de Gantt.

Matriz de tiempo El tiempo puede ser calculado en base a la siguiente fórmula: En donde: te = Tiempo estimado to = Tiempo optimista tm = Tiempo promedio tp = tiempo pesimista

WBS Es una técnica de planeación en la cual se puede describir y cuantificar la cantidad de trabajo a realizar. Es una estructura tipo árbol en la cual se esquematizan y jerarquizan cada una de las actividades a realizar.

WBS Es muy parecido a un organigrama con la diferencia que aquí los nodos son tareas. Se debe cumplir la regla de que todas los nodos hijos de un padre la suma de sus ponderaciones dan 100% las actividades del padre. WBS se utiliza en otras herramientas de planeación para delimitar las tareas a realizar (e.g. Microsoft Project).

WBS Con la división de actividades y subactividades logradas con el WBS, se puede planificar de mejor forma la asignación de recursos al proyecto. Las tareas de WBS llevan una numeración que indica su orden y anidamiento, muy parecido a un índice temático.

WBS Las ramas de cada árbol se les llama paquete y deben ser totalmente independientes de otros paquetes. Las actividades de mayor nivel (de preferencias todas) deben ser medibles para poder cuantificar el grado de avance. Las actividades deben presentar resultados tangibles.

Diagramas de Gantt Es un diagrama de barras en donde se grafican el tiempo y las relaciones de dependencia de cada una de las actividades del proyecto. Es un diagrama simple en el cual se puede medir de manera sencilla la curva de avance de un proyecto.

Diagramas de Gantt Fue desarrollado en 1915 por Henry L. Gantt, es un gráfico sencillo donde lo valioso es la información obtenida y procesada para llegar a él. La curva de avance se logra a través del seguimiento de las actividades del diagrama de Gantt, puede hacerse a través de una relación con el real y el obtenido.

Diagramas de Gantt A través de esta jerarquización de actividades, se pueden seguir otros métodos para la planeación de proyectos como CPM (Critical Path Method): Método de la ruta crítica. PERT (Program Evaluation Review Technique): Técnia de Evaluación y Revisión de Programas

CPM La ruta crítica determina aquel grafo el cual representa la columna vertebral de un proyecto y el cual no puede retrasarse. Las demás actividades que no forman parte de la ruta crítica pueden tener cierto tiempo de holgura sin retrasar el proyecto.

PERT La técnica PERT permite definir una red de tarea en donde cada uno de los nodos tiene asignado recursos como el tiempo, el costo, asignación de personal entre otros. Para proyectos simples se puede utilizar o no este tipo de técnicas, para proyectos grandes son extremadamente necesarios.

Microsoft Project Es una herramienta que ayuda a la administración de proyectos. Se basa en determinar una serie de actividades y tiempos para realizar una calendarización y obtener un Diagrama de Gantt u otras técnicas como PERT y CPM para levar el seguimiento de un proyecto.

Microsoft Project La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc. La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo. Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project Los recursos pueden ser distintas índoles: Grupos de Personas Equipamiento Instalaciones Costos De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.

Microsoft Project La mayoría de las relaciones son de Fin-Comienzo pero pueden ser de los otros tres tipos. Se debe tomar en cuenta que hay actividades que se deben vincular a fechas específicas. Siempre se deben de validar cada uno de las restricciones del proyecto.

Microsoft Project Se pueden tener varias vistas del proyecto, de manera predeterminada se pone el diagrama de Gantt. Para obtener el CPM se puede utilizar el Asistente para Diagrama de Gantt el cual permite especificar la ruta crítica. El avance se puede realizar con una curva del proyecto indicando objetivos cumplidos en que tiempo.

Microsoft Project Cuando se inserta un recurso se asume que existe un 100% del recurso, es decir, existe un solo recurso para el proyecto. Para asignar recursos se puede utilizar el asistente o la hoja de recursos. Existen diversos tipos de costos: por uso (que dependen del tiempo) y fijos (que son constantes en la duración del proyecto).

Microsoft Project También se pueden considerar tasas estándar y tasas por hora extra. El project nos permite recalcular tiempos, asignación de recursos e hitos cuando ocurren cambios de manera muy similar a una hoja de cálculo. La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.

Microsoft Project En donde las unidades es el % de uso de un recurso. La programación de las actividades se hace a través del condicionamiento por el esfuerzo. Es importante hacer una correcta asignación de recursos con las actividades

Microsoft Project Lo importante es llevar un control sobre el % de las actividades completadas y guiarnos con el tiempo. Se pueden realizar informes y reportes más llamativos del proyecto.

2.7 Obtener/confirmar las obligaciones o responsabilidades El proyecto diseñado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo, es necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobación de los niveles superiores. Cuando se trata de un proyecto tecnológico, éste abarca a muchas áreas estratégicas de la empresa, por lo que no seria posible si no se está de acuerdo en esos niveles.

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