Presentador: Errecalde, Esteban Mejoramiento de Procesos MBA Caniggia, Norberto Presentador: Errecalde, Esteban

Índice Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos. Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento. Consecuencias. Conclusiones.

Proceso Mejoramiento de Procesos. Entrada Salida ¿A qué llamamos “Proceso”? Un proceso es una secuencia repetitiva de actividades que los miembros de una Organización realizan a diario para generar una “salida” en base a una entrada de información, insumos, conocimiento, etc. Entrada Proceso Salida

Mejoramiento de Procesos. Ejemplos de Procesos: Llevar a cabo una reunión de status. Llevar a cabo una reunión de status. Generación de un producto Semi-elaborado Definir la periodicidad de las cobranzas de una empresa Asignar los recursos a un proyecto Realizar una carga batch Pagar los impuestos Definir un plan Abastecimiento de materias primas. Abastecimiento de materias primas. Definir el ascenso de un empleado La Seguridad de una Organización Tomar una llamada telefónica Llevar a cabo una reunión de status. Realizar un pedido a un proveedor Presupuestar un proyecto. Validar la viabilidad de una alternativa Contratar a un empleado Dar Feedback a un empleado Tomar un crédito Pasos de implementación de un sistema en producción. Cargar un dato en un sistema integral Coordinar la entrega de un producto a un cliente. Contactarse con un cliente.

Mejoramiento de Procesos. Llamamos “Mejoramiento de procesos” al método sistemático que tiene como finalidad realizar avances significativos en la manera en que los procesos de una Organización se ejecutan actualmente. Objetivos Finales Eficiencia Reducción de Costos. Potenciar las Ventas. Política Organizacional

Índice Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos. Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento. Consecuencias. Conclusiones.

Mejoramiento de Procesos. Factores que llevan al Mejoramiento de Procesos Existen dos factores principales involucrados en el mejoramiento de los procesos: El Cliente: A través del reclamo de precios bajos A través de una rápida entrega A través de una mejor atención Solicitando un mayor nivel de calidad Otros… Políticas Legales y del Medio Ambiente

Mejoramiento de Procesos. ¿Cómo sabe una empresa que tiene que “Mejorar”? La palabra clave para responder esta pregunta es DIAGNÓSTICO. El diagnóstico es el momento cero de un proceso de mejora. Permite identificar cuáles son los procesos que generan productos cuyo cumplimiento presenta una brecha con las expectativas del cliente (interno y externo).

Índice Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos. Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento. Consecuencias. Conclusiones.

Mejoramiento de Procesos. Diagnóstico y Análisis Relevamiento y Diagnóstico de las tareas que se ejecutan en un proceso a través del análisis de las entradas y las salidas del mismo. Comparación entre Expectativas de los clientes (internos o externos) con la salida generada en el proceso. Análisis del comportamiento de las entadas del proceso, tales como los recursos asignados y su comportamiento a lo largo de los últimos meses. Relevamiento de las tareas que se efectúan para ejecutar el proceso. Permite obtener un estimado de potenciales mejoras y rendimientos.

Mejoramiento de Procesos. Diagnóstico y Análisis: Fedex Se relevó el tiempo de cumplimiento de entrega de paquetes a destinos que se encuentran entre 400 y 600 kilómetros de distancia.

Mejoramiento de Procesos. Diagnóstico y Análisis: Fedex Relevamiento de expectativas de los clientes: 3 días, 2 horas en promedio. Brecha existente: 8 horas.

Mejoramiento de Procesos. Organización Se detectó el proceso a mejorar y se comienzan a definir los parámetros de trabajo en el marco de un proyecto. Asignación de Responsables y tareas a cumplir por cada uno de los miembros. Definición del alcance de la mejora. Determinar los parámetros de control a ser aplicados una vez que la mejora se haya implementado. Cálculo de ROI Metas de mejora fijadas en tiempo y con valores reales Reportes a generar

Mejoramiento de Procesos. Organización Responsable de área de logística como líder del proyecto. Metas fijadas: Reducción del tiempo de entrega en un 5% para los primeros 6 meses. Reducción del tiempo de entrega en un 15% para los primeros 12 meses. Reducción a 3 horas promedio para Diciembre 2014. ROI: 14% Para los primeros 4 años. Reportes a Generar: Matriz de costos e ingresos / ahorros estimados. Gráfica de cumplimiento promedio desde 2008 a la fecha de 5 meses posteriores a la implementación.

Mejoramiento de Procesos. Interiorización del Proceso Las tareas de Organización ya se encuentran definidas, al igual que los parámetros de control a ejecutarse luego de la implementación. Se efectúa un relevamiento detallado de las tareas coordinadas que conforman el proceso a mejorar. Requiere el involucramiento de todas las personas que realizan las tareas diarias y que tienen conocimiento sobre su ejecución. Se efectúa la documentación de las tareas actuales, determinando los resultados obtenidos y los recursos utilizados (entradas del proceso).

Transporte Tercerizado Mejoramiento de Procesos. Interiorización del Proceso Especificar las etapas del proceso. Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas. Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros: Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas. Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas. Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora. Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas. Etiquetado y Distrib. Transporte Tercerizado Entrega a Domicilio.

Transporte Tercerizado Mejoramiento de Procesos. Interiorización del Proceso Especificar las etapas del proceso. Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas. Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros: Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas. Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas. Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora. Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas. 8 personas involucradas Etiquetado y Distrib. Transporte Tercerizado Entrega a Domicilio.

Mejoramiento de Procesos. Modernización Tiene lugar una vez que se detectan las tareas a mejorar o reemplazar. Abarca todos aquellos cambios que se llevan a cabo para reemplazar una tarea considerada como “No Eficiente” por la o las tareas que permitirán reducir los tiempos o los costos de un procesamiento. Requiere el compromiso de las personas involucradas para llevar adelante los cambios y cambiar las costumbres y comportamientos vigentes. Es en esta etapa cuando se presentan los casos con mayor resistencia ya que se vuelve realidad el hecho de que la Organización se encuentra en un proceso de cambio.

Mejoramiento de Procesos. Modernización Etiquetado y Distrib. Transporte Tercerizado Entrega a Domicilio. Recepción y validación de productos Repartición de productos para los destinos de la ciudad Diagrama de mapas de entregas Logística de entrega de productos 3 horas 3 horas 2 horas 18 horas

Mejoramiento de Procesos. Modernización Recepción y validación de productos Repartición de productos para los destinos de la ciudad Diagrama de mapas de entregas Logística de entrega de productos 3 horas 3 horas 2 horas 18 horas Personal: 2 personas Implementación de Sistema de código de Barras Estandarización de Diagramas y Mapas de Distribución Estrategia de Premios por Cumplimiento 1 hora 1 hora 11 horas Personal: Reducción de 4 a 2 personas Personal: Reducción de 2 a 1 persona

Mejoramiento de Procesos. Medición y Control de la Mejora Esta etapa tiene lugar cuando ya el proceso de ha implementado y se encuentra “Productivo”. Durante este proceso, se analizan los resultados obtenidos a través de la generación de reportes y de medidores que relevan la performance del proceso con las modernizaciones implementadas. Se analiza la viabilidad del proyecto a través de la comparación entre lo planificado y lo efectivamente logrado. Se pueden tomar medidas correctivas en el caso de que los resultados no reflejen los productos de salida esperados.

Resultados luego de la implementación Mejoramiento de Procesos. Medición y Control de la Mejora Resultados luego de la implementación Reducción del tiempo de entrega: 1 hora, 15 minutos (4%), Mayo 2013

Resultados luego de la implementación Mejoramiento de Procesos. Medición y Control de la Mejora Resultados luego de la implementación Resultados de reducción esperados para Junio, 2013: 5,00%.

Mejoramiento de Procesos. Medición y Control de la Mejora ROI obtenido en el primer año de trabajo: -43,00% aproximadamente. ROI esperado: 14% en los primeros 5 años.

¿FUE EL PROYECTO UN ÉXITO DE ACUERDO A LO PLANIFICADO? Mejoramiento de Procesos. Medición y Control de la Mejora ¿FUE EL PROYECTO UN ÉXITO DE ACUERDO A LO PLANIFICADO? NO SÉ

Mejoramiento de Procesos. Mejora Continua Esta etapa consiste en continuar el desarrollo permanente de los procesos internos. Se hace uso del Benchmarking, en donde la empresa toma del mercado las mejores prácticas existentes y las implementa en sus procesos internos. Se vuelve una filosofía organizacional con el objetivo de cumplir las crecientes demandas de los clientes y mantener la competitividad en el mercado..