Gestión de las adquisiciones

Presentación del tema: "Gestión de las adquisiciones"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión de las adquisiciones
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

2 Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Los procesos incluyen: Planificar la gestión de las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Controlar las Adquisiciones Controlar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentación de requerimientos 5.2 Recopilar Requisitos Documentos del proyecto Registro de riesgos 11.2 Identificar Riesgos Requerimientos de recursos de actividades Documentos del proyecto actualizados 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Solicitud de cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto Decisiones de hacer-o-comprar Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo de la adquisición Criterios de selección de proveedores Documentos de adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 7.2 Estimar Costos Estimados de costos de actividades 11.2 Identificar Riesgos 13.1 Identificar a los Interesados Registro de interesados 12.3 Controlar las Adquisiciones Empresa/ Organización Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización 12.2 Efectuar Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones

4 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Documentación de Requisitos Registro de Riesgos Requisitos de Recursos de la Actividad Cronograma del Proyecto Estimaciones de Costos de las Actividades Registro de Interesados Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Análisis de Hacer o Comprar Juicio de Expertos Investigaciones del Mercado Reuniones Salidas Plan de Gestión de las Adquisiciones Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición Documentos de la Adquisición Criterios de Selección de Proveedores Decisiones de Hacer o Comprar Solicitudes de Cambio Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

5 Plan procurement Management
4.2 Develop Project Management Plan Project Procurement Management Project management plan 5.2 Collect requirements Requirements documentation Project documents 11.2 Identify Risks Risk register Activity resource requirements Project documents updates 6.4 Estimate Activity Resources 12.1 Plan procurement Management 4.5 Perform Integrated Change Control Change requests 6.6 Develop Schedule Project schedule Make-or-buy decisions Procurement management plan Procurement statement of work Source selection criteria Procurement documents 13.1 Identify stakeholders 7.2 Estimate Costs Activity cost estimates 11.2 Identify Risks 12.3 Control Procurements 13.1 Identify stakeholders Stakeholder register 12.2 Conduct Procurements 12.4 Close Procurements Enterprise/ Organization Enterprise environmental factors Organizational process assets

6 Plan procurement Management
Inputs Project management plan Requirements documentation Risk register Activity resource requirements Project schedule Activity cost estimates Stakeholder register Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Make-or-buy analysis Expert judgment Market research Meetings Outputs Procurement management plan Procurement statement of work Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Change requests Project documents updates

7 Efectuar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer-o-comprar Enunciado del trabajo de la adquisición Documentos del proyecto Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado Documentos del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 12.2 Efectuar Adquisiciones Activos de procesos de la organización Empresa/ Organización Calendarios de recursos Propuestas de vendedores 6.5 Estimar la Duración de las Actividades Vendedores Solicitud de cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma Acuerdos 12.3 Controlar las Adquisiciones 7.3 Determinar el Presupuesto Vendedores seleccionados 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

8 Efectuar las adquisiciones
Entradas Plan de Gestión de las Adquisiciones Documentos de la Adquisición Criterios de Selección de Proveedores Propuestas de los Vendedores Documentos del Proyecto Decisiones de Hacer o Comprar Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Conferencias de Oferentes Técnicas de Evaluación de Propuestas Estimaciones Independientes Juicio de Expertos Publicidad Técnicas Analíticas Negociación de Adquisiciones Salidas Vendedores Seleccionados Contrato Calendarios de Recursos Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

9 Conduct Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Project documents Procurement management plan Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Procurement statement of work Project documents updates Project documents 4.2 Develop Project Management Plan Project documents Project management plan updates 6.4 Estimate Activity Resources Organizational process assets 12.2 Conduct Procurements Enterprise/ Organization Resource calendars Seller proposals 6.5 Estimate Activity Durations Sellers Change requests 6.6 Develop Schedule Agreements 12.3 Control Procurements 7.3 Determine Budget Selected sellers 9.3 Develop Project Team 4.1 Develop Project Charter 4.5 Perform Integrated Change Control

10 Conduct Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Procurement management plan Procurement documents Source selection criteria Seller proposals Project documents Make-or-buy decisions Procurement statement of work Organizational process assets Tools & Techniques Bidder conference Proposal evaluation techniques Independent estimates Expert judgment Advertising Analytical techniques Procurement negotiations Outputs Selected sellers Agreements Resource calendars Change requests Project management plan updates Project documents updates

11 Controlar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado 12.2 Efectuar Adquisiciones Acuerdos Documentos del proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo 12.3 Controlar las Adquisiciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Solicitud de cambios aprobados Solicitud de cambios Informes sobre el desempeño del trabajo 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Información sobre el desempeño del trabajo

12 Controlar las adquisiciones
Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Documentos de la Adquisición Contrato Solicitudes de Cambio Aprobadas Informes sobre el Desempeño del Trabajo Datos sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas Sistema de Control de Cambios del Contrato Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones Inspecciones y Auditorías Informes de Desempeño Sistemas de Pago Administración de Reclamaciones Sistema de Gestión de Registros Salidas Información sobre el Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

13 Control Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Project management plan updates Procurement documents 4.2 Develop Project Management Plan 12.2 Conduct Procurements Agreements Project documents 4.3 Direct and Manage Project Work Project management plan Project documents updates Work performance data 12.3 Control Procurements 4.5 Perform Integrated Change Control Approved change requests 4.5 Perform Integrated Change Control Change requests Work performance reports 4.4 Monitor and Control Project Work Organizational process assets updates Enterprise/ Organization Work performance information

14 Control Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Project management plan Procurement documents Agreements Approved change requests Work performance reports Work performance data Tools & Techniques Contract change control system Procurement performance reviews Inspections and audits Performance reporting Payment systems Claims administration Records management system Outputs Work performance Information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates

15 Grupo del Proceso de Cierre
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

16 Cerrar las adquisiciones
Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición El equipo del proyecto debe: Finalizar reclamaciones abiertas Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Documentar las lecciones aprendidas Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro Aceptar los entregables Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre y afectar otros procesos. Un caso especial, es el caso de finalización anticipada De acuerdo a los términos del contrato Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

17 Cerrar el contrato Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre

18 Cerrar las Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 12.4 Cerrar las Adquisiciones Empresa/ Organización Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Adquisiciones cerradas

19 Cerrar las adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de la Adquisición Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición 2. Acuerdos Negociados 3. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

20 Close Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Procurement documents 4.2 Develop Project Management Plan 12.4 Close Procurements Enterprise/ Organization Project management plan Organizational process assets updates Closed procurements

21 Close Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Project management plan Procurement documents Tools & Techniques Procurement audits Procurement negotiations Records management system Outputs Closed procurements Organizational process assets updates

22 Cerrar proyecto o fase Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades, asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo completo a las personas apropiadas Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen: Los archivos del proyecto Lecciones aprendidas Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización Los procesos de cierre administrativo Los procesos de cierre del contrato Los productos finales, servicios, o los resultados Un informe final Presentación ante el auspiciador o directivos

23 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato
Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Fácil acceso a los documentos Archivados adecuadamente

24 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Cerrar Proyecto o Fase Gestión de la Integración del Proyecto 5.5 Validar el Alcance 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Entregables aceptados Plan de dirección del proyecto 4.6 Cerrar Proyecto o Fase Entrega del producto final, servicio o resultado Cliente Activos de procesos de la organización Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización

25 Herramientas y técnicas
Cerrar Proyecto o Fase Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Entregables Aceptados Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Técnicas analíticas Reuniones Salidas Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

26 Develop Project Management Plan
Close Project or Phase Project Integration Management 4.2 Develop Project Management Plan 5.5 Validate Scope  Project management plan Accepted deliverables 4.6 Close Project or Phase Final product, service, or result transition Customer Organizational process assets Organizational process assets updates Enterprise/ Organization

27 Close Project or Phase Inputs Tools & Techniques Outputs
Project management plan Accepted deliverables Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Analytical techniques Meetings Outputs Final product, service, or result transition Organizational process assets updates

28 Entrega y sustentación final
Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD) Plan para la dirección del proyecto, planes subsidiarios y demás documentos Memoria del proyecto Lecciones aprendidas Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP)) Procesos, procedimientos, instructivos Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD) Documentación del producto Instalación Usuarios Presentación y venta Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos) Testimonio

29 Carta testimonio del curso
Elaborar una carta testimonio sobre el curso Enviar por correo el borrador del testimonio el día 16 de Junio Entregar en físico el testimonio el día 19 de Junio Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura Indicar de forma explícita: Ciudad y fecha Nombre de la asignatura Semestre académico en que cursó la asignatura Nombre del profesor que dictó la asignatura Testimonio Identificación completa del estudiante que hace el testimonio

30 Actividades pendientes
Control – A partir de Junio 6 Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad Mirar la calidad de los productos y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos Acordar fecha(s) de reunión(es) – Duración aproximada: 1 hora Acordar fecha de sustentación Sustentación final Presentación del producto Muestra de correcto funcionamiento del producto Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto Examen final – Junio 18