HERRAMIENTAS DE MEJORA Octubre 23 de 2014

ESTRUCTURA NTCGP 1000:2009 CAPITULO 8 8. “ MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA ” 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2 Acción Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.2 Auditoría Interna 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto 8.5 Mejora 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición 8.3 Control del Producto No Conforme 8.4 Análisis de Datos TOTAL DEBES = 38

Herramientas de Gestión de Mejoramiento Producto no conforme – Dificultades. Auditorías internas de calidad Satisfacción de usuarios Clima organizacional Estilo de Dirección Evaluación política de Calidad Autoevaluación MECI Indicadores por proceso PQRS ACPM Revisión por la Dirección Diseño y Desarrollo en Actividades de Extensión

DIFICULTADES EN EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS (Servicio No Conforme) El Servicio no conforme es la identificación de aspectos que se presentan eventualmente al momento de llevar a cabo la actividad misional y que ocasionan «fallas». Se deben tratar ANTES de que el «usuario» se de cuenta. Se debe mejorar lo que es recurrente. ANTES 1 semestre DESPUÉS Se aplica la Encuesta cada semestre a los Docentes Tabular y realizar Informe Revisar en el Consejo Tomar Acciones AHORA Toma Acciones en el mismo semestre Agendar dentro de las reuniones un punto con DIFICULTADES El Secretario de los Comités o Consejos, con el apoyo del Profesional OPDI, revisa las actas y genera un informe de dificultades Con las DIFICULTADES más reiterativas presenta ACPM´S

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD ANTES Alcance: Programación por Procesos Centrales, Sedes Regionales, Facultades e Institutos Levantar ACPMs, de acuerdo a los hallazgos Reunión de Apertura y Cierre con cada Auditado en las Facultades e Institutos AHORA Alcance: Programación por Procesos Transversales desde los Centrales a las Sedes Regionales, Facultades e Institutos Tomar Acciones ellos en conjunto con el Área de Calidad y M. Una sola Reunión de Apertura y Cierre , con todos los responsables de procesos. Establecer política de compromiso a los auditores para contar más con su participación. Tener en cuenta los pares académicos de la Universidad para poder contar con ellos como nuestros auditores internos de calidad – Carga Académica Incluir las capacitaciones a los auditores en el Plan de Capacitación de la Rectoría o Gestión Humana.

Se auditan los procesos y se revisa en donde se llevan a cabo dichos procesos con base en el ciclo PHVA; es decir: en dónde se direcciona?, en dónde se ejecuta?, en dónde se controla? Y en dónde se mejora?. Con base en las respuestas se toman muestras para auditar Mapa de Procesos

SATISFACCIÓN DE USUARIOS SATISFACCIÓN DEL USUARIO ANTES De los resultados que arrojan las encuestas se toman Acciones Se aplicaban Tres Encuestas: Satisfacción de usuario Clima Organizacional Autoevaluación _MECI Tabular AHORA CLIMA ORGANIZACIONAL AUTOEVALUACIÓN - MECI SATISFACCIÓN DE USUARIOS Será diseñada y aplicada por el grupo de investigación Sólo se aplicará a los Ordenadores de Gastos y a los Coordinadores Administrativos, entre los meses de enero y febrero, para que sea base de las respuestas de la encuesta del DAFP A través de los informes resultado de la autoevaluación de los Programas Académicos, se obtiene información sobre la percepción del servicio prestado, La herramienta debe permitir generar planes de acción a todo nivel. Las acciones del plan de mejoramiento que se propongan deben ser alimentadas al plan de acción.

ANÁLISIS DE DATOS - INDICADORES ANTES Frente al seguimiento existen fallas desde la Facultad que no se revisa efectivamente el cumplimiento de cada indicador, igualmente a nivel institucional no se toman acciones efectivas sobre el incumplimiento de éstos Informe consolidado por Dependencia e Institucional Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su diligenciamiento y seguimiento a través del PLAN DE ACCIÓN AHORA En el plan de acción adicionar una columna que permita clasificar las acciones por eficiencia, eficacia y efectividad, que al final permita consolidar el cumplimiento de éstos por estas tres medidas. y por: PROCESO y SUBPROCESO Revisar con Ludmila la forma como daremos cumplimiento a los nuevos requisitos del MECI – 2014 sobre indicadores (medida y meta) Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su diligenciamiento y seguimiento

-Asuntos Estudiantiles. -Servicios Misionales - Dificultades Administrativas Clasificación Modificar la información de la página web de PQRS que permita diferenciar entre usuarios internos y usuarios externo. Canalizar a los estudiantes frente a la relación de asuntos estudiantiles con su Director de Programa Tener la claridad que lo relacionado con asuntos disciplinarios de estudiantes no serán quejas.

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ANTES Realizar el informe con las entradas del requisito de revisión por la dirección. Se presenta ante los Consejos, Directores o Comités de calidad Tomar ACciones AHORA Facultades, Institutos y Sedes hacen Rendición de Cuentas Establecer la Rendición de Cuentas como parte de la Revisión por la Dirección Revisar que el informe de rendición de cuentas aplica para la revisión por la dirección de acuerdo a la GP1000 Incluir en la Rendición de Cuentas Los puntos que no están en la Rendición de Cuentas.

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA NUEVO FORMATO DE ACPM. El formato en que se registra las ACPM se eliminará y se creará una matriz o cuadro en el que cada Unidad Académica pueda llevar sus acciones de todas las fuentes (Dificultades, Satisfacción de Usuarios, Clima Organizacional, Revisión Por la Dirección, Auditorias Internas, PQRS), más las de Autoevaluación de Programas Académicos, las de Riesgos y la Contraloría. La Herramienta Matriz de Acciones con la que se elabora el informe debe tener incluido para dicho informe las acciones Preventivas planteadas en la Matriz de Riesgos. REVISAR LA MATRIZ DE ACPM PARA VALIDAR TODA SU UTILIDAD. Capacitar en la Redacción de los hallazgos, análisis de causas y formulación de acciones. NUEVO FORMATO

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO-ICONTEC 2014 Generalidades: Resultados – Hallazgo Diseño y Desarrollo, asociado a las Actividades de Extensión Evidencia: En los cursos de educación continuada impartidos por facultades y unidades no se evidencia formalmente el registro de planificación del diseño de cursos, y diplomados. Texto Auditor Líder*. Pendiente modificacion en la Fac de Artes Integradas . *Registros de cursos y diplomados Educación Continuada

Pendiente modificacion en la Fac de Artes Integradas . Cambiar el diagrama de flujo por un esquema que explique…aquí no se entiende nada