BIENVENIDOS DIRECCION GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Elaboración yo Actualización de Manuales Administrativos LAE. ROSALBA AGUILAR ALONSO

¿QUE ESPERAS DE ESTE TALLER? ¿QUE PIENSAS COMPARTIR? EXPECTATIVAS ¿QUE ESPERAS DE ESTE TALLER? ¿QUE PIENSAS COMPARTIR?

OBJETIVO GENERAL Al finalizar el taller, el participante conocerá y aplicará la Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos, además de establecer criterios y compromisos para su elaboración y/o actualización en la Secretaría de Educación de Veracruz.

“El mundo se mueve tan rápido en estos días que quien dice que no se puede, se encuentra con alguien que ya lo hizo” Robert Kriegel

CONTENIDO TEMÁTICO Introducción en el PMLCC Capítulo 1. Generalidades de los Manuales Administrativos Capítulo 2. Manual de Organización Capítulo 3. Manual de Procedimientos Capítulo 4. Manual de Servicios al Público

Objetivo del Programa: “Combatir la corrupción, fomentar la transparencia y mejorar la gestión pública gubernamental, mediante la aplicación de acciones preventivas en procesos, trámites y servicios.”

Líneas Estratégicas: Desarrollo Administrativo Desarrollo Calidad en Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia Desarrollo Administrativo Desarrollo Organizacional Calidad en los Servicios Públicos Estructuras Orgánicas Manuales Administrativos Programa Operativo de Manos Limpias y Cuentas Claras

Estrategia de Implementación: Nombramiento de un Enlace Institucional Se determinó se designará un enlace por área: Subsecretaría de Educación Básica: C.P. Javier Antonio Zetina Pinto Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior: Mtro. Héctor Guzmán Coutiño Subsecretaría de Desarrollo Educativo: LAE Guillermo Antonio Musule Huesca Oficialía Mayor: Mtro. José Raúl Trujillo Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo: L.C. Rogelio Suárez Gutierrez Dirección Jurídica: Lic. Maribel Bonilla Alonso Conformación del Grupo de Enlace (Subsecretarios, Directores Generales y/o de Área) Integración de Grupos de Trabajo: De Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia De Desarrollo Administrativo

los Manuales Administrativos Capítulo 1 Generalidades de los Manuales Administrativos 1.1 Clasificación 1.2 Objetivos 1.3 Etapas para la Elaboración de los Manuales

Objetivo Particular El participante conocerá los objetivos y clasificación de los Manuales Administrativos, además deberá definir la estrategia para elaborar estos documentos.

Manual de Trámites o Servicios 1.1 Clasificación: Manuales Administrativos Manual de Organización Manual de Trámites o Servicios Manual de Procedimientos

2. Objetivos: Presentar a la Institución en su conjunto. Precisar funciones, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones. Promover el aprovechamiento racional de los recursos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. Informar a la ciudadanía sobre trámites y/o servicios.

3. Etapas para su elaboración: Planeación B Técnicas de Investigación G Distribución y Difusión C Análisis de Información F Autorización del Manual H Revisión y Actualización E Validación de D Estructuración del Manual

A) Planeación del Trabajo: Programa de Trabajo: Enero a Agosto de 2009. La Unidad de Planeación es responsable de coordinar, revisar y concentrar Manuales Administrativos. Cada área deberá integrar Grupo de Trabajo para elaborar los MA y apegarse a la estrategia para recopilar información. La Unidad de Planeación entregará los criterios básicos para homogeneizar contenido y presentación.

Obtención de Información: ¿Cómo se integra la información? Documentos Jurídicos: Leyes, Decretos, Reglamentos, otros. Organigramas autorizados y vigentes. Manuales Administrativos existentes. Personal del área.

B) Aplicación de Técnicas de Investigación: Investigación Documental Entrevista Cuestionario Observación Directa

Lenguaje corporal La Entrevista: Identificadores de comunicación “ Mientras que tus palabras hablan, tu lenguaje corporal grita” Martha Graham

La Entrevista: “Obtener información verbal de quien realiza las actividades a analizar” Entrevista Libre, dirigida o ambas. Objetivo Definido. Concertar. Escuchar. Preguntas necesarias.

C) Análisis de la información: Conocer el área, procesos, funciones Describir Analizar detalles Ordenar información Identificar y explicar comportamientos Precisar-formalizar relaciones

D) Estructuración del Manual ¿A quién va dirigido el Manual? Estructura Orgánica y Diagrama de Flujo Para consulta, lectura y comprensión. Redacción Elaboración de diagramas Formato

E) Validación de la Información H) Revisión y Actualización Etapas de Elaboración F) Autorización del Manual G) Distribución y Difusión

Manual de Organización Capítulo 2 Manual de Organización 2.1 Clasificación 2.2 Contenido 2.3 Descripción de Puestos Ejercicios Evaluación

Objetivo Particular Los participantes identificarán e integrarán las funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de los puestos que integran un área de trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento normativo que define y agrupa las atribuciones, funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.

2.1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE: DIRECCIONES GENERALES Manual General de Organización DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIONES GENERALES DIRECCIONES DE ÁREA

Manual Específico de Organización DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIONES DE ÁREA SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD 2.2. CONTENIDO PORTADA: LOGO TITULO Y ALCANCE NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD LUGAR Y FECHA

REFERENCIA NUMERICA O ALFANUMERICA INDICE: REFERENCIA NUMERICA O ALFANUMERICA

VII VIII

PRESENTACION: IMPORTANCIA METODOLOGIA CONTENIDO

ORIGEN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD ANTECEDENTES: ORIGEN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD

AMBITO ESTATAL Y FEDERAL QUE INCIDA SOBRE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES MARCO JURIDICO: LEGISLACIÓN VIGENTE AMBITO ESTATAL Y FEDERAL QUE INCIDA SOBRE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

FACULTADES QUE OTORGA LA LEY ORGÁNICA O REGLAMENTO INTERNO ATRIBUCIONES: FACULTADES QUE OTORGA LA LEY ORGÁNICA O REGLAMENTO INTERNO

ESTRUCTURA ORGANICA: Primero áreas con funciones sustantivas y después las áreas adjetivas En orden de izquierda a derecha Líneas de mando y cuadros de puestos con mismo tamaño y estilo

2. 3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales. “Las mismas actividades, independientemente de la titularidad del puesto”

DESCRIPCION DE PUESTOS: INMEDIATO SUPERIOR, SIMILARES Y SUBORDINADOS UNIDAD DE MANDO TRAMO DE CONTROL INMEDIATO SUPERIOR, SIMILARES Y SUBORDINADOS

Puesto del Jefe Inmediato Ubicación en la Estructura Orgánica: Puesto del Jefe Inmediato Puesto que se describe Puestos de los Subordinados Inmediatos Puestos de los Similares Jerárquicos

Presentación de la Descripción de Funciones: FUNCIONES SUSTANTIVAS FUNCIONES ADJETIVAS OMITIR FUNCIONES IMPLICITAS AL PUESTO

NIVELES DE COORDINACIÓN: Iniciar con artículo Enunciar en forma general para qué No repetir las funciones

DIRECTORIO: De acuerdo al Organigrama Listar a servidores públicos de los principales niveles jerárquicos De acuerdo al Organigrama

Manual de Procedimientos Capítulo 3 CAPITULO 3 Manual de Procedimientos 3.1 Clasificación 3.2 Contenido 3.3 Descripción de Procedimientos Ejercicios Evaluación

OBJETIVO PARTICULAR Los participantes analizarán las actividades que se realizan en un área de trabajo para agruparlas por procedimientos, utilizando las técnicas propuestas en la Metodología.

3.1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE: Manual General de Procedimientos Manual Específico de Procedimientos

TRAMITES Y/O SERVICIOS 3.2 CONTENIDO: MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS Portada Indice Presentación Estructura Orgánica Directorio Firmas de Autorización Antecedente Marco Jurídico Atribuciones Descripción de Puestos Simbología Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo Cédulas de Trámites o Servicios al Público Descripción de las Políticas

Descripción narrativa 3.3 Descripción de Procedimientos: ¿Con qué y en cuanto tiempo? Descripción narrativa Diagrama de Flujo ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿En qué consiste

Enunciar en forma general para qué No repetir las funciones IDENTIFICACION: Iniciar con artículo Enunciar en forma general para qué No repetir las funciones

Descripción narrativa: Area responsable Enumera actividades Narra el desarrollo del procedimiento Considera procedimientos alternos Resalta los formatos

DIAGRAMA DE FLUJO VER Archivo Anexo

Manual de Servicios al Público Cédulas de Trámites o Servicios al Público

Manual de Servicios al Público Capítulo 4 Manual de Servicios al Público 4.1 Objetivos 4.2 Contenido 4.3 Cédulas de Trámites o Servicios al Público Ejercicios

Objetivo Particular Los participantes identificarán las características generales de los Manuales de Servicios al Público y el contenido de los mismos.

Manual de Servicios al Público Documento que integra información real y concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al público y de los trámites y la forma en que se desahogan.

3.1 Objetivos Capacitar al Trámites y servidor público Requisitos Derechos y deberes del usuario Difusión

TRAMITES Y/O SERVICIOS Contenido: MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS Portada Indice Presentación Estructura Orgánica Directorio Firmas de Autorización Antecedente Marco Jurídico Atribuciones Descripción de Puestos Simbología Descripción de Procedimientos Diagramas de Flujo Cédulas de Trámites o Servicios al Público Descripción de las Políticas