CONTROL INTERNO ¿Qué es el Control Interno? El control interno abarca al conjunto de mecanismos implementados al interior de las instituciones gubernamentales, con el objeto de examinar el gradual avance del cumplimiento de sus metas y objetivos, y la adecuada administración de los recursos y de los riesgos inherentes. Su principal propósito persigue el logro de los objetivos institucionales, es también un proceso de auto-vigilancia que debe proporcionar eficacia y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de la información financiera y operativa, y cumplimiento de las leyes y normatividad aplicable.

CONTROL INTERNO El Control Interno tiene por objetivo proporcionar una seguridad razonable en el logro de objetivos y metas, dentro de las siguientes categorías: I. Eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos; II. Confiabilidad, veracidad y oportunidad de la información financiera, presupuestaria y de operación; III. Cumplimiento del marco jurídico aplicable a las Instituciones, y IV. Salvaguarda, preservación y mantenimiento de los recursos públicos en condiciones de integridad, transparencia y disponibilidad para los fines a que están destinados.

CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISIÓN Y MEJORA

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO La fiscalización superior se lleva a cabo por una entidad independiente al ente auditado, y se realiza bajo una serie de principios y normas establecidos en la Constitución Política. En el establecimiento y actualización de los elementos de Control Interno que integran los cinco componentes del Control Interno, las dependencias, las entidades a través de sus Titulares y de los servidores públicos que se ubiquen en los diversos niveles de control interno, observarán lo siguiente: PRIMERA. Ambiente de Control: Que exista un entorno y clima organizacional de respeto e integridad con actitud de compromiso y congruente con los valores éticos del servicio público en estricto apego al marco jurídico que rige a la Administración Pública, con una clara definición de responsabilidades, desagregación y delegación de funciones, además de prácticas adecuadas de administración de los recursos humanos; alineados en su conjunto con la misión, visión, objetivos y metas institucionales, lo que contribuirá a fomentar la transparencia, rendición de cuentas y el apoyo a la implementación de un Sistema de Control Interno eficaz y eficiente.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO SEGUNDA. Administración de Riesgos: Que se implementa un proceso sistemático que permita identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los riesgos que puedan obstaculizar o impedir el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Se analizan los factores internos y externos que puedan aumentar el impacto y la probabilidad de materialización de los riesgos; y se definan estrategias y acciones para controlarlos y fortalecer el Sistema de Control Interno. La administración de riesgos se realiza en apego a las etapas mínimas del proceso, establecidas en el Título Tercero de las presentes Disposiciones y el Manual. El análisis y seguimiento de los riesgos, prioritariamente los de atención inmediata, se efectúe en las sesiones del Comité u órgano de gobierno, conforme a lo establecido en el Título Cuarto de estas Disposiciones.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO TERCERA. Actividades de Control Interno: Que en todos los niveles y funciones de la Institución se establezcan y actualicen las políticas, procedimientos, mecanismos y acciones necesarias para lograr razonablemente los objetivos y metas institucionales. Dentro de éstas, se incluirán diversas actividades de revisión, aprobación, autorización, verificación, conciliación y supervisión que provean evidencia documental y/o electrónica de su ejecución.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO CUARTA. Información y Comunicación: Que existan requerimientos de información definidos por grupos de interés, flujos identificados de información externa e interna y mecanismos adecuados para el registro y generación de información clara, confiable, oportuna y suficiente, con acceso ágil y sencillo; que permita la adecuada toma de decisiones, transparencia y rendición de cuentas de la gestión pública. La información que se genera, obtenga, adquiera, transforme o conserve se clasifica y se comunica en cumplimiento a las disposiciones legales y administrativas aplicables en la materia. Los sistemas de información estén diseñados e instrumentados bajo criterios de utilidad, confiabilidad y oportunidad, así como con mecanismos de actualización permanente, difusión eficaz por medios electrónicos y en formatos susceptibles de aprovechamiento para su procesamiento y permitan determinar si se están cumpliendo los objetivos y metas institucionales con el uso eficiente de los recursos.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Que existan canales de comunicación adecuados y retroalimentación entre todos los servidores públicos de la Institución, que generen una visión compartida, articulen acciones y esfuerzos Que existan canales de comunicación adecuados y retroalimentación entre todos los s Que existan canales de comunicación adecuados y retroalimentación entre todos los servidores públicos de la Institución, que generen una visión compartida, articulen acciones y esfuerzos, faciliten la integración de los procesos y/o instituciones y mejoren las relaciones con los grupos de interés; así como crear cultura de compromiso, orientación a resultados y adecuada toma de decisiones. Implementan procedimientos, métodos, recursos e instrumentos que garantizan la difusión y circulación amplia y focalizada de la información hacia los diferentes grupos de interés, preferentemente automatizados servidores públicos de la Institución, que generen una visión compartida, articulen acciones y esfuerzos, faciliten la integración de los procesos y/o instituciones y mejoren las relaciones con los grupos de interés; así como crear cultura de compromiso, orientación a resultados y adecuada toma de decisiones.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO QUINTA. Supervisión y Mejora Continua: Que el Sistema de Control Interno Institucional se supervisa y mejora continuamente en la operación, con el propósito de asegurar que la insuficiencia, deficiencia o inexistencia identificada en la supervisión, verificación y evaluación interna y/o por los diversos órganos de fiscalización, se resuelva con oportunidad y diligencia, dentro de los plazos establecidos de acuerdo a las acciones a realizar, debiendo identificar y atender la causa raíz de las mismas a efecto de evitar su recurrencia.

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES FISCALIZADAS. REDUCIR RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y GENERALES DE UN ÁREA O DE LA ENTIDAD FISCALIZADA. GARANTIZAR QUE LOS RECURSOS EJERCIDOS SEAN APLICADOS A LOS CONCEPTOS ESTABLECIDOS EN LA LCF PREVENIR Y EVITAR EN LO POSIBLE ACTOS DE CORRUPCIÓN MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE CONTROL, ADMINISTRANDO LOS PRINCIPALES RIESGOS DEL ENTE FISCALIZADO AYUDAR A LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD FISCALIZADA A MEJORAR SU CAPACIDAD DE LOGRAR LOS OBJETIVOS Y METAS ESTABLECIDOS, CONDUCIENDO ADECUADAMENTE SUS ACTIVIDADES

Evaluación del Control Interno Realizado por A. S. F Evaluación del Control Interno Realizado por A.S.F. en Estados y Municipios. Asignación de Autoridad y Responsabilidad Estructura Organizacional Integridad y Valores Éticos Ambiente de Control LA ASF EVALÚA EL CONTROL INTERNO, MEDIANTE UNA METODOLOGÍA AUTOMATIZADA QUE ESTÁ ESTRUCTURADA POR CUATRO CUESTIONARIOS Administración de Riesgos Identificación del Riesgo Cumplimiento de Objetivos y Metas Riesgos y su Administración Gestión de la Comunicación Calidad de la información Características del Sistema de Información Información y Comunicación Evaluación de Controles Actualización y Mejora de Controles Verificación de Controles Supervisión

Metodología para la Evaluación al Control Interno Se promueve con el ente auditado, una entrevista con el personal responsable de administrar los Recursos de los fondos Federales. El grupo auditor obtiene directamente la información por parte de los Servidores Públicos responsables de la Operación. Registra y pondera las respuestas obtenidas del personal entrevistado. Vinculando automáticamente la calificación correspondiente en la Matriz de cada cuestionario, así como en la Matriz Resumen.

Matrices de Calificación En estas Matrices de Calificación, se aprecia en forma visual las fortalezas y debilidades del ente a fiscalizar. En ellas se registra la opinión preeliminar sobre la evaluación al control interno en sus cuatro elementos. Se verifica que la información obtenida sea confiable, a fin de obtener la opinión definitiva del Sistema evaluado. Las preguntas de los cuestionarios se encuentran vinculadas con los procedimientos de auditoría. La opinión preeliminar y la definitiva de la evaluación al Control Interno se le proporcionan al Ente Fiscalizado.

Ejemplo de la Evaluación del Control Interno Matriz Consolidada Nos muestra la opinión al Control Interno calificando cada una de las cuatro fases, en un rango denominado Sistema de Control Interno “SCI”, por lo que nos muestra el estado o la situación actual de los estados y municipios, como se presenta a continuación: CONTROL INTERNO: La evaluación se presenta en diferentes escenarios de acuerdo a la ponderación de aplicación de los cuestionarios y a la revisión de los procesos. DEFICIENTE REGULAR ALTO

Indicadores En las Auditorías que actualmente se practican no solo se valora la parte del cumplimiento, financiero y normativo que es la parte cuantitativa, sino también se evalúa la situación cualitativa que tiene que ver con la eficiencia y eficacia y economía en el ejercicio del Recurso Federal. ¿Cuál es la importancia de los indicadores? *Permite medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo. *Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones. *Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo. *Son instrumentos valiosos para orientarnos de cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo. En la actualidad es importante contar con un sistema de rendición de cuentas que permita evaluar la actuación de los entes fiscalizados, por eso, el diseño de indicadores de resultados e impacto, deben ser sencillos y fáciles de entender. En la metodología de auditoría a los Recursos Federales, la A.S.F., ha instruido una serie de indicadores para evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Gestión, así como, la evaluación del impacto que mantuvieron dichos Recursos en la Población.

CONTROL INTERNO CONCLUSIONES DE FISCALIZACIÓN DE LA AUDITORIA SUPERIOR DE LA FEDERACION. El tema que nos ocupa al contexto municipal de nuestro país, que es, también, el campo en el que, como ustedes saben, actúa la Auditoría Superior. Considero preocupante que en los municipios aún no se ha logrado institucionalizar actividades de control efectivas que eviten irregularidades, tanto en los ámbitos de la operación, como en la información y el cumplimiento de su normativa. Hemos observado que en esta debilidad inciden de manera directa y recurrente los cambios frecuentes de administración. Por ello, la ASF recomienda que en las actas de entrega recepción al final de las administraciones correspondientes, se establezca como obligatorio implementar, mantener y mejorar el sistema de control interno municipal, a fin de no mermar la calidad del control interno ya obtenida en un periodo determinado.

CONTROL INTERNO Esta vulnerabilidad obedece a factores múltiples, como al poco interés, conocimiento y conciencia que existen en los niveles de mando, quienes tienen un bajo nivel de permanencia en los cargos, así como a la poca actualización y mantenimiento de las actividades de control. También, se ha detectado que a nivel municipal las Contralorías Internas no tienen suficiente autoridad, por lo que los Sistemas de Control son débiles de manera crónica. De igual modo, la mayoría de los entes fiscalizados carecen de código de conducta, manuales de organización y de procedimientos, así como de documentos administrativos que regulen las funciones de su personal, y no digamos cuestiones de evaluación de riesgos, que prácticamente no tienen consideración alguna a nivel municipal.

CONTROL INTERNO Otra constante que daña el buen desempeño de la gestión municipal, es la casi inexistente capacitación del personal operativo y de mando en la administración y ejercicio de los recursos que recibe el ayuntamiento. Derivado de ello, no hay mecanismos de evaluación de las competencias del personal encargado de los recursos federales. Adicionalmente, los ejecutores del gasto a nivel municipal que manejan los fondos federales, inhiben el correcto funcionamiento de los pocos controles establecidos. Ante esta situación, la Auditoría Superior considera que las normas de control federales deben hacerse extensivas a todos los niveles de gobierno, incluyendo al municipal, con las adecuaciones correspondientes a su estructura organizacional, atribuciones y responsabilidades establecidas en sus leyes y reglamentos. Conviene señalar que, en el Distrito Federal y en seis estados más (Veracruz, Chiapas, Sinaloa, Estado de México, Baja California y Baja California Sur) el Poder ejecutivo local o la Contraloría estatal han establecido normas de control similares a las emitidas por la secretaría de la Función Pública para el orden federal.

CONTROL INTERNO En estos casos, la ASF realiza las evaluaciones a los controles internos conforme a lo dispuesto en dichas disposiciones. Asimismo, consideramos necesario fortalecer a las Contralorías Internas de los estados y municipios en su condición de instrumentos preventivos de primer orden, otorgándoles mayor autoridad y responsabilidad en el mantenimiento y mejora de las actividades de control que eviten desvíos y desperdicio de recursos. Todavía más, sostenemos que es indispensable implementar metodologías que evalúen el control interno, para dar una seguridad razonable sobre el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Y, desde luego, promover la permanente capacitación y profesionalización del personal encargado.

Comportamiento de Resultados

Resultado de Observaciones de Control Interno

Tipo de Observación de Control Interno

Estado Actual de las Observaciones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria

Estado Actual de las Observaciones de Recomendación

ING. JORGE ALBERTO ARELLANO HAN Director de Control y Seguimiento Jorge.arellano@aseqroo.gob.mx (983)83 5 18 90 al 99 ext. 1026