SISTEMA DE CODIFICACIÓN NM040201

Hemos de buscar unos CRITERIOS DE CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Hemos de buscar unos CRITERIOS DE CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. NM420201 Más adelante veremos el PR4202 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN y los procedimientos incluidos en él, que tratan sobre la elaboración, gestión y control de la documentación y de los registros.   Mientras tanto, podemos funcionar con algunas pautas generales sobre codificación que pasaremos a comentar a continuación. Hay que codificar la documentación que estamos elaborando de acuerdo a los criterios de la NM420201.

DIAGRAMA DE FLUJO Esto no significa que debamos entrar en una fiebre codificadora. Hay que hacerlo dentro de los márgenes que nos marca la norma NM420201.   Se codifican los documentos más importantes del sistema: procedimientos, métodos, normas, listados: PR, ME, NM, LI, PC, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS Manual de Calidad MC Procedimientos PR Especificaciones SP Plan de control PC Acciones inmediatas AI Normas NM Modelos / Formularios MD Métodos ME Listados LI Documentos DC

MC: MANUAL DE CALIDAD Describe el sistema de gestión de la calidad de una organización. Se concreta en actuaciones básicas mediante el Manual de Procedimientos. Y se vuelve operativo a través de: Especificaciones, Planes de control, Métodos, Normas, etc.

PR: PROCEDIMIENTO Describe los procedimientos que conforman el sistema de gestión de la calidad. Intenta describir todo aquello que alguien desconocedor del mismo debería saber para poder realizarlo.

SP: ESPECIFICACIONES Establecen los requisitos que deben cumplir los servicios, describiendo sus características, así como los procesos de prestación.

PC: PLAN DE CONTROL Establecen las características de calidad a medir en los servicios y procesos, los indicadores, objetivos, la frecuencia, medio y método de medición y sus responsables.

AI: ACCIONES INMEDIATAS Es una previsión de desviaciones que pueden surgir durante el proceso. Se indican las posibles causas de la desviación y qué acciones se deben tomar en cada caso.

ME: MÉTODOS Son procedimientos sencillos o que afectan a una actividad/persona que establecen cómo hacer determinada actividad.

LI: LISTADOS Documentos utilizados para registrar, en forma de listado, los distintos tipos de documentos, materiales, etc.

NM: NORMA Pueden ser directrices, orientaciones, criterios o modelos que deben tenerse en cuenta para realizar una actividad. También, pueden indicar cómo deben elaborarse determinadas carpetas o documentaciones, qué papeles u hojas deben contener, etc. Aportan siempre PAUTAS de cualquier tipo para ejecución de una actividad, en muchas ocasiones van acompañadas de algún formulario y se codifican según: NMXXYYZZ Ejemplos: Criterios a seguir en las reuniones de evaluación, guía para elaborar programaciones...

DC: DOCUMENTOS Son informes, guías, textos o documentos singulares del centro (Misión, Plan Anual...), es decir, se pueden identificar porque son únicos. Un documento puede ser interno o externo. Los documentos se identifican de dos maneras: por su título y versión vigente o por una codificación que se le asigne (DCXXYYZZ). Ejemplos: PEC, PCC, Misión, Plan Anual, Programación...

MD: MODELO / FORMULARIO El formulario se codifica MDXXYYZZ y es un documento para ser cumplimentado, un documento “vacío” (plantilla), con huecos para rellenar, sobre el que se escribe generando diferentes registros. La norma establece las pautas a seguir y el formulario permite cumplimentar algún tipo de documento siguiendo dichas pautas. Ejemplos: cuaderno del profesor, documento base para la programación, encuestas, etc.

MD: REGISTROS Hay una serie de documentos, de formularios, que sirven para recoger información, datos o resultados de las actividades. Demuestran que una actividad se ha llevado a cabo, en qué condiciones, bajo qué responsabilidad, con qué resultados, etc. Cuando un MD está cumplimentado se convierte en “Registro” que es archivado por el responsable durante un período determinado. .

DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO SEGÚN ISO 9.000 MANUAL DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCCIONES OPERATIVAS REGISTROS DE LA CALIDAD

REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO 9.001 LA NORMA ISO9001 ESPECIFICA LOS REQUISITOS PARA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA DAR CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS DEL CLIENTE. 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación 7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Compras 7.5 Producción y prestación del servicio 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidades, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la dirección 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medición 8.3 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo

Se concreta en actuaciones básicas mediante: REQUISITOS DE CALIDAD SISTEMA DE CALIDAD ESQUEMA OPERATIVO Se reflejan en: MANUAL DE CALIDAD (MC) MC ESPECIFICACIONES (SP) SP 740101 PLANES CONTROL (PC) PC 740101 Se concreta en actuaciones básicas mediante: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (PR) A. INMEDIATAS (AI) AI 740101 Se vuelve operativo a través de: PR 7401 NORMAS (NM) NM 740101 MODELOS (MD) MD 740101 EJEMPLO NM 74 01 01 MÉTODOS (ME) ME 740101 Tipo documento (NORMAS) Nº del Requisito Nº del PR Nº del documento LISTADOS (LI) LI 740101 DOCUMENTOS (DC) DC 740101

EJEMPLO: 7.4 COMPRAS PR7401 Compras PR7402 Verificación de Compras NM740101 Fechas para Compras NM740102 Condiciones para la Solicitud de Ofertas ME740101 Fases y Método de Compras MD740101 Propuesta de Pedido MD740102 Hoja de Pedido MD740103 Solicitud de Oferta MD740104 Informe de Valoración de Ofertas LI740101 Listado de Materiales del Centro    PR7402 Verificación de Compras MD740201 Registro de verificación de compras Albaranes Facturas   PR7403 Selección y evaluación de proveedores LI740301 Listado de Proveedores MD740301 Informe de Evaluación de Proveedores MD740302 Informe de Control MD740303 Comunicación de Proveedor Aceptado MD740304 Comunicación de Derogación Proveedor Aceptado