Informe de Resultados Cuantitativos Sistematización de encuestas de Gestión de la Capacitación 24 de Octubre 2014

Encuesta Gestión de la Capacitación ÍNDICE

Índice Objetivos del estudio Ficha técnica Resultados Gráficos Encuesta Gestión de la Capacitación Índice Página Objetivos del estudio 5 Ficha técnica 7 Resultados 9 Gráficos 16 P.1a ¿En qué mes del año comienza a elaborarse el PDP en su entidad? 17 P.1b ¿Cuánto tiempo demora el proceso de elaboración del PDP? 18 P. 2 ¿Cuáles son los principales obstáculos que encuentra al momento de elaborar su PDP? (2 de mayor relevancia) 19 P.3 ¿Quién o quiénes son los responsables de la elaboración del PDP en su ORH?. Mencione el cargo 20 P.4 ¿Su entidad elabora el PDP de manera interna o terceriza? ¿Por qué? 21 P.5a En su entidad, ¿La oficina de Recursos Humanos cuenta con una subjefatura, área o equipo que realice exclusivamente la labor de la gestión de la capacitación? P.5b ¿Cuántas personas integranl a subjefatura, área o equipo que realiza exclusivamente la labor de gestión de la capacitación? 22 P.6 ¿Ha utilizado la Guía PDP? 23 P.7 Mencione 2 obstáculos que haya encontrado al momento de la ejecución de su PDP 24 P.8 ¿Qué hace cuando la Alta Dirección u otras gerencias solicitan incluir acciones de capacitación no previstas en el PDP? 25 P.9 ¿Qué papel juega el Comité en la elaboración del PDP 26 P.10 ¿Qué porcentaje de la capacitación en su entidad corresponde a acciones programadas y no programadas? 27 P.11 ¿Cuáles son lo criterios que considera para contratar a los proveedores de capacitación? 28 P.12 ¿De dónde provienen principalmente sus proveedores de capacitación 29

Anexos Encuesta Gestión de la Capacitación Encuesta Página P.13 ¿Cuáles son los problemas más frecuentes que tiene con los proveedores de capacitación? Mencione al menos dos 30 P.14 ¿Cuáles son los tres cursos relativos a habilidades duras (o de conocimientos) que han sido más requeridos por su entidad? 31 P.15 ¿Cuáles son los tres cursos relativos a habilidades blandas más requeridos por su entidad? 32 P.16 ¿Cómo mide si los objetivos de la capacitación han sido alcanzados? 33 P.17 ¿Qué hace en caso de que los beneficiarios no asistan al programa de capacitación? 34 P.18a ¿Existen políticas internas de su entidad para la capacitación? P.18b ¿Qué aspectos abordan en las políticas internas para la capacitación en su entidad? 35 P.19 ¿Cómo evalúa las acciones de capacitación en su entidad? 36 P.20a Además de utilizar la evaluación por Reacción o Satisfacción ¿Utiliza otro tipo de evaluación? P.20b ¿Cómo se sistematiza y utiliza la información recopilada en esta evaluación? 37 P.21 ¿Qué criterios utiliza para priorizar unas acciones de capacitación sobre otras? 38 P.22 ¿De dónde proviene principalmente el financiamiento de las acciones de capacitación? 39 P.23 ¿Qué modalidades utiliza su entidad para impartir las acciones de capacitación? 40 P.24 ¿Cuáles con los limitantes u omisiones en el procedimiento establecido para la elaboración del PDP en la directiva actual 41 P.25 ¿Qué políticas tiene su entidad con respecto a los funcionarios o servidores de confianza que reciben capacitación? 42 P.26 ¿Qué sugerencia nos puede dar para mejorar la Gestión de la Capacitación en el Estado? 43 Anexos 44 Encuesta 45 Cuadros de Resultados 48

Encuesta Gestión de la Capacitación OBJETIVO DEL ESTUDIO

Encuesta Gestión de la Capacitación OBJETIVO DEL ESTUDIO Sistematización de la encuesta sobre la gestión de la capacitación en las entidades públicas realizada a representantes de oficinas de Recursos Humanos de entidades públicas.

Encuesta Gestión de la Capacitación FICHA TÉCNICA

Ficha técnica Universo Metodología Muestra Instrumento Fecha de campo Encuesta Gestión de la Capacitación Ficha técnica Universo Representantes de oficinas de Recursos Humanos de entidades públicas. Metodología La encuesta se administró a las personas que asistieron al curso de Gestión de la Capacitación, aunque no todos la respondieron, dado que se administró al final del último día del curso y algunos participantes se retiraron por diferentes motivos. Muestra 47encuestas administradas directamente por el equipo de capacidades de la Gerencia de Desarrollo de capacidades y rendimiento de SERVIR Instrumento La encuesta fue elaborada por el equipo de capacidades de la Gerencia de Desarrollo de capacidades y rendimiento de SERVIR. Fecha de campo Se realizó en dos grupos los días 5 y 10 de septiembre de 2014

Encuesta Gestión de la Capacitación RESULTADOS

Resultados Acerca de la Oficina de Recursos Humanos (RRHH) Encuesta Gestión de la Capacitación Resultados Acerca de la Oficina de Recursos Humanos (RRHH) En el 57.4% de los casos, se manifestó contar con una subjefatura, área o equipo que realiza exclusivamente la labor de gestión de capacitación; en un tercio de los casos, se tiene una sola persona, en tanto que en los 2 tercios restantes tienen en promedio 3 personas que lo integran. Elaboración del PDP Si bien es cierto se registra que el PDP es elaborado a lo largo del año; el 66% de los entrevistados dio cuenta del inicio de su ejecución entre los meses de setiembre, octubre y noviembre, observándose una mayor concentración en el mes de octubre (29.8%). La duración de la elaboración del PDP es variada; no obstante, el promedio se concentra en 2.7 meses. Obstáculos más importantes durante la elaboración del PDP: mayor concentración de respuestas alrededor de “Excesiva carga laboral” (48.9%), “La Metodología para hacer el DNC” (46.8%), seguido en menor proporción por “La Presidencia Ejecutiva/gerentes o jefes de área” (29.8%). Estas respuestas tienden a ser semejantes, al margen de tener o no sub jefatura en la oficina de RRHH. La totalidad de los entrevistados manifestó elaborar el PDP en la misma entidad, aunque ésta recaería en diferentes personas. El especialista en capacitación en el 36.2% de los casos es el responsable de su elaboración, seguido a distancia por el coordinador/encargado o responsable de la capacitación. En los casos en los que la oficina de RRHH no cuenta con sub jefaturas, el Comité PDP fue mencionado en el 25% de los casos como el responsable de la elaboración del PDP.

Rol asignado al Comité en la elaboración del PDP Encuesta Gestión de la Capacitación Rol asignado al Comité en la elaboración del PDP El rol asignado al Comité tiende a ser más activo en el grupo de entrevistados que toman hasta 2 meses para la elaboración del PDP. De manera general, se le atribuye fundamentalmente dos aspectos “Aprueba y da la conformidad” (31.9%) y “Realiza la revisión del PDP” (29.8%), estas funciones alcanzan mayor porcentaje entre quienes elaboran el PDP hasta en 2 meses, observándose una mayor dispersión de respuestas entre quienes toman más de 2 meses para la elaboración. Uso de guía PDP Se registra un elevado uso de la guía PDP (91.5%), tendiendo a ser mayor entre quienes manifestaron no contar con sub jefatura en la oficina de Recursos Humanos. Acerca de Capacitaciones Acciones seguidas cuando Alta Dirección/gerencias solicitan incluir acciones de capacitación no previstas en en el PDP, al respecto, se observa dispersión en las respuestas, siendo lo más frecuente “Elaborar un informe para saber si hay o no relación con los objetivos” (27.7%), seguido por “Se comunica al comité de elaboración del PDP para que evalúe” (21.3%) y “Se pide sustentación técnica para la ejecución” (19.1%). Se observan algunas diferencias en las acciones, la práctica de “elaboración de informe para saber acerca de la relación con los objetivos” suele darse con mayor frecuencia entre quienes elaboran PDP hasta en 2 meses, los que tienen sub jefatura en sus oficinas de RRHH así como entre quienes programan sus acciones en 80% de los casos a más. Alrededor del 72.9% de las capacitaciones corresponden a acciones programadas, observándose una mayor presencia de éstas entre quienes cuentan con sub jefaturas en las oficinas de RRHH.

Acerca de los proveedores de capacitación Encuesta Gestión de la Capacitación Acerca de los proveedores de capacitación “El prestigio del proveedor” (74.55) y el “Contenido del Programa” (66.0%) son los criterios más importantes para contratar a los proveedores de capacitación, aun por encima del “Costo del programa”(38.3%), aspecto este último que cobra relevancia para el grupo de entrevistados que manifestaron programar sus acciones en el 80% o más de los casos, así como entre quienes elaboran el PDP hasta en 2 meses. En general, los proveedores de capacitación suelen provenir sobre todo de “instituciones educativas” (76.65), seguido en menor proporción de “Profesionales independientes” (27.7%). Solo en el 14.9% de los casos proceden de la misma entidad en la que laboran los entrevistados. Problemas más frecuentes con los proveedores de capacitación, tienden a concentrarse fundamentalmente en demoras administrativas (17.1%, entrega de certificados, gestiones, así como en impuntualidad para inicio de capacitaciones), seguido de incumplimiento con lo pactado 14.9% (contenido de programa, no cumplen con lo planificado). En menor medida (10.7%) se hizo alusión a algunos aspectos relacionados directamente con las competencias de los capacitadores (desconocimiento de realidad institucional, falta de especialización y fallas en la medición de aprendizaje). Conviene mencionar que solo en el 8.5% de los casos se mencionó la falta de facilidades de pago. Acerca de los cursos más requeridos en la entidad Se mencionaron como los cursos más requeridos por su entidad, al margen del tiempo de elaboración de PDP, contar o no con sub jefaturas en RRHH o porcentaje de acciones programadas los siguientes: Habilidades duras: Gestión Pública (40.4%), Contrataciones y Adquisiciones (38.35), Cursos técnicos (25.55) como SPSS, Excel, Arcgys, Ofimática; seguido en menor proporción por cursos especializados. Habilidades blandas: Destaca “Trabajo en equipo” (36.2%), seguido a distancia de “Liderazgo” y “Motivación personal/Inteligencia Emocional (ambos con 17% de menciones), Comunicación (14.9%),entre otros.

Modalidad de medición de objetivos de capacitación Encuesta Gestión de la Capacitación Modalidad de medición de objetivos de capacitación Se registraron diversas formas de medición de los objetivos, siendo las más frecuentes la ”Evaluación por reacción” (23.4%), seguida a distancia por la “Evaluación de aprendizaje y de competencias” (14.9%), al respecto se observan algunas diferencias en su uso según cuentan o no con sub jefatura en RRHH así como el porcentaje de acciones programadas. Es importante señalar que, en el 14.9% de los casos se manifestó que “No aplican ninguna medición”, esta práctica es más frecuente entre quienes toman más de 2 meses para elaborar el PDP, tienen sub jefatura en RRHH así como entre quienes tienen acciones programadas por encima del 80%. Acciones seguidas en caso de inasistencia a los programas de capacitación En la mayoría de los casos, las respuestas dan cuenta de algún tipo de sanción para los beneficiarios que no asisten a los programas de capacitación, entre ellos se mencionaron en mayor proporción: “Se aplica un descuento/se penaliza” (27.7%), “Se les excluye de posteriores cursos de capacitación por un tiempo” (25.5%), seguido en menor medida de “No se devuelve los costos invertidos” (12.8%), entre otros. Se observa una acción más severa frente a esta situación entre quienes toman hasta 2 meses para la elaboración del PDP. Existencia de políticas internas para la capacitación en su entidad En el 59.6% de los casos se expresó tener políticas internas para la capacitación, tendiendo a elevarse este porcentaje en el grupo de entrevistados que tienen menos del 80% de sus acciones programadas (68.4%). Los aspectos abordados en las políticas internas son diversos, siendo los de mayor mención: “Los contemplados en el PDP” (21.4%), “Regulación de los requisitos para acceder a la capacitación” (17.9%), “Compromiso de asistencia y participación” , “Creación de compromisos y penalidades” y “Reglamentos” (los 3 con 10.7% de menciones), entre otros.

Modalidad de medición de las acciones de capacitación Encuesta Gestión de la Capacitación Modalidad de medición de las acciones de capacitación La medición suele realizarse a través de la “Evaluación de Reacción” (21.3%), seguido en menor proporción de “Evaluación de Aprendizaje” (12,8%), “Evaluación de Aplicación” (10.6%), entre otros. El 17% de los casos expresó no hacer evaluaciones al respecto. El 27.7% manifestó emplear otros tipos de evaluación, adicionales a la de Reacción o Satisfacción, siendo esto más frecuente entre quienes cuentan con sub jefatura en la oficina de RRHH. Según manifestaron, la información es recopilada a través de “Información proporcionada por los jefes”, “Control de participación en Excel” (ambos con 23.1% de menciones), “Evaluación de eficacia después de 3 meses” (7.7%), según “Informe de curso” o “Reporte de notas”, entre otros. Criterios para la priorización de acciones de capacitación Se registra el criterio con mayor peso “Según el grado de importancia de los objetivos institucionales” (36.2%), seguido a gran distancia de “El que tiene mayor requerimiento” 19.1%, “Presupuesto” (14.9%), entre otros. Cerca del 20% de los entrevistados no dio respuesta. Principales fuentes de financiamiento de las acciones de capacitación En el 83% de los casos el financiamiento procede del presupuesto de las entidades, solo en el 8.5% se mencionó a la Cooperación Internacional como fuente proveedora. Modalidades empleadas para impartir las acciones de capacitación Se mencionó como la modalidad más empleada la “Presencial” (95.7%), seguida de la “Virtual” (25.5%) y la “Semipresencial” (14.9%). Quienes tienen acciones programadas por encima del 80% de los casos, dieron cuenta de una mayor diversidad de modalidades de capacitación, apareciendo la virtual y semipresencial en la misma proporción (26.1%)

Encuesta Gestión de la Capacitación Limitantes u omisiones identificadas en el procedimiento establecido para la elaboración del PDP en la directiva actual A nivel general se observa gran dispersión en las respuestas, todas ellas por debajo del 7% de menciones. Entre las limitantes u omisiones se señalaron: “Corto tiempo” y “Falta de colaboración de la directiva del comité” (ambas con 6.4%), “Definiciones de priorización de acciones de capacitación”, “No detecta funciones según los objetivos institucionales”, “No hay metodología orientada para generar valor estratégico” y presupuesto insuficiente” (todos ellos con 4.3%), entre otros. El 44.7% no dio ninguna respuesta, en tanto que para el 12.8% no encontró ninguna limitación. Sugerencias para mejorar gestión de capacitación en el Estado Las sugerencias propuestas son diversas, demandándose en mayor proporción las “Continuación de las capacitaciones” (21.3%), seguida de “Capacitar al personal para elaborar planes, cursos, conceptos, etc.” (17%), “Mayor difusión de los nuevos enfoques sobre la gestión de capacitación” (12.8%), entre otras. Se registró un mayor porcentaje de abstención de respuesta entre quienes elaboran el PDP en más de 2 meses (21.1%) así como entre quienes tienen acciones programadas en más del 80% de los casos.

Encuesta Gestión de la Capacitación GRÁFICOS

P.1a ¿En qué mes del año comienza a elaborarse el PDP en su entidad? Encuesta Gestión de la Capacitación P.1a ¿En qué mes del año comienza a elaborarse el PDP en su entidad? TOTAL 100%

P.1b ¿Cuánto tiempo demora el proceso de elaboración del PDP? Encuesta Gestión de la Capacitación P.1b ¿Cuánto tiempo demora el proceso de elaboración del PDP? TOTAL 100%

Encuesta Gestión de la Capacitación P. 2 ¿Cuáles son los principales obstáculos que encuentra al momento de elaborar su PDP? (2 de mayor relevancia) TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.3 ¿Quién o quiénes son los responsables de la elaboración del PDP en su ORH?. Mencione el cargo TOTAL MÚLTIPLE

Razones por las que su entidad elabora de manera interna el PDP Encuesta Gestión de la Capacitación P.4 ¿Su entidad elabora el PDP de manera interna o terceriza? ¿Por qué? De manera interna TOTAL 100% Razones por las que su entidad elabora de manera interna el PDP TOTAL MÚLTIPLE

labor de la gestión de la capacitación? (SI – NO) Encuesta Gestión de la Capacitación P.5a En su entidad, ¿La oficina de Recursos Humanos cuenta con una subjefatura, área o equipo que realice exclusivamente la labor de la gestión de la capacitación? (SI – NO) P.5b ¿Cuántas personas integran la subjefatura, área o equipo que realiza exclusivamente la labor de gestión de la capacitación? - Aplicado al 57.4% de la muestra total - TOTAL 100% TOTAL 100%

P.6 ¿Ha utilizado la Guía PDP? Encuesta Gestión de la Capacitación P.6 ¿Ha utilizado la Guía PDP? TOTAL 100%

Encuesta Gestión de la Capacitación P.7 Mencione 2 obstáculos que haya encontrado al momento de la ejecución de su PDP TOTAL 100%

P.8 ¿Qué hace cuando la Alta Dirección u otras gerencias solicitan Encuesta Gestión de la Capacitación P.8 ¿Qué hace cuando la Alta Dirección u otras gerencias solicitan incluir acciones de capacitación no previstas en el PDP? TOTAL MÚLTIPLE

P.9 ¿Qué papel juega el Comité en la elaboración del PDP? Encuesta Gestión de la Capacitación P.9 ¿Qué papel juega el Comité en la elaboración del PDP? TOTAL MÚLTIPLE

P.10 ¿Qué porcentaje de la capacitación en su entidad corresponde Encuesta Gestión de la Capacitación P.10 ¿Qué porcentaje de la capacitación en su entidad corresponde a acciones programadas y no programadas? Acciones programadas Acciones no programadas TOTAL 100% TOTAL 100%

Encuesta Gestión de la Capacitación P.11 ¿Cuáles son lo criterios que considera para contratar a los proveedores de capacitación? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.12 ¿De dónde provienen principalmente sus proveedores de capacitación TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.13 ¿Cuáles son los problemas más frecuentes que tiene con los proveedores de capacitación? Mencionar al menos dos de ellos TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.14 ¿Cuáles son los tres cursos relativos a habilidades duras (o de conocimientos) que han sido más requeridos por su entidad? (TOTAL 100%) (TOTAL MÚLTIPLE)

Encuesta Gestión de la Capacitación P.15 ¿Cuáles son los tres cursos relativos a habilidades blandas más requeridos por su entidad? (TOTAL 100%) (TOTAL MÚLTIPLE)

Encuesta Gestión de la Capacitación P.16 ¿Cómo mide si los objetivos de la capacitación han sido alcanzados? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.17 ¿Qué hace en caso de que los beneficiarios de la capacitación no asistan al programa de capacitación TOTAL MÚLTIPLE

internas de su entidad para la capacitación? Encuesta Gestión de la Capacitación P.18ª ¿Existen políticas internas de su entidad para la capacitación? P.18b ¿Qué aspectos abordan en las políticas internas para la capacitación en su entidad? - Aplicado al 59.6 % de la muestra total - TOTAL 100% TOTAL MÚLTIPLE

P.19 ¿Cómo evalúa las acciones de capacitación en su entidad? Encuesta Gestión de la Capacitación P.19 ¿Cómo evalúa las acciones de capacitación en su entidad? TOTAL 100%

P.20ª ¿Utiliza otro tipo de evaluación de las capacitaciones? Encuesta Gestión de la Capacitación P.20ª ¿Utiliza otro tipo de evaluación de las capacitaciones? - Además de la evaluación por Reacción o Satisfacción- P.20b ¿Cómo se sistematiza y utiliza la información recopilada en esta evaluación? - Aplicado al 27.7% de la muestra total - TOTAL 100% TOTAL MÚLTIPLE

P.21 ¿Qué criterios utiliza para priorizar unas acciones de Encuesta Gestión de la Capacitación P.21 ¿Qué criterios utiliza para priorizar unas acciones de capacitación sobre otras? TOTAL MÚLTIPLE

P.22 ¿De dónde proviene, principalmente, el financiamiento de Encuesta Gestión de la Capacitación P.22 ¿De dónde proviene, principalmente, el financiamiento de las acciones de capacitación? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.23 ¿Qué modalidades utiliza su entidad para impartir las acciones de capacitación? TOTAL MÚLTIPLE

para la elaboración del PDP en la directiva actual? Encuesta Gestión de la Capacitación P.24 ¿Cuáles son los limitantes u omisiones en el procedimiento establecido para la elaboración del PDP en la directiva actual? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.25 ¿Qué políticas tiene su entidad con respecto a los funcionarios o servidores de confianza que reciben capacitación? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación P.26 ¿Qué sugerencias nos puede dar para mejorar la Gestión de Capacitación en el Estado? TOTAL MÚLTIPLE

Encuesta Gestión de la Capacitación ANEXOS

Encuesta Gestión de la Capacitación ENCUESTA

Gestión de la Capacitación Encuesta Gestión de la Capacitación * Encuesta elaborada y administrada por el equipo de Gestión de la Capacitación.

Encuesta Gestión de la Capacitación

Encuesta Gestión de la Capacitación CUADROS DE RESULTADOS