Secretaría de Prensa y Comunicaciones Informe de Gestión 2008 - 2011 Resumen de gestión Situación de recursos Reglamentos y manuales Concepto general

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión Creada mediante Decreto No. 00259 del 15 de octubre de 2008, modificó la hasta entonces Oficina Asesora de Prensa. Se incorporó la Dirección de Imagen Corporativa.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión No cuenta con presupuesto propio. Los recursos son gestionados ante la Secretaría General, dependencia que adelanta los procesos contractuales según las necesidades de la Secretaría de Prensa y Comunicaciones. A nivel operativo, la Secretaría orienta sus actividades a generar y mantener una dinámica informativa permanente sobre la gestión de la Administración Departamental. Comunicación externa e interna. Se creó la Política de Comunicación de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión y Control.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión A. Comunicación externa Comunicados de Prensa. Diariamente se elabora un mínimo de dos comunicados. Son enviados por e-mail a una base de datos de periodistas integrada por aproximadamente 500 medios nacionales y de provincia. Periódico Institucional. Se editan 2 mil ejemplares en blanco y negro. Inicialmente tuvo periodicidad semanal pero debido a situaciones de tiempo, su periodicidad se vio alterada. Se distribuye según base de datos, por correo certificado.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión A. Comunicación externa Publicaciones especiales. Se editaron tres revistas institucionales. Esta revista no tiene costo para el Departamento, se comercializa mediante publicidad por una firma externa. El contenido es editado por la Secretaría de Prensa y Comunicaciones. Informes de radio. Diariamente en la mañana y en la tarde se emiten vía telefónica los comunicados de prensa, a varias emisoras de provincia y algunas de Bogotá. Éstos se acompañan de declaraciones pregrabadas.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión A. Comunicación externa Distribución de material gráfico y de video. Se entregan en forma permanente fotografías y material de video con los eventos de la Administración, como apoyo a la información divulgada y a los diversos medios.   Programas de televisión. Se emitió el programa institucional “Cundinamarca, corazón de Colombia”, por Canal 13, Señal Colombia y Canal Capital. Se retransmiten a través de 32 canales de los sistemas de cable comunitarios. El programa es realizado por una firma externa contratada para tal fin, bajo la supervisión de la Secretaría.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión A. Comunicación externa Programa de radio. En transmisión simultánea por 62 emisoras comunitarias y comerciales con una audiencia promedio de 400 mil personas, se abre un canal de contacto directo entre el Gobernador con la comunidad. Se reciben mensajes de texto y correos electrónicos. Inicialmente se transmitió una vez a la semana y posteriormente debido al alto número de llamadas se amplió a dos veces semanales. Se origina desde una emisora en Bogotá.   Canal de televisión. Espacio creado por la Gobernación para divulgar gestión institucional. Informa a su vez números de contacto para que la comunidad mantenga comunicación directa con la Administración. El canal se encuentra en prueba llegando a 45 municipios.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión A. Comunicación externa Página web www.cundinamarca.gov.co La Secretaría de Prensa y Comunicaciones es la responsable de actualizar diariamente y en forma constante la página principal del portal de la Gobernación de Cundinamarca. - Boletines de prensa - Periódico institucional Banner de eventos, según políticas de actualización Participación activa del Comité de Gobierno en Línea Se expidió la Política Editorial y de Actualización de la Web, en conjunto con la Secretaría de Conectividad  

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión B. Comunicación interna Monitoreo de prensa. Diariamente se elabora un resumen sobre las principales noticias registradas por los medios de comunicación relacionadas con Cundinamarca. El resumen es enviado al Gobernador y al Gabinete Departamental vía mail.   Imagen Corporativa. Se diseñaron los nuevos formatos de papelería para cada entidad departamental de acuerdo con la nueva imagen corporativa, tema que se divulgó vía mail y mediante circulares a fin de promover su posicionamiento y correcto uso. Así mismo se definieron parámetros a tener en cuenta por parte de todas las entidades de la Administración para sus publicaciones, siempre bajo la supervisión de la Secretaría de Prensa y Comunicaciones.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión B. Comunicación interna Plan de Comunicación Interna. Se diseñó y puso en operación el plan de comunicación interna para la Sede Administrativa Departamental, el cual no existía. Como parte del Plan se asumió el manejo de las carteleras internas bajo unos lineamientos definidos a fin de organizarlas y promover el uso adecuado de las mismas. Igualmente se implementó un boletín interno electrónico que circula una vez a la semana con noticias de interés para los funcionarios, y se habilitó el correo “Información general” a fin de crear un único correo para divulgar información de interés para los servidores, la cual no se relaciona con gestión departamental.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión C. Logros de la gestión La Gobernación de Cundinamarca a través de la Secretaría de Prensa y Comunicaciones se ha posicionado como fuente de información y hace parte de la agenda diaria de los medios de comunicación. A esto se suma que el Gobernador es reconocido no sólo por su labor, sino como líder de opinión por parte de los medios y de la opinión calificada. Lo anterior gracias a la acogida que han tenido los diversos productos: - Programa de radio, con el cual se logra la solución a necesidades de los ciudadanos. - Implementación del Plan de Comunicación Interno, que se encuentra en su posicionamiento y requiere de un mayor trabajo de socialización entre los servidores para que conozcan sus alcances, ventajas y beneficios.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión C. Situación actual Las actividades ejecutadas o en ejecución, han sido contratadas a través de la Secretaría General: Impresión del Periódico Institucional: La impresión del periódico se realiza en la Editorial La Unidad. Producción programas de televisión: Se encuentra en ejecución, para un total de 24 programas. A la fecha se han editado 17 y se estima finalizar el contrato antes del 31 de diciembre.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión C. Situación actual Las actividades ejecutadas o en ejecución, han sido contratadas a través de la Secretaría General: Emisión del programa de televisión: Contratos adelantados con Canal 13, Canal Capital y Señal Institucional, para la divulgación de los programas de televisión. Programa radial: Contratos con una emisora de Bogotá para originar el programa y con emisoras comunitarias y comerciales para transmisión.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 1. Resumen de gestión C. Situación actual Las actividades ejecutadas o en ejecución, han sido contratadas a través de la Secretaría General: Monitoreo de prensa. Se adelanta a través de la empresa Siglo Data, contrato que vence el próximo 29 de diciembre. Canal de televisión. Contrato para servicio de distribución de contenido audiovisual procedente de satélite para sistemas de cable. Plan de compras: Se pasó a la Secretaría General un proyecto de plan de compras para el próximo año.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 2. Situación de recursos A. Financieros Esta Secretaría no cuenta con presupuesto propio por ende no ejecuta recursos. La Secretaría General dispone recursos y adelanta procesos de contratación de acuerdo a los requerimientos y necesidades de prensa. B. Bienes muebles e inmuebles Cada funcionario cuenta con un inventario individual registrado en la Dirección de Bienes de la Secretaría General.

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 2. Situación de recursos C. Humanos Fin de gestión: Con la transformación a Secretaría de Prensa y Comunicaciones la planta actual es: Secretario de Despacho Director operativo Asesores: Tres Dos vacantes, uno asignado. Profesionales Universitarios 2 provisionales. 1 en carrera (periodo de prueba) Técnicos 3 en carrera administrativa. 3 provisionales. 1 en carrera administrativa (periodo de prueba) Auxiliares Administrativos 1 en carrera administrativa. Conductor mecánico Inicio de gestión: Se encontró una planta de 17 servidores del siguiente modo: Jefe de oficina Profesionales universitarios: 1 en carrera administrativa. En comisión en otra dependencia. 3 provisionales Técnicos: 3 en carrera administrativa Auxiliares administrativos: 2 en carrera administrativa Secretaria ejecutiva 1 en carrera administrativa. En comisión en otra dependencia. Conductor mecánico: Uno en carrera administrativa Uno en carrera, comisionado a Prensa por Secretaría General Contratistas Dos personas (Fotógrafo y diseñador)

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 3. Reglamentos y manuales Manual de Imagen y los respectivos decretos Líneas y políticas estratégicas de comunicación Política de comunicación del Departamento Sistema Integrado de Gestión de Calidad Caracterización del Proceso de Comunicaciones 10 procedimientos asociados / documentados

Secretaría de Prensa y Comunicaciones 4. Concepto general La Secretaría de Prensa y Comunicaciones se presenta hoy como una dependencia fortalecida con alto reconocimiento entre los medios de comunicación por la labor de divulgación permanente adelantada.   A nivel administrativo, requiere un mayor fortalecimiento de profesionales en el área periodística y diseño gráfico, como también la nivelación de funcionarios que desarrollan funciones de tipo profesional, pero no son nombrados como tal. Así mismo se requiere actualización tecnológica no sólo en equipos, sino en programas de diseño y edición que permita modernización para el desarrollo de diversas actividades.

Gracias Secretaría de Prensa y Comunicaciones ¡Comunicación es transparencia! Gracias