Estructura, Integración y Alcance en la Administración de Proyectos Tecnológico de Monterrey Estructura, Integración y Alcance en la Administración de Proyectos Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Objetivos del Módulo Conocer la Estructura [Framework] de la Administración de Proyectos Identificar y entender los procesos requeridos para la Integración de los diferentes elementos de un proyecto, y la administración del Alcance del Proyecto. 2 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Contenido ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Introducción Tecnológico de Monterrey Contenido ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Introducción Propósito de la Guía (PMBOK-2004) ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es la Administración de Proyectos? Estructura del PMBOK Áreas de especialización Contexto de la Administración de Proyectos Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto 3 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Contenido …cont. NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Tecnológico de Monterrey Contenido …cont. NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Procesos de la Administración de Proyectos Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Interacciones de los procesos 4 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Contenido …cont. ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Tecnológico de Monterrey Contenido …cont. ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Introducción Procesos de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Control Integrado de Cambios 4.7 Cerrar Proyecto 5 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Contenido …cont. ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Introducción Tecnológico de Monterrey Contenido …cont. ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Introducción Procesos del Alcance del Proyecto Planeación del Alcance [Scope Planning] Definición del Alcance [Scope Definition] Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) [WBS, Work Breakdown Structure] Verificación del Alcance [Scope Verification] Control del Alcance [Scope Control] BIBLIOGRAFÍA 6 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Introducción El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es la suma de conocimientos con la cual trabaja la profesión de la Administración de Proyectos. 7 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Project Management Body of Knowledge (PMBOK) El PMBOK identifica y describe el conjunto de conocimientos en Administración de Proyectos. 8 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont. Es reconocido como una buena práctica y proporciona puntos de vista generales. 9 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont. Promueve un lenguaje común para discutir, escribir y aplicar la Administración de Proyectos. 10 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ejercicio #1 ¿Qué es un proyecto? Respuesta: 11 Tecnológico de Monterrey Ejercicio #1 ¿Qué es un proyecto? Respuesta: 11 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ejercicio #2 ¿Qué son las operaciones? Respuesta: 12 Tecnológico de Monterrey Ejercicio #2 ¿Qué son las operaciones? Respuesta: 12 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey ¿Qué es la Administración de Proyectos? La Administración de Proyectos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a una serie de actividades; para cumplir con los requerimientos de los proyectos. 13 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey ¿Qué es la Administración de Proyectos? … cont. Involucra la aplicación e integración de los procesos de iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control; y de cierre. 14 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

las partes involucradas o interesadas [Stakeholders] la Ética Tecnológico de Monterrey ¿Qué es la Administración de Proyectos? … cont. Considera a las partes involucradas o interesadas [Stakeholders] la Ética 15 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Procesos de la Administración de Proyectos Tecnológico de Monterrey Procesos de la Administración de Proyectos 16 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Notas 17 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Escriba, dentro de los cuadros, los nombres de los Procesos de la Administración de Proyectos Ejercicio #3 18 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Atributos de los Proyectos Tecnológico de Monterrey Atributos de los Proyectos Propósito único Temporal Necesita recursos frecuentemente de otras áreas Debe tener un patrocinador principal [Sponsor] y un cliente Involucra riesgos e incertidumbre 19 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

La Triple Restricción 20 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Estructura del PMBOK Secciones Estructura Tecnológico de Monterrey Estructura del PMBOK Secciones Estructura Norma para la Administración de Proyectos de un Proyecto Áreas de conocimiento 21 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Términos y visión general Tecnológico de Monterrey Estructura del PMBOK …cont. Sección I: Estructura Términos y visión general Organización y ciclo de vida de los proyectos 22 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Grupos de procesos Estructura del PMBOK …cont. Tecnológico de Monterrey Estructura del PMBOK …cont. Sección II: Norma para la Administración de Proyectos de un Proyecto Grupos de procesos 23 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Estructura del PMBOK …cont. Tecnológico de Monterrey Estructura del PMBOK …cont. Sección III: Áreas de conocimiento 24 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y las actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos. 25 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto con éxito. 26 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Áreas de conocimiento …cont. La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. 27

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado. 28 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos para determinar la política, los objetivos y las responsabilidades relacionadas la calidad. 29 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen los miembros del equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. 30 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto. 31 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación y análisis de los riesgos; las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto. 32 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Áreas de conocimiento …cont. La Gestión de la Procuración del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. 33 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Áreas de conocimiento 34 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Áreas de especialización (Expertise) Tecnológico de Monterrey Áreas de especialización (Expertise) 35 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Ejercicio #4 Enliste 5 áreas de especialización (Expertise) de los gerentes de proyectos 36 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Notas 37 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Programas y su administración Portafolios y su administración Tecnológico de Monterrey Contexto de la Administración de Proyectos Programas y su administración Portafolios y su administración Subproyectos Oficina de administración de proyectos (PMO) 39 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Relaciones de los Portafolios, con los Programas y con los Proyectos Tecnológico de Monterrey Relaciones de los Portafolios, con los Programas y con los Proyectos 40 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Oficina de administración de proyectos (PMO) Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. 41 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto Tecnológico de Monterrey Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto Ciclo de vida del proyecto Partes involucradas / interesadas [Stakeholders] Influencias organizacionales 42 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ciclo de Vida del Proyecto Tecnológico de Monterrey Ciclo de Vida del Proyecto 43 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ciclo de Vida del Proyecto Tecnológico de Monterrey Ciclo de Vida del Proyecto 44 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ciclo de Vida del Proyecto Tecnológico de Monterrey Ciclo de Vida del Proyecto 45 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Ciclo de Vida del Proyecto Tecnológico de Monterrey Ciclo de Vida del Proyecto 46 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Stakeholders 47 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Stakeholders Personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto; o cuyos intereses pueden verse afectados o beneficiados como resultado de la ejecución del proyecto. 48 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Influencias Organizacionales Tecnológico de Monterrey Influencias Organizacionales Generalmente, los proyectos son parte de una organización, la cual es mayor que el proyecto. Algunos ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones profesionales. 49 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Estructura Organizacional Tecnológico de Monterrey Estructura Organizacional 50 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización funcional Tecnológico de Monterrey Organización funcional 51 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización por Proyectos Tecnológico de Monterrey Organización por Proyectos 52 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización matricial débil Tecnológico de Monterrey Organización matricial débil 53 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización matricial balanceada Tecnológico de Monterrey Organización matricial balanceada 54 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización matricial fuerte Tecnológico de Monterrey Organización matricial fuerte 55 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Organización compuesta Tecnológico de Monterrey Organización compuesta 56 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas. 57 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y Control Cierre Tecnológico de Monterrey Procesos de la Administración de Proyectos Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y Control Cierre 58 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Procesos de la Administración de Proyectos Tecnológico de Monterrey Procesos de la Administración de Proyectos 59 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Tecnológico de Monterrey Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos 60 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont. Tecnológico de Monterrey Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont. 61 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont. Tecnológico de Monterrey Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont. 62 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Límites de los Proyectos Tecnológico de Monterrey Límites de los Proyectos 63 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Interacción de Grupos de Procesos Tecnológico de Monterrey Nivel de Actividad Inicio Terminación Tiempo Proceso de inicio de planeación de ejecución de cierre de control Interacción de Grupos de Procesos 64 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Notas 65 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO 66

Estructura de la Administración de la Integración del Proyecto 67

Introducción La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de la gestión de proyectos. 68

Gestión de la Integración del Proyecto Incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para concluir el proyecto. 69

Integración del Proyecto La integración, en el contexto de la dirección de un proyecto, consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas. 70

Procesos de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 71

Procesos de la Integración del Proyecto … cont. 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Control Integrado de Cambios 4.7 Cerrar Proyecto 72

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 73

Acta de Constitución del Proyecto Un iniciador o patrocinador, externo a la organización del proyecto, a un nivel apropiado para la financiación del proyecto, emite el acta de constitución del proyecto. 74

Figura 4-3. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas 75

Entradas Contrato (cuando corresponda) es una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo. El enunciado del trabajo (SOW) es una descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. 76

Factores Ambientales de la Empresa Entradas Factores Ambientales de la Empresa Cultura y estructura de la organización o empresa Normas gubernamentales o industriales Bases de datos comerciales Sistemas de información de la gestión de proyectos 77

Procesos y procedimientos de la organización. Entradas Activos de los Procesos de la Organización Procesos y procedimientos de la organización. Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y recuperar información. 78

Herramientas y Técnicas Métodos de Selección de Proyectos Métodos de medición de beneficios, que son enfoques comparativos, modelos de calificación, contribución de beneficios o modelos económicos. Modelos matemáticos que usan algoritmos de programación lineal, no lineal, dinámica, entera o de objetivos múltiples. 79

Metodología de Dirección de Proyectos Herramientas y Técnicas Metodología de Dirección de Proyectos Define un conjunto de Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos, sus procesos relacionados y las funciones de control relacionadas; que se consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. 80

Herramientas y Técnicas Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) Conjunto de herramientas disponibles dentro de la organización e integradas en un sistema. Sirve para respaldar la generación de un acta de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar el documento aprobado. 81

Herramientas y Técnicas Juicio de Expertos Juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria u otras; según resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo. 82

Documento que autoriza formalmente un proyecto. Salidas Acta de Constitución del Proyecto Documento que autoriza formalmente un proyecto. Confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto. 83

4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) 84

El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto 85

Restricciones del proyecto Suposiciones del proyecto El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont. Restricciones del proyecto Suposiciones del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos definidos al inicio Hitos del cronograma 86

El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont. EDT (WBS) inicial Estimación de costos de orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación 87

Figura 4-4. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Entradas, Herramientas y Salidas 88

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto. 89

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto … cont. Este proceso da como resultado un plan de gestión del proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto. 90

Figura 4-5. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y salidas 91

PMIS El sistema de gestión de la configuración es un subsistema del sistema de información de la gestión de proyectos general. Incluye el proceso para presentar los cambios propuestos 92

PMIS … cont. El sistema de control de cambios es un conjunto de procedimientos formales documentados que definen cómo se controlan, se cambian y se aprueban los productos entregables y la documentación del proyecto. Es un subsistema del sistema de gestión de la configuración. 93

Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas 94

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Requiere que el director del proyecto y el equipo del proyecto realicen varias acciones para ejecutar el plan de gestión del proyecto y cumplir con el trabajo definido en el enunciado del alcance del proyecto. 95

Requiere la implantación de: Acciones correctivas Acciones preventivas 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto … cont. Requiere la implantación de: Acciones correctivas Acciones preventivas Solicitudes de reparación de defectos 96

Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas 97

Entregables (Deliverables) 98

Notas 99

Notas 100

Información sobre el Rendimiento del Trabajo 101

Notas 102

Notas 103

4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 104

Figura 4-7. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas 105

Gestión del Valor Ganado Mide el rendimiento del proyecto a medida que avanza desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del proyecto. Proporciona un medio para hacer una proyección del rendimiento futuro sobre la base del rendimiento pasado. 106

4.6 Control Integrado de Cambios 107

Incluye las siguientes actividades: 4.6 Control Integrado de Cambios Incluye las siguientes actividades: Identificar un cambio que debe producirse o que ya se ha producido. Influir sobre los factores que podrían sortear el control integrado de cambios, de forma que solamente se implementen los cambios aprobados. Revisar y aprobar los cambios solicitados. 108

4.6 Control Integrado de Cambios Incluye: … cont. Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan, mediante la regulación del flujo de cambios solicitados. 109

Incluye las siguientes actividades: … cont. 4.6 Control Integrado de Cambios Incluye las siguientes actividades: … cont. Mantener la integridad de las líneas base habilitando sólo los cambios aprobados para su incorporación dentro de los productos o servicios del proyecto. Mantener actualizada la documentación de configuración. 110

4.6 Control Integrado de Cambios Incluye las siguientes actividades: … cont. Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas. 111

4.6 Control Integrado de Cambios Incluye las siguientes actividades: … cont. Controlar y actualizar los requisitos del alcance, costo, presupuesto, cronograma y calidad; basándose en los cambios aprobados, mediante la coordinación de cambios durante todo el proyecto. 112

Documentar el impacto total de los cambios solicitados. 4.6 Control Integrado de Cambios Incluye las siguientes actividades: … cont. Documentar el impacto total de los cambios solicitados. Validar la reparación de defectos. Controlar la calidad del proyecto según las normas 113

Identificación de la Configuración. 4.6 Control Integrado de Cambios Algunas de las actividades de gestión de la configuración incluidas en el proceso de control integrado de cambios son: Identificación de la Configuración. Contabilidad del Estado de la Configuración. Verificación y Auditoría de la Configuración. 114

Figura 4-8. Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas 115

Procedimiento de Cierre Administrativo 4.6 Control Integrado de Cambios Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto: Procedimiento de Cierre Administrativo Procedimiento de Cierre del Contrato 116

Proceso: Control Integrado de Cambios 117

4.7 Cerrar Proyecto 118

119

Procedimiento de Cierre Administrativo Este procedimiento describe en detalle todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del proyecto y de los demás interesados involucrados en la ejecución del procedimiento de cierre administrativo del proyecto. 120

Se realiza cuando el proyecto termina Cierre Administrativo Se realiza cuando el proyecto termina También puede realizarse cuando el proyecto se suspende antes de completar los entregables, o incluso para finalizar alguna de sus fases 121

Diferencias Cierre Administrativo y Cierre de Contratos Todos los contratos SIEMPRE deben cerrarse antes que el proyecto. Al finalizar cada contrato, el Director del Proyecto debe realizar una auditoria de las adquisiciones, cerrar administrativamente cada contrato y después cerrar administrativamente el proyecto cuando TODO el proyecto esté completado 122

Procedimiento de Cierre del Contrato Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto Y para definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del proyecto 123

Todos los proyectos deben cumplir con este proceso. Cierre del Contrato Todos los proyectos deben cumplir con este proceso. No importan las circunstancias por las que se haya detenido, o que el proyecto esté terminado. Si el proyecto involucraba contratos, éstos deben cerrarse antes del cierre administrativo 124

Notas 125 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 126

Introducción La Administración del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y lo que no está incluido en el proyecto. 127

Procesos del Alcance del Proyecto 128

Project Scope Management 129

Planificación del Alcance del Proyecto [5.1 Scope Planning] 130

Planificación del Alcance del Proyecto 131

Planificación del Alcance del Proyecto [5.1 Scope Planning] Consiste en crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto. Incluye la creación y definición de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). [Work Breakdown Structure (WBS)] 132

[5.1 Scope Planning] .1 Inputs .1 Enterprise environmental factors 133

[5.1 Scope Planning] .1 Inputs .2 Organizational process assets 134

[5.1 Scope Planning] ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO .1 Inputs .3 Project charter ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO 135

136

137

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) [5.1 Scope Planning] .1 Inputs .4 Preliminary project scope statement Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) Proceso de desarrollar un enunciado del alcance del proyecto, de carácter preliminar, que ofrezca una descripción del alcance de alto nivel. 138

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO [5.1 Scope Planning] .1 Inputs .5 Project Management plan PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o más planes de gestión subsidiarios y otros documentos de planificación 139

JUICIO DE EXPERTOS [5.1 Scope Planning] .2 Tools and Techniques .1 Expert Judgment JUICIO DE EXPERTOS 140

[5.1 Scope Planning] .2 Tools and Techniques .2 Templates, forms, standards PLANTILLA Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar información y datos. Las plantillas suelen basarse en documentos creados durante proyectos anteriores. Y pueden reducir el esfuerzo necesario para realizar un trabajo y aumentar la consistencia de los resultados. 141

Plan de Gestión del Alcance del Proyecto [5.1 Scope Planning] .3 Outputs .1 Project Scope Management plan Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Documento que describe cómo se definirá, desarrollará y verificará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. Sirve de guía para saber cómo el equipo de dirección del proyecto gestionará y controlará el alcance del proyecto. Es un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto o una parte de él. 142

Definición del Alcance del Proyecto [5.2 Scope Definition] 143

Definición del Alcance del Proyecto 144

Definición del Alcance del Proyecto [5.2 Scope Definition] La definición del enunciado del alcance es una componente clave para el éxito del proyecto. Durante la planificación, se define y se describe con mayor detalle, debido a que se cuenta con mayor información relativa al proyecto. 145

Definición del Alcance del Proyecto …cont. Las necesidades, deseos y expectativas de los “Stakeholders” se analizan en este proceso y se traducen a requerimientos. El equipo del proyecto y otros “Stakeholders”, con conocimiento adicional, pueden preparar y realizar el análisis de restricciones y suposiciones para asegurar que estén completas. 146

Definición del Alcance Entradas Activos de los procesos de la organización Acta de constitución del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Solicitudes de cambio aprobadas 147

Definición del Alcance Herramientas y Técnicas Análisis del producto Identificación de alternativas Juicio de expertos Análisis de los interesados [Stakeholders] 148

Salidas Definición del Alcance Enunciado del Alcance del Proyecto Cambios solicitados Juicio de expertos Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones) 149

Notas 150

Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) [ 5.3 Create WBS (Work Breakdown Structure) ] 151

Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 152

WBS (Work Breakdown Structure) Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) La WBS es una descomposición jerárquica, orientada a los entregables del proyecto, de los trabajos que ejecutará el equipo de trabajo para crear los productos requeridos. 153

WBS (Work Breakdown Structure) Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) La WBS organiza y define el alcance total del proyecto, mediante la subdivisión del trabajo en piezas más pequeñas y manejables. En cada nivel inferior de la estructura se tiene un incremento en el detalle de los trabajos del proyecto. 154

WBS (Work Breakdown Structure) Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) A los trabajos incluidos en el nivel más bajo de la WBS se les denomina paquetes de trabajo [work packages]; los cuales pueden ser programados, estimados sus costos, monitoreados y supervisados. 155

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WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define Requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support 159

Basic Principles for Creating WBSs* 1. A unit of work should appear at only one place in the WBS. 2. The work content of a WBS item is the sum of the WBS items below it. 3. A WBS item is the responsibility of only one individual, even though many people may be working on it. 4. The WBS must be consistent with the way in which work is actually going to be performed; it should serve the project team first and other purposes only if practical. 5. Project team members should be involved in developing the WBS to ensure consistency and buy-in. 6. Each WBS item must be documented to ensure accurate understanding of the scope of work included and not included in that item. 7. The WBS must be a flexible tool to accommodate inevitable changes while properly maintaining control of the work content in the project according to the scope statement. *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994 160

.1 Organizational process assets .2 Project Scope statement WBS (Work Breakdown Structure) Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) .1 Inputs .1 Organizational process assets .2 Project Scope statement .3 Project Scope Management plan .4 Approved change requests .2 Tools & Techniques .1 WBS templates .2 Decomposition 161

WBS (Work Breakdown Structure) Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) .3 Outputs .1 Project Scope statement (updates) .2 Work breakdown structure .3 WBS dictionary .4 Scope Baseline .5 Project scope management plan (updates) .4 Requested changes 162

Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo (EDT / WBS) El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. 163

DICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad ) Ejemplo DICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad ) Nombre de Proyecto___________ Actividad No._____ Fecha_______ Persona Asignada__________ Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado ) Objetivos Cuantificados Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de trabajo? ) Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio trabajo? ) Entregables Suposiciones Recursos Asignados Duración Costo Fecha Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la Actividad________________ Aprobado por: Administrador de Proyecto___________________________________Fecha:______________ 164

Plan de fases de tiempo aprobado. Línea Base [Scope baseline] Plan de fases de tiempo aprobado. Para un proyecto: una componente de la estructura de desglose del trabajo, un paquete de trabajo o una actividad del cronograma. Incluye el alcance del proyecto, el costo y el cronograma. 165

Verificación del Alcance [ 5.4 Scope Verification ] 166

Verificación del Alcance 167

Verificación del Alcance [Scope Verification] La verificación del alcance es el proceso por medio del cual se obtiene la aceptación formal de los “Stakeholders” acerca del alcance completado del proyecto y de sus entregables asociados. 168

Se orienta a la aceptación de los entregables. Verificación del Alcance [Scope Verification] Se orienta a la aceptación de los entregables. El control de calidad se enfoca al cumplimiento de los requerimientos especificados para los entregables. 169

Control del Alcance [ 5.5 Scope Control ] 170

Control del Alcance 171

Control del Alcance [Scope Control ] Se refiere al análisis de los factores que generaron cambios en el alcance del proyecto y a controlar el impacto de estos cambios. 172

Control Integrado de Cambios 173

Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System] 174

controlar cambios a dichas características; Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System] Conjunto de procedimientos formalmente documentados que se utilizan para implementar la dirección y supervisión técnica y administrativa para: identificar y documentar las características funcionales y físicas de un producto, resultado, servicio o componente; controlar cambios a dichas características; registrar e informar cada cambio y su estado de implantación. 175

Notas 176 Tecnológico de Monterrey Evaluación de Proyectos Filiberto González 17

Tecnológico de Monterrey Bibliografía Kerzner, Harold (2005), “Project Management – A systems approach to planning, scheduling, and controlling”, 9th Edition, John Wiley and Sons, New York. Newell, Michael (2002), “Preparing for the Project Management Professional (PMP®) Certificaction Exam”, Second Edition, American Management Association, New York. Project Management Institute (2004), “A guide to the project management body of knowledge (PMBOK ® guide)”, Third Edition, Newton Square, Pennsylvania USA. 177 Evaluación de Proyectos Filiberto González 17