Procedimientos tecnicos para la elaboración de documentos administrativos Normas, políticas, procedimientos, programas, premisas, estrategias y planes Integrantes: Jesús Abraham de la toba Irlanda Amarantha Romero Reynosa

Planeación La planeacion establece las bases determinar el elemento, riesgo y minimizarlo. La eficiencia y la ejecucion depende de una adecuada planeacion y de buenos resultados no se logran por si mismos: es nmecesario planear con anterioridad.

Elementos del concepto Objetivos: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados. Recursos alternos de accion: Es necesario determinar diversos caminos, formas de accion o estrategias, para logarar los objetivos. Eleccion: La planeacion implica determinacion, el analisis y la selección de la decisión mas adecuada. Futuro: La planeacion trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, preparase para contingencias y trazar actividades futuras.

Importancia La planeacion es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que atraves de el se preven contigencias y cambios que puede deparar el futuro y se establece las medidas necesarias para afrontarlos.

Los fundamentos basicos que marca la importancia de la planeacion son: 1-propicia al desarrollo de la empresa por medio de recursos. 2-reduce los niveles de incertidumbre que se presenta en el futuro, sin eliminar. 3-prepara a la empresa para enfrentar problemas. 4-mantiene una mentalidad futurista y positiva. 5-condiciona a la empresa el ambiente que lo rodea. 6-establece un sistema racional para la toma de decisiones. 7-reduce al minimo los riesgos. 8-las decisiones se basan en hechos y no emociones. 9- al establecer un modelo de trabajo suministra las bases por las que opera la empresa. 10- promueve la eficiencia al eliminar la improvisacion

11-promociona los elementos ara llevar a cabo el control. 12- disminuye al minimo problemas potenciales. 13- evalúa alternativas el ejecutivo. 14-la moral se eleva sustancialmente al conocer todos los miembros de la empresa donde se dirigen sus esfuerzos. 15-maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo

Premisas Las premisas son suposiciones que deben considerarse ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que se va a desarrollar el plan. Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque también pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar al desarrollo de un plan.

Naturaleza de las premisas 1. Internas: cuando se originan dentro de la empresa y puede fluir en logro de la misión. Algunas de ellas son: ausentismos, rotación del personal, accidentes, innovaciones reacciones del personal ante los sistemas de organización. 2. Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa.

Premisas externas pueden ser: A. De carácter político B. De carácter legal a)tendencias fiscales b)tendencias en la legislación. c) económicas. C. Sociales. D. Técnicas. E. Otros factores.

Estrategias Estrategia significa arte de dirigir y coordinar las acciones militares y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo. Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la competencia y la vida de la empresa en si. Son cursos de acción general –nivel estratégico. Contar con una amplia variedad de estrategias- elección adecuada.

3 etapas Al establecer estrategias se siguen 3 etapas: Determinación de los cursos de acción o alternativas: consiste en buscar el mayor numero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación. Selección de alternativas: considerar las alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de una empresa.

Políticas Se llaman políticas a los lineamientos generales que orientan la acción. Función Sirven para guiar las acciones, orientar los programas, comunicar decisiones de nivel estratégico, interpretar objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que deben orientarse el funcionamientos de la organización. Requisitos Redacción clara y orientación positiva. Ser alcanzables y medibles. Permanencia. Anticiparse al futuro. Ser de interés para la comunidad. Ser congruentes con leyes respectivas. Clasificación Políticas generales- estrategias y afectan a toda la organización. Políticas especificas-departamentales o seccionales. Económicas, servicio y sociales.

Programas Son planes específicos de acción en los que no solo se fijan objetivos y secuencia de operaciones, sino especialmente, el tiempo requerido para su ejecución. Función Los programas son alternativas de solución que deciden la secuencia en las actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización. Clasificación Programas generales: se desprenden de los planes de nivel estratégico. Programas específicos: son departamentales, sectoriales o de ambos tipos a la vez. A largo plazo: se dividen a su vez en distantes y remotos. A corto plazo: se dividen a su vez en inmediatos y mediatos-6 a 12 meses.

Aspectos de un programa Previa a la introducción se elabora una portada con los datos generales de la institución y el departamento responsable , el titulo de programas, la o las personas que colaboran y la fecha. Introducción: Se elabora con datos generales sobre el tipo de programas; sintetizado y sus razones. Diagnostico administrativo: Es la parte medular del programa, debe incluir la situación real que genera el programa y las alternativas que señalo la investigación previa. Justificación: Se anotan las razones por las que se elabora el programa y los propósitos destinados.

Aspectos de un programa Objetivos: Se detalla por escrito lo que se desea lograr con el programa, se recomienda no dividir los objetivos generales y específicos; en cambio se enuncian metas. Organización: Incluyen limites de tiempo, espacio, universo de trabajo, participantes, funciones especiales y marco de acción. Presupuesto: Se consideran recursos humanos, tecnicos y financieros para lograr las metas. Actividades: son el apartado mas extenso, en el se define con detalle que se va hacer, quienes lo harán y como y cuando se hará. Evaluación: se establece como se medirá el alcancé del programa, sea de forma en general o especifica.

Procedimientos Definición: son documentos en los cuales se señala paso por paso las actividades necesarias para realizar acciones de tipo operativo. Función: orientar la acción de personal a nivel operativo Importancia: señalar la secuencia cronológica más adecuada para obtener resultados

Los procedimientos suelen integrarse en instructivos. Requisitos: Fijarse por escrito Tener secuencia y coherencia Evitar duplicidad De preferencia manejar técnicas En los procedimientos se explica a detalle y paso por paso, las actividades necesarias para lograr un objetivo. Los procedimientos suelen integrarse en instructivos. La aplicación de procedimientos establecidos tienen como propósito simplificar el trabajo y aprovechar al máximo los recurso

Normas Definición: son señalamientos de observancia general que se establecen para orientar la conducta en sentido positivo Función: orientar las acciones del personal Importancia: señala requisitos para ejecutar las actividades

El personal de nuevo ingreso deberá ser capacitado Requisitos: fijarse por escrito darse a conocer Ejemplos.- todo el material e instrumental de cirugía deberá llevar doble envoltura La ventanilla de atención al publico deberá ser atendida con eficiencia El personal de nuevo ingreso deberá ser capacitado

Reglas Definición: son señalamientos imperativos, sujetos a sanción en caso de no ser aplicados Función: establecer medidas disciplinarias, y ordenar y fijar requisitos para el funcionamiento adecuado de la organización Importancia: asegurar el cumplimiento de acciones correctas y establecer la disciplina del personal

Requisitos: Expresar por escrito lo que conformara el reglamento Darse a conocer Asegurar su observancia Servir de control efectivo Estar acordes con las leyes respectivas La elaborar los reglamentos se deberá cuidar que no haya violaciones a la legislación Prever su aprobación jurídica

Planes Plan de rotación de vacaciones del personal de enfermería Es indispensable para calcular y distribuir al personal suplente Es muy importante intercalar los periodos vacacionales, de tal modo que no transcurra un lapso muy grande entre ellos

Plan de rotación de descanso del personal de enfermería Organiza la distribución de personal por día, se prevé el personal necesario para suplencias de sexto y séptimo día, se determina con certeza el número de personal que se necesita diariamente en los servicios

Gracias …..