CONTROL INTERNO Clara Inés López Arévalo

ANTECEDENTES

Control interno ANTES NUEVO ENFOQUE Práctica externa Supervisión Castigo Control previo Policivo Responsabilidad de otros Basado en procesos Autocontrol Proactivo no reactivo Realizado en tiempo real. Participativo, consultivo. Responsabilidad de todos

Marco normativo Artículo 269 Artículo 209 La FUNCIÓN ADMINISTRATIVA esta al servicio de los intereses generales. La administración pública en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los término que señale la Ley. Artículo 269 - En las entidades publicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas Colombianas

MARCO CONSTITUCIONAL, LEGAL Y REGLAMENTARIO DECRETO 1826 DE 1994 ARTÍCULO 209 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DECRETO 1537 DE 2001 LEY 87 DE 1993 ARTÍCULO 269 DECRETO 1599 DE 2005 ARTÍCULO 189 DEC. 2145/99 (Dec 2539/00) DECRETO 2621 DE 2006

Sistema de Control interno Marco conceptual En desarrollo de la normatividad existente y con el fin de estructurar el Sistema de Control Interno, se consultaron modelos y tendencias internacionales y se adaptaron a la normatividad vigente y a las condiciones especiales del país logrando una estandarización de un MODELO COLOMBIANO

SCI COCO COSO (Canadá) (U.S.A) AU/NZ 4360 CADBURY (Australia) (Ingles) Colombiano AU/NZ 4360 (Australia) CADBURY (Ingles) LEY 87 (1993)

COSO Comunicación Información Ambiente de Control Evaluación de Riesgo Supervisión Actividades de Control Información Comunicación Evaluación de Riesgo Ambiente de Control

Ética Competencia Estructura Cultura Visión Liderazgo Moral Recursos Ambiente de Control La base de la piramide es la base de otros componentes del sistema COSO 2 El impacto de los controles informales inefectivos puede alcanzar mas alla de la propia organizacion ..hasta afectar la imagen publica.

Identificación, Evaluación y Administración de Riesgos Objetivos Identificación, Evaluación y Administración de Riesgos Planificación Evaluación de Riesgos Incluye los riesgos de oportunidades para servir al publico perdidas y los riesgos especiales asociados con el cambio organizacional

Políticas Procedimientos Jerarquía Manuales Salvaguardas Actividades de Control Es el area donde se concentran las auditorias y los controles tradicionales

Comparación (Benchmarking) Análisis de resultados Mejora de los procesos Cambio Efectivo Evaluación Aprendizaje Supervisión

Momento / Tiempo correcto Información correcta Lugar correcto Momento / Tiempo correcto Sinceridad Información Comunicación Comunicacion horizontal y vertical es vital para todos los niveles de COSO.

COCO PROPOSITO APRENDIZAJE COMPROMISO CAPACIDAD ACCION saber que hacer hacerlo mejor COMPROMISO querer hacerlo CAPACIDAD poder hacerlo ACCION

Sistema de Control interno Es un instrumento para asegurar la gestión administrativa de las entidades y el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las políticas de Estado.

Se realicen de acuerdo con: Ley 87 de 1993 Esquema de organización Planes Métodos Procedimientos Principios Normas Mecanismos de verificación y evaluación Integrado por Para procurar Actividades, operaciones y actuaciones La administración de la información y los recursos Normas Constitucionales y legales Políticas Institucionales trazadas Se realicen de acuerdo con: Metas y Objetivos

Sistema de Control interno Objetivos Proteger los recursos de la organización Garantizar que el sistema disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación Velar porque la entidad disponga de procesos de implantación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional

Sistema de Control interno Objetivos Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos

Sistema de Control interno Objetivos Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información

Actores del control interno Representante Legal de la Entidad Comité de Coordinación de Control Interno Comités de Dirección, Contratación, mejoramiento, etc... Jefes de Dependencia Oficinas de Control Interno

Actores del control interno Todos los funcionarios

Responsables del control interno LEY 87 ARTICULO 6 Establecimiento y desarrollo Representante legal de la Entidad

DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 10 de 2002 -PRAP- Acciones a corto plazo: Una nueva cultura de lo publico Transparencia de integridad en la gestión Manejo gerencial del recurso humano Intolerancia absoluta con los funcionarios corruptos Austeridad Servicio al ciudadano y participación de la sociedad civil Mejoramiento de la calidad Mejoramiento de la atención al ciudadano Veedurías comunitarias

Reformas de mediano y largo plazo REFORMAS TRANSVERSALES: REFORMAS VERTICALES: Tienen que ver con las acciones que cada ministerio o entidad adopte en su interior. REFORMAS TRANSVERSALES: Son de alcance multisectorial, es decir que incumben a todos los ministerios y a todas las entidades.

REFORMAS TRANSVERASALES Organización de la administración nacional Empleo publico Sistemas de organización Gobierno electrónico Sistemas de compras y contratación estatal Organismo de control interno y externo Nuevo sistema presupuestal y gestión por resultados Gestión de activos fijos Defensa jurídica Simplificación y calidad normativa Funciones de reglamentación y función

Sistema de apoyo a los servidores públicos en su labor de gestión: DOCUMENTO CONPES 3248 DE 2003 La operación del sistema de control a cargo de las oficinas de control interno se ha enfocado a un control fiscal numérico – legal y no se ha constituido en una herramienta útil de la gestión publica. Existe la necesidad de realizar una reingeniería del sistema de control interno que abarque un cambio cultural hacia una gestiona por resultados, definición de nuevos perfiles profesionales, selección meritocrática de los jefes de control interno, capacitación de sus funcionarios y la reorganización de las oficinas de Control Interno.

Convenio de cooperación entre los gobiernos de los EEUU y de Colombia, “Programa fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas en Colombia”.

DIAGNÓSTICO: SITUACION DE LAS ENTIDADES PUBLICAS PERCEPCIÓN DE CORRUPCIÓN. DESCONFIANZA EN LA EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. NO SE GENERA Y OTORGA INFORMACIÓN SUFICIENTE Y ADECUADA DE UTILIDAD SOCIAL. BAJA CAPACIDAD PARA GENERAR PROCESOS COMUNICATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS. EXISTENCIA DE PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS QUE NO GENERAN CONFIANZA.

DIAGNÓSTICO: SITUACION DE LAS ENTIDADES PUBLICAS DEBILIDADES EN: El direccionamiento estratégico y organizacional. La administración de riesgos y protección de recursos. La gestión de operaciones. Los procesos de evaluación a la gestión y resultados. Procesos de evaluación independiente al ci, la gestión y los resultados. Seguimiento a planes de mejoramiento.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL S.C.I POR LA C.G.R.

Con el fin de mejorar la gestión institucional se implementará un nuevo sistema de control interno en todas las entidades del orden nacional y territorial para lo cual se sanciono el decreto 1599 por el cual se adopta el:

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

¿QUÉ ES EL MECI? Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.

El objetivo del MECI es: Unificar los criterios y parámetros básicos de control interno para las entidades estatales, procurando armonizar adecuadamente los conceptos de control con la eliminación de la dispersión conceptual existente, lo que permitirá instrumentar la función administrativa del estado, eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el cumplimento de sus fines sociales.

PRINCIPIOS DEL MECI AUTOCONTROL: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

Compromiso, competencia y responsabilidad Se requiere del servidor Compromiso, competencia y responsabilidad Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su conducta. Conciencia sobre la importancia de su compromiso Responsabilidad por el mejoramiento continuo

Estilo de dirección que fortalezca la confianza Se requiere de La entidad Estilo de dirección que fortalezca la confianza Reglas de actuación que permitan formalizar el comportamiento Políticas y normas orientadoras Procesos de capacitación y de formación orientados al mejoramiento Perfiles según competencias

PRINCIPIOS DEL MECI AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.

La promulgación de valores, principios y conductas éticas A través de: La promulgación de valores, principios y conductas éticas La generación de códigos de BUEN GOBIERNO La definición de un modelo de operación que armonice las normas y las leyes para el cumplimiento de los propósitos institucionales El establecimiento de normas, políticas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos.

PRINCIPIOS DEL MECI AUTOGESTIÓN: Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada.

La compresión de las competencias y funciones. A través de: La compresión de las competencias y funciones. La adaptación consciente de la entidad a su entorno La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con las características propias de cada entidad La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento. La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos. La ejecución de planes de mejoramiento y seguimiento.

ESTRUCTURA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Mecanismos de Evaluación y Verificación Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Información Adm. Recursos Esquema de Organización Planes Principios Normas Objetivos Metas SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

Subsistema de Control Estratégico CICLO DE LA GESTION Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Evaluación 4. ACTUAR 1. PLANEAR 3. VERIFICAR 2. HACER Subsistema de Control de Gestión

SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTES ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 1.1. AMBIENTE DE CONTROL. 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL. 2.2. INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA. 3.1. AUTOEVALUACIÓN. 3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORÍA INTERNA. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. SUBSISTEMAS PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACION METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa.

Orientación estratégica y organizacional de la entidad pública Subsistema de Control Estratégico Orientación estratégica y organizacional de la entidad pública Fundamento: cultura organizacional alrededor del control y autocontrol

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTES ELEMENTOS Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección AMBIENTE DE CONTROL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ELEMENTO ACUERDOS, COMPROMISOS CULTURA ORGANIZACIONAL O PROTOCOLOS ÉTICOS ACCIONES SINÉRGICAS ENTIDAD SERVIDORES PÚBLICOS Estructura Normas Orientaciones Estratégicas Controles Conductas Actitudes Valores Principios Creencias CULTURA ORGANIZACIONAL Referentes Éticos Define el Estándar de conducta de la entidad pública MODELO DE GESTIÓN ÉTICA

Fases de la Gestión del Talento Humano ELEMENTO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Fases de la Gestión del Talento Humano Servidor público competente, con habilidades, aptitudes e idoneidad para el desempeño Vinculación e Inducción Evaluación Período Prueba F. Ingreso Gestión del desarrollo (Capacitación) Gestión del desempeño Calidad de vida laboral (Bienestar Social) F. Permanencia Pensión Desvinculación laboral asistida F. Retiro

ELEMENTO ESTILO DE DIRECCION Define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público el cual se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. Se puede materializar en el Código de Buen Gobierno

ELEMENTO PLANES Y PROGRAMAS Modela la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo para guiar las actividades hacia el logro de los objetivos institucionales.

ELEMENTO PLANES Y PROGRAMAS

ELEMENTO MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Estandariza la operación de la entidad pública, integrando y armonizando con enfoque sistémico la misión y visión de la entidad para garantizar una ejecución eficiente.

OPERACIÓN POR PROCESOS CLIENTE INTERNO O EXTERNO ELEMENTO MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS QUÉ ES UN PROCESO? CONJUNTO DE ACTIVIDADES RELACIONADAS MUTUAMENTE O QUE INTERACTÚAN, PARA GENERAR VALOR, Y LAS CUALES TRANSFORMAN ELEMENTOS DE ENTRADA EN RESULTADOS PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO O SERVICIO PROCESO CLIENTE INTERNO O EXTERNO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ELEMENTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Cargos Funciones ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Relaciones Niveles de responsabilidad Niveles de Autoridad Integración y articulación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTES ELEMENTOS Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Operación ACTIVIDADES DE CONTROL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación

ELEMENTO POLITICAS DE OPERACIÓN POLÍTICAS DE OPERACIÓN Objetivos y metas fijados en los Planes y Programas Características definidas en los Procesos identificados Riesgos que pueden afectar su desarrollo POLÍTICAS DE OPERACIÓN Lineamientos o directrices que establecen los MARCOS DE ACCION necesarios para hacer EFICIENTE la operación de los Procesos. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LAS PARAMETRIZA E INTEGRA 58

ELEMENTO PROCEDIMIENTOS Describe la forma o ruta requerida para ejecutar un proceso, señalando secuencialmente las actividades, su desagregación en tareas, los métodos para llevar a cabo las tareas y el cargo responsable de su ejecución. 59

FUNCION CONSTITUCIONAL Y LEGAL CUMPLIMIENTO MISION Y OBJETIVOS ELEMENTO CONTROLES RIESGOS Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad. CONTROLES ENTIDAD FUNCION CONSTITUCIONAL Y LEGAL CUMPLIMIENTO MISION Y OBJETIVOS 60

ELEMENTO: INDICADORES Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios a la evaluación de la gestión de toda entidad pública. 61

ELEMENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) Norma de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. 62

ELEMENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Misión y Visión. Objetivos. Mapa de Procesos. Caracterización de Procesos incluyendo los indicadores y controles. Normograma de la entidad. Descripción de procesos 63

ELEMENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN) Mapa de riesgos Calificación y Evaluación de los riesgos en las Actividades. Políticas de Operación. Políticas de Administración de Riesgos. Planta de Personal. Funciones, roles y responsabilidades. Niveles de Autoridad y Responsabilidad de Cargos. Manual de Funciones y Competencias Laborales. Manual de Calidad (sí ya se ha adoptado) 64

COMPONENTE INFORMACIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTES ELEMENTOS Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Operación ACTIVIDADES DE CONTROL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación

ELEMENTO: INFORMACIÓN PRIMARIA CONJUNTO DE DATOS Se Procesan al interior de la Entidad PROVENIENTES FUENTES EXTERNAS

INFORMACIÓN SECUNDARIA ELEMENTO: INFORMACIÓN SECUNDARIA Realizar efectiva y eficientemente las operaciones, Permitir su divulgación a los diferentes grupos de interés. Conjunto de Datos Entidad Origina Procesa Reportes encaminados a: Provienen: Generando: Fijación de políticas Ejecución de los procesos y de sus actividades Toma de decisiones Apoya

Los Sistemas de Información requieren de Componente Físico (hardware) ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los Sistemas de Información requieren de Medio utilizado para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la información. Aunque puede ser manual, es deseable que se utilicen las tecnologías de información para lograr una gestión oportuna y eficiente; Componente Físico (hardware) Conjunto ordenado de instrucciones requeridas para el procesamiento de la información necesaria a la operación de los procesos. Programas (software) Administra, opera, alimenta y utiliza los SI. Recurso Humano

ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE TRABAJAN INTERRELACIONADAMENTE Mantener la integridad de los datos, Agilizar la obtención de informes y Hacer confiable la ejecución de las operaciones internas Generar datos e información dirigida a los grupos de interés externos. PARA:

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTES ELEMENTOS Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Operación ACTIVIDADES DE CONTROL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación

GENERAR MENSAJES, DATOS, IDEAS Y ACTITUDES COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA GENERAR MENSAJES, DATOS, IDEAS Y ACTITUDES Interacción entre: Las personas con el propósito de: La realidad organizacional El acercamiento de la entidad a los públicos que atiende que apoyen: El cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. que faciliten:

ELEMENTO : COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Orienta la DIFUSIÓN de políticas y la información generada al interior de la entidad para identificar y construir significado y sentido compartido sobre: Objetivos, Estrategias, Planes y Programas Proyectos Procesos Actividades Hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

ELEMENTO: COMUNICACIÓN INFORMATIVA Información amplia y transparente para generar confianza, en el marco de construcción de lo público COMUNIDAD Y GRUPOS DE INTERES Contribuye a: Rendición de Cuentas sobre gestión y resultados Rendición de Cuenta a Órganos de vigilancia fiscal Generar el respeto colectivo por lo público y lo institucional Fomentar la participación ciudadana y la democratización de la Administración Pública

ELEMENTO: MEDIOS DE COMUNICACIÓN Procedimientos Mecanismos. Métodos. Recursos. Instrumentos. Conjunto de: Garantizan la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información sobre lo que se planea, se ejecuta y resultados que se obtienen Conozcan, Realicen seguimiento Grupos de interés

SUBSISTEMA DE EVALUACION Valorar la efectividad del Control Interno; eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y los resultados de la gestión.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTES ELEMENTOS AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Evaluación del SCI Evaluación de la Gestión (AI) PLANES DE MEJORAMIENTO Institucional Procesos Individual

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN ¿QUE ES AUTOEVALUACIÓN? Equipos de servidores públicos que se reúnen para: Analizar dentro de un marco de control - MECI las fortalezas y los obstáculos que impactan su capacidad para alcanzar sus objetivos Examinar los controles para medir su efectividad Decidir las acciones a emprender.

ELEMENTO: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Verifica la existencia de los elementos de control (29) así como la efectividad de los mismos en los procesos, por parte de los mismos responsables.

ELEMENTO: EVALUACIÓN DEL S C I Verifica la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno, en cumplimiento de los objetivos de la entidad, por parte de la Oficina de Control Interno - OCI

Hacer recomendaciones ELEMENTO: AUDITORÍA INTERNA CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN PÚBLICA. AUDITORÍA INTERNA PROCESOS ACTIVIDADES OPERACIONES RESULTADOS Permite llevar a cabo el examen a: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD. SISTEMATICO, OBJETIVO INDEPENDIENTE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS. Hacer recomendaciones imparciales

ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INSUMOS PARA PLANES DE MEJORAMIENTO AUTOEVALUACIÓN ACCIONES DE MEJORAMIENTO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE RECOMENDACIONES CONTROL FISCAL HALLAZGOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión SCI Gestión de Calidad Desarrollo Administrativo En la implementación del SCI se debe tener cuidado en la identificación de elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos

MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN PROCEDIMIENTOS PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACIÓN METODOLOGÍAS DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN INSTRUCTIVOS: GUÍAS Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa. INSTRUMENTOS: FORMATOS SISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS

Manual de Implementación ETAPA 1 Planeación al diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 2 Diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 3 Evaluación a la implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 4 Normagrama del Sistema de Control Interno.

1. Compromiso de la Alta Dirección. Etapa 1 - Planeación 1. Compromiso de la Alta Dirección. Conocimiento de uso de la herramienta Gerencial. Autoprotección a la función administrativa del Estado. Compromiso de todos. Reconocimiento de las debilidades existentes. Expedición de actos administrativos. Adopción del MECI Adopción a manera de guía del Manual de Implementac. Designa Representante de la Dirección. Establece Equipo MECI / Representantes MECI Roles y responsabilidades. Ajusta CCCI

Etapa 1 - Planeación 2. Organización del Equipo de Trabajo. NIVEL DIRECTIVO NIVEL TÉCNICO OFICINA DE CONTROL INTERNO Definir políticas y directrices, normativas, seguimiento y mejora. Diseño, coordinación directa, implementación, facilitador del Control Interno. Evaluación independiente del Control Interno. MEJORAMIENTO SOSTENIDO

ESTUDIO DEL SISTEMA DE C.I. Etapa 1 - Planeación 3. Definición de los Niveles de implementación o ajuste del Sistema de Control Interno. GRUPO DIRECTIVO GRUPO TÉCNICO ESTUDIO DEL SISTEMA DE C.I. Estado actual del Control Interno. Nivel de desarrollo. Estándares de Control. Grado de Efectividad de los estándares. Brechas ??? Políticas de ajustes. Componentes y elementos de Control que deben ser implementados. Prioridad. Recursos, Costo – Beneficio.

Manual de Implementación Etapa 1 - Planeación DIAGNÓSTICO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EQUIPO MECI DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE C.I. Se lleva a cabo bajo la aplicación de talleres, encuestas, entrevistas o con base en información documental Es una de las tantas herramientas que pueden utilizar las entidades, dado que cualquier otro instrumento que considere pertinente la organización podrá utilizarlo como elemento de diagnóstico

Manual de Implementación Etapa 1 - Planeación INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EQUIPO MECI DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE C.I. C = Consulta mediante entrevista. D = Información documental. E = Encuesta. T = Taller.

EJEMPLO DE TECNICAS A UTILIZAR INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR LA INFORMACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EQUIPO MECI DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE C.I. ESQUEMA DE ENTREVISTA ESQUEMA DE ENCUESTA VERIFICACIÒN Y REVISIÒN DOCUMENTAL DIAGRAMAS DE FLUJO

Manual de Implementación Etapa 1 - Planeación ESCALA DE CALIFICACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EQUIPO MECI DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE C.I. (1) No se cumple (2) Se cumple insatisfactoriamente. (3) Se cumple aceptablemente. (4) Se cumple en alto grado. (5) Se cumple plenamente.

Manual de Implementación Etapa 1 - Planeación CALIFICACIONES FINALES REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EQUIPO MECI DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE C.I. Rango 1.0 – 1.9: Insuficiencia Critica. Rango 2.0 – 2.9: Insuficiente. Rango 3.0 – 3.9: Adecuado. Rango 4.0 – 5.0: Satisfactorio.

4. Elaboración del Plan de Trabajo. Etapa 1 - Planeación 4. Elaboración del Plan de Trabajo. Normas de funcionamiento Definición de actividades Asignación de responsabilidad Cronograma de actividades Seguimiento al avance del Plan Implementación Socialización a Directivos Capacitación en el trabajo Definición de recursos

Etapa 2 – Diseño e Implementación SISTEMA DE CONTROL INTERNO A. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO B. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN C. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Ambiente de Control. Direccionamiento Estratégico. Administración de Riesgos. Actividades de Control. Información. Comunicación Pública. Autoevaluación. Evaluación Independiente Planes de Mejoramiento.

Evaluación a la implementación del MECI. Etapa 3 - Evaluación Evaluación a la implementación del MECI. Verificación al cumplimiento del plan de Trabajo: informe de verificación del diseño e implementación Ajustes al diseño e implementación: elementos de control ajustados Informe de cumplimiento del plan de auditoría

Elaboración del Normograma Etapa 4 - Normograma Elaboración del Normograma La entidad, a fin de garantizar el control de cumplimiento, debe elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas.

ELEMENTO NORMA ARTÍCULO Acuerdos, compromisos, protocolos éticos Constitución Política 1991 Ley 190 de 1995 Decreto Ley 1567 de 1998 Ley 734 de 2002 Decreto 1227 de 2005 Decreto 3622 de 2005 1,5,11,13,15,16,18,19,28,83,127 19 a 31, 66 34 a 41 24 75 Numeral 75.4 7 6,25,26,29,38,39,42,43,48,53,54,55,122,123

ROLES Y RESPONSABILIDADES COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO GOBERNANTE O GERENTE PÚBLICO JEFE DE CONTROL INTERNO NIVEL DIRECTIVO SERVIDORES PÚBLICOS

INFORMACIÓN A GRUPOS DE INTERÉS EXTERNOS GOBIERNO NACIONAL ORGANOS DE CONTROL POLÍTICO Y ADMIN. ÓRGANOS DE CONTROL FISCAL COMUNIDADES

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL EQUIPO MECI

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo, de acuerdo con el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 2. Velar porque se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del Modelo. 3. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño e implementación del Modelo. 4. Seleccionar el equipo MECI 5. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 6.Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas. 7.Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del MECI, aplicando correctivos donde se requiera. 8.Someter a consideración del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Modelo, para su aprobación. 9.Promover la importancia y beneficios de la implementación del Modelo Estándar de control interno MECI 1000:2005 en todos los niveles de la organización.

EQUIPO MECI 1. Adelantar el proceso de formulación, planeación, diseño, implementación y seguimiento del Modelo, bajo las orientaciones del representante del Contralor General. 2. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Modelo. 3. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Modelo al representante del Contralor General, para su aplicación. 4. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Modelo. 5. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo. 6. Las demás que se requieran para la implementación del Modelo.