Gerencia y gestión de proyectos

Gestión de Proyectos - Estadísticas Los EE.UU. gastan US$2.3 trillones en proyectos cada año, un monto equivalente a una cuarta parte del PIB de la nación. El mundo en su totalidad gasta casi US$10 trillones de sus US$40.7 trillones del PIB en proyectos de todas las clases. Mas de dieciséis millones de personas consideran a la gestión de proyectos como su profesión; en promedio, un gerente de proyecto gana en EE.UU. más de $82,000 por año. * *PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001

Gestión de Proyectos - Estadísticas Más de medio millón de nuevos proyectos de tecnología informática (IT) fueron iniciados durante el 2001, a comparación de los 300.000 del año 2000. * Autores famosos y consultores están enfatizando la importancia de la gestión de proyectos. Tom Peters escribe en su libro, Reinventing Work: the Project 50: “Para triunfar hoy en día, usted debe dominar el arte de los proyectos!” *The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”

Gestión de Proyectos - Motivación Los proyectos de TI tienen un historial terrible: Un estudio del Standish Group realizado en 1995 (CHAOS) encontró que solamente el 16.2 % de los proyectos de TI fueron exitosos y más del 31% se cancelaron antes de su terminación, costando más de US$81 billones, solamente en los EE.UU. La necesidad de proyectos de TI sigue creciendo: En el año 2000, hubo 300,000 nuevos proyectos de TI En el año 2001, se comenzaron más de 500,000 nuevos proyectos de TI

Gestión de Proyectos Ventajas de utilizar una gestión de Proyectos Formal Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos. Mejores relaciones con el cliente Tiempos más cortos de desarrollo Costos más bajos Mejor calidad y mayor confiabilidad Altos márgenes de ganancia Mejoramientos en la productividad Mejor coordinación interna Alta moral del trabajador

Proyecto “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”* * Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.

Atributos de los proyectos Propósito único Requiere recursos, a menudo de varias áreas Debe tener un responsable primario y/o cliente Involucra incertidumbre

Producto

Operaciones “Las operaciones son continuas y repetitivas.”* * Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.

Ejemplos de proyectos de TI Desarrollar un nuevo Sistema de Información Modificar un Sistema de Información existente Adquirir un Sistema de Información

Inicio de un proyecto

Dirección de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos: Procesos de inicio Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de seguimiento y control Procesos de cierre

Dirección de Proyectos Beneficios Características de la Metodología Universal: aplica a cualquier tipo de proyecto Completa: cubre todos los aspectos de un proyecto Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar

Dirección de Proyectos Beneficios Desarrollo Profesional Potenciar logro de objetivos personales Aumentar el protagonismo en la empresa Incrementar habilidades y conocimientos

Dirección de Proyectos Beneficios Crecimiento del Negocio Reducir costos Mejorar calidad (proceso y producto) Reducir plazos (en algunos casos mas ventas) Estimular el trabajo en equipo Mejorar intercambio de información y conocimientos

Dirección de Proyectos Beneficios Previsibilidad Reducción de costos Credibilidad Posicionamiento

Dirección de Proyectos La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Gestión de un proyecto

Triple restricción de un proyecto Fuente: PMBOK

Dirección de Proyectos Áreas de experiencia del equipo de dirección del proyecto. Fuente: PMBOK

Estructura de la gestión de Proyectos

Contexto dirección proyectos Interesados y Participantes

Interesados en el proyecto Interesados (Stakeholders) en el Proyecto Los stakeholders son las personas involucradas en el proyecto o que se ven afectadas por las actividades del mismo. Los stakeholders incluyen: el responsable del proyecto y el equipo del proyecto personal de apoyo usuarios proveedores opositores al proyecto

Director de Proyectos Persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Director de Proyecto Funciones Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos Construir una infraestructura de estándares, métodos, técnicas y herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad Crear un conjunto de planes detallados y la línea de base del proyecto Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto Prever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas

Director de Proyecto Funciones Asegurar los entregables conforme a los estándares de calidad contratados Administrar los cambios y asistir en la renegociación de contratos Mantener una buena relación de negocios con el cliente interno / externo Desarrollar la comunicación interna y externa Responder por las ganancias y pérdidas Administrar el día a día del proyecto

Director de Proyecto Habilidades Habilidades de comunicación: escuchar, convencer Habilidades de Organización: planeación, establecimiento de metas, análisis Habilidades para formación de equipos: empatía, motivación Habilidades de liderazgo: servir de ejemplo, tener energía, tener visión, delegar, ser positivo Habilidades para hacerle frente a las cosas: flexibilidad, creatividad, paciencia, persistencia Habilidades Tecnológicas: experiencia, conocimiento del proyecto

Oficina de dirección de proyectos La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”. En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos. La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.

Fases, procesos, áreas de conocimientos

Metodología de PM Propone Analizar situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management Definir los involucrados, roles y responsabilidades Determinar los procesos necesarios a implementar Ejecutar paso a paso los procesos determinados Acta Constitución Proyecto Enunciado Alcance Preliminar Plan de Gestión del Proyecto Productos o servicios entregables Productos o servicios entregables Aprobados Informes de Rendimiento Producto o servicio Final Lecciones aprendidas

Procesos de dirección de proyectos PRINCIPALES OBJETIVOS • Identificación Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita. Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo) • Evaluación ¿La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo) ¿Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio. • Analizar riesgos de negocio ¿Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?

Procesos de dirección de proyectos PRINCIPALES OBJETIVOS • Elaboración de la propuesta Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales • Aprobación de la propuesta Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance • Negociación y firma contrato con cliente Negociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente • Elaboración y aprobación del plan de negocios

Procesos de dirección de proyectos Principales objetivos • Autorización de un proyecto o una fase Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto • Nombramiento del director de proyecto • Lanzamiento de proyecto Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto. Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes.

Procesos de dirección de proyectos PRINCIPALES OBJETIVOS • Refinar el contenido técnico de la propuesta o del plan de negocios Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos • Elaborar el plan de gestión de proyecto Presentar el mismo como el primer entregable • Establecer una segunda línea base si es necesario / si se puede

Procesos de dirección de proyectos PRINCIPALES OBJETIVOS • Controlar las 5 áreas de conocimiento duras Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad • Reportar el avance Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo • Actualizar el plan de gestión del proyecto • Desarrollar el equipo de trabajo • Tomar las acciones correctivas necesarias

Procesos de dirección de proyectos PRINCIPALES OBJETIVOS • Evaluar el proyecto Desvíos de costos y cronograma ¿Involucrados en el proyecto satisfechos? Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro • Cerrar el proyecto Formalizar todos los avances con la firma de aceptaciones • Cerrar los subproyectos con los terceros • Reconocimiento y recompensas para el personal

Grupos de procesos y sus relaciones A mayor solapamiento, mayor riesgo!!

Resumen del Grupo de Procesos de Planificación