Fundamentos de la Gestión de Proyectos Segunda Parte

Agenda Repasar las Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto Repasar las características claves de la Fase de Estructuración Identificar las actividades y características especiales del PM en la Fase de Planificación

permite Analizar y Elaborar Repaso de la sesión anterior... Fase Inicial que permite Analizar y Elaborar el Proyecto Estructuración Planificación Ejecución Control Cierre

Con las siguientes Actividades estratégicas Identificar los requisitos Identificar los Interesados (Stakeholders) Elaborar el Documento del Proyecto (Acta de Proyecto) Realizar Estudio de Factibilidad Elaborar la presentación Institucional

Debiendo volcar los siguientes Elementos al Acta del Proyecto Objetivos del Proyecto Beneficios al Negocio Descripción del Alcance (Scope Statement) Entregables Identificados (Modelo OEP) Plan del Proyecto a Alto Nivel Equipo del Proyecto necesario Matríz de Roles y Responsabilidades Opcionalmente...Matríz de Perfiles y Habilidades requeridos.

Ciclo de Vida de un Proyecto Estructuración Planificación Fase que permite detallar y estimar el Proyecto Control Cierre Ejecución

¿En qué consiste la Fase de Planificación? En la elaboración del denominado: Plan de Gestión del Proyecto Para ello, utiliza el enfoque de “la Triple Limitación”

Triple Limitación (Restricción) -Idoneidad para el uso -Cumplimiento de requerimientos Alcance / Calidad Tiempo Costo

Y la ejecución de los siguientes Procesos: Gestión del Alcance, mediante: La planificación del Alcance y la creación del EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) utilizando el Modelo OEP Gestión del Tiempo, mediante: La elaboración del diagrama de Red y La Construcción del Cronograma Gestión del Costo (Presupuesto), mediante: La elaboración del presupuesto detallado

¿En qué consiste la Planificación del Alcance? En la elaboración del OEP Entregable 1.1 Entregable 1 Objetivo 1 Entregable 1.2 Entregable 2 Objetivo 2 Entregable 3.1 Entregable 3 Objetivo 3 Entregable 4 Entregable 3.2 Entregable 5 Entregable 3.3

Y luego, en la construcción del EDT o WBS Que consiste en el desglose de todos los entregables hasta el nivel más bajo que se denominan “paquetes de trabajo” Es programable Es asignable Es controlable

Consideraciones claves para un EDT o WBS exitoso Que el objeto (entregable) o “paquete de trabajo” contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto retocada) Que cada “paquete de trabajo” no se extienda más de dos reuniones de trabajo (avance) Que cada “paquete de trabajo” esté asociado siempre a un entregable del proyecto

¿Cómo se vería un WBS? Otra forma de elaborarlo: 1 Entregable A Exposición X Invitaciones Stand Presentación .... Lista Inicial Invitados Invitación Electrónica Confirmación Telefónica Lista Final Texto de la Logo escaneado Fotos digitaliz. 1 Entregable A 2 Entregable B 2.1 Entregable B.1 2.2 Entregable B.2 Otra forma de elaborarlo:

Comentarios Adicionales El PM es responsable de costear, entregar y controlar los “paquetes de trabajo” Cada “paquete de trabajo” podrá ser subdividido por el equipo de trabajo en otros paquetes o tareas

¿En qué consiste la la Gestión del Tiempo? En la elaboración del denominado: DIAGRAMA DE RED: que permitirá relacionar las tareas del proyecto y descubrir el camino crítico y CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitirá llevar las tareas del proyecto a la vida real asociándole fechas, recursos y dependencias de cada tarea

Construcción del Diagrama de Red Duración de una tarea = Esfuerzo / Cantidad D COMIENZO FIN 6 5 B 7 F A C E G 4 8 H Cada burbuja representaría una tarea

Descubrimiento del Camino Crítico Holgura: tiempo de atraso en inicio de las tareas sin afectar el camino crítico 8 5 7 8 4 C E G H A COMIENZO FIN 7 5 D F 6 Denotaría el camino más largo de la red con la menor duración del Proyecto B

Logrando, de esta manera... Obtener la duración total del Proyecto Detectar la toma de decisiones estratégicas en la Fase de Estructuración Identificar el conjunto de acciones que se podrían ejecutar en paralelo (conocido como técnica de Fast-Tracking) Identificar las acciones del Camino Crítico que necesitaran mayor cantidad de recursos (conocido como técnica de Crashing)

Tipos de Estimaciones Bottom-Up Análoga o Top-Down Cuando se conoce la cantidad Paramétrica (precio*cantidad) Optimista Pesimista Más probable Pert (c/tres estimaciones) =(O + 4M + P) / 6 Para determinar Convergencia de caminos Simulación de Montecarlo

Ventajas y Desventajas de los tipos de Estimaciones Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor esfuerzo Top-Down Es el más rápido Puede resultar inexacta sin la experiencia adecuada Paramétrica Se anticipa el costo por línea de código, pantallas o puntos de función Requiere conocimiento previo por proyecto parecido PERT Se puede obtener fácilmente la desviación estándar (=P-O)/6 Requiere profesionalismo y honestidad

¿Cómo hacer una estimación de esfuerzo exitosa? Utilizando rangos Documentando todos los supuestos de la estimación 20 días con un 75% 25 días con un 25% Estableciendo un nivel de confianza de la estimación Permitiendo que participe Consultando al responsable de ejecutar la tarea Reconociendo que la estimación no es una Negociación Esf= Hs hombre TT= Hs hom / Recursos Utilizando los conceptos de “Esfuerzo” y “Tiempo transcurrido” Utilizando el “Profesionalismo”, la “Honestidad” y el “Conocimiento Previo”

Recordar siempre... Que una estimación es buena en la medida que: Sea auditable (verificable) Sea sincera (sin poner colchones porque sí) Sea confiable (dependiente de supuestos que se encuentren documentados)

Existen tres niveles de exactitud en las estimaciones De Orden de Magnitud -25% +75% Estructuración De Presupuesto -10% +25% Planificación Definitiva -5% +10%

Y por último, elaborar el Cronograma Que significa asignar las tareas a recursos y calendarizarlas A B D DIA 0 3 6 9 12 C RECURSO 4 4 2 2 1 1 3 3 1 1 1

¿De qué manera construir el Cronograma? Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del producto, feriados, etc) Definiendo y documentando las variables básicas del calendario de trabajo: Cuántos días por semana se trabaja en el proyecto Horario – Tiempos dedicados al almuerzo Vacaciones, Eventos de la Organización, etc Validando la disponibilidad de recursos Asignando los recursos a las actividades Nivelando los recursos

La ejecución ordenada de los pasos, permitirá obtener: Un Plan del Proyecto sólido y consistente La definición detallada del Alcance del Proyecto, aplicando el Modelo OEP La compra del Plan del Proyecto por parte del Equipo La posibilidad de justificar la inclusión de cada tarea en el Plan del Proyecto