Gung Ho! Gung Ho! Gestión de los Stakeholders GESTIÓN DE LAS PARTES DE INTERES (I Unidad) Gung Ho! IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® 5ta edición ELVA NELLY ROJAS ARAQUE UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD Especialización en Gestión de Proyectos Gung Ho!

Descripción General de la Gestión de los Interesados del Proyecto __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS 1. Acta de constitución del proyecto 2. Documento de adquisiciones 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización 1. Análisis de Interesados 2. Juicio de expertos 3. Reuniones 1. Registro de interesados 2. Documento de adquisiciones 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización 1. Acta de constitución del proyecto Certifica la existencia del proyecto. Documenta las necesidades de negocio, supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto La cultura y la estructura de la organización; • Los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones, estándares de productos); y • Las tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos. Las plantillas del registro de interesados, • Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y • Los registros de interesados de proyectos anteriores. __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

HERRAMIENTAS Y TECNICAS información cuantitativa y cualitativa, para determinar intereses del proyecto 1. Análisis de Interesados Modelos de clasificación para el análisis de interesados Matriz de poder/interés Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia Matriz de poder/influencia 1. Identificar todos los interesados potenciales. 2, Analizar el impacto o apoyo potencial de cada interesado 3. Evaluar a los interesados __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

Matriz de poder/interés __________________________ Guía del PMBOK® 5ta edición __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

HERRAMIENTAS Y TECNICAS 2. Juicio de Expertos Asegura la identificación y el listado de los interesados, se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia. La alta dirección; Otras unidades dentro de la organización; Directores de proyecto, expertos, grupos de industria y consultores, asociaciones profesionales y técnicas. 3. Reuniones Se analizan perfiles para desarrollar entendimiento sobre los principales interesados del proyecto, para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados Se obtiene mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.). __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

Salidas - ¿Qué obtengo al final del proceso? Registro de los interesados: Documento donde se recopila toda la información de los interesados. Por ejemplo: nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, intereses, expectativas, poder de influencia, categorización, etc __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2. GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4. Activos de los procesos de la organización ENTRADAS Planificar la Gestión de los Interesados, identificar el modo en que el proyecto afectará a los interesados, desarrolla formas de lograr la participación interesados, gestionar expectativas, alcanzar los objetivos. 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2, Registro de los Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los procesos de la organización Ciclo de vida y procesos Descripción de la ejecución Plan de gestión de cambios (monitorear y controlar) Necesidades y la técnicas de comunicación El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto. El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto. Todos los factores ambientales de la empresa son entradas, la gestión de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. La cultura, la estructura y el clima político de la organización . __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

HERRAMIENTAS Y TECNICAS 1. Juicio de expertos: Inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados más experimentados estén altamente involucrados de modo que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito 2. Reuniones : Expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación requeridos de todos los interesados. 3. Técnicas analíticas : El nivel de participación de los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. El nivel de participación se puede clasificar: Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados C= Participación actual - D= Participación deseado Reticente Neutral Líder Partidario Desconocedor Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder Interesado 1 C D Interesad 2 Interesado 3 DC proceso analítico = brechas entre los niveles de participación actual + deseado , identificar las acciones y comunicaciones y cerrar estas brechas a través del juicio de expertos. __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

SALIDAS Plan de Gestión de los Interesados Componente del plan para la dirección del proyecto. Identifica estrategias de gestión para involucrar interesados de manera eficaz. 1. Plan para la gestión de Proyectos Plan de Gestión de los Interesados niveles de participación alcance e impacto Las interrelaciones y superposic Los requisitos de comunicación información a distribuir entre los interesados 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto El método para actualizar y definir PG cronograma del proyecto registro de interesados __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3. Gestionar la Participación de los Interesados ENTRADAS 1. Plan de Gestión de los Interesados Describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados. 2. Plan de Gestión de las Comunicaciones información sobre la gestión de las expectativas de los interesados (requisitos, información, motivo de distribución de la información, personas que reciben la información) 3. Registro de Cambios documentar los cambios del proyecto, así como su impacto en términos de tiempo, costos y riesgos. 4. Activos de los Procesos de la Organización Los requisitos de comunicación, Los procedimientos para la gestión de incidentes, Los procedimientos de control de cambios, y La información histórica relativa a proyectos anteriores __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS 1. Métodos de Comunicación 2. Habilidades Interpersonales 3. Habilidades de Gestión requisitos de comunicación de los interesados, el PM decide cómo, cuándo y cuáles métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto. PM aplica habilidades interpersonales, gestionar las expectativas de los interesados. (confianza, Resolver conflictos, Escuchar y Superar la resistencia al cambio. Coordina y armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, Negociar acuerdos SALIDAS 1.Registro de Incidentes: Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales 2. Solicitudes de Cambio: Incluye acciones correctivas o preventivas aplicables al proyecto o a la interacción con los interesados afectados, 3.Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto: Se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados. 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o cuando originalmente registrados no participen en el proyecto o no reciban su impacto. 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización (Notificaciones a los interesados, Informes del proyecto, Retroalimentación de los interesados, presentaciones, registros, Documentación sobre lecciones aprendidas) __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4. CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Incidentes ENTRADAS 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Incidentes 3. Datos de desempeño del trabajo 4. Documentos del Proyecto El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales El ciclo de vida seleccionado , El modo en que se ejecutará , Como cumplir los requisitos de RR.HH plan de gestión de cambios , Necesidades técnicas de comunicación. El cronograma del proyecto, • El registro de interesados, • El registro de incidentes, • El registro de cambios, y • Las comunicaciones del proyecto observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

Herramientas y Técnicas capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto 1, Sistemas de Gestión de la Información 2,Juicio de Expertos asegurar identificación y de nuevos interesados, realizando una revaluación de los interesados actuales. se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la participación de los interesados. 3,Reuniones CONTROL CONTROL __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

SALIDAS 2.Solicitudes de Cambio Acciones correctivas Acciones preventivas SALIDAS 2.Solicitudes de Cambio 3,Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4,Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 1,Información de Desempeño del Trabajo datos de desempeño en contexto e integrados sobre la base de relaciones entre áreas A medida que se identifican cambios en la estrategia se actualizan las secciones Registro de interesados Registro de incidentes Notificaciones a los interesados, Informes, presentaciones, registros del proyecto, Documentación sobre lecciones aprendidas __________________________________ Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

Gracias Gung Ho!