Sistema de Integración y Control Documental

Presentación del tema: "Sistema de Integración y Control Documental"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Integración y Control Documental
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Secretaría de la Contraloría General Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico Sistema de Integración y Control Documental Manual del Usuario Modulo Manual de Organización Tipo Especifico La Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico, a través de la Dirección de Mejora Operativa; y pensando como prioridad principal el eficientar los tiempos destinados en las revisiones y validaciones de los proyectos de manuales de procedimientos que dependencias y entidades del Gobierno del Estado envían a nuestra área, elaboró una solicitud formal a la Dirección de Gobierno Digital para el desarrollo de una herramienta informática que nos permitiera cumplir dichos propósitos. La idea es que con la utilización de la citada herramienta las instancias gubernamentales hagan la captura de sus manuales de procedimientos de una forma sencilla y rápida, a la vez que aproveche el uso de la tecnología para que vía WEB puedan interactuar los actores de su elaboración y posteriormente sea una fuente de consulta en línea, tanto interna como externamente. En esta primera etapa el SICAD solo comprende la incorporación de los proyectos de manuales de procedimientos, sin embargo, en el corto plazo se estarían incorporando los proyectos de manuales de organización. Abril de 2013

2 OBJETIVO DEL MANUAL DE USUARIOS
El presente manual tiene la finalidad de servir como una herramienta de apoyo para los Roles participantes en el Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos, en el cual se explica de una manera sencilla y cronológica los pasos a seguir para la integración del documento.

3 Roles del Sistema Para la operación del Sistema se requiere de la interrelación de los siguientes roles: Por parte de la Dependencia/Entidad Enlace/ Coordinador de Calidad, con las siguientes responsabilidades: Revisar y en su caso aceptar o rechazar el proyecto de manual de organización enviado para su revisión por parte de los Titulares de las Unidades Administrativas. Enviar a revisión de la SECOG los manuales de organización que cumplen a su juicio con la Guía para la elaboración de dicho documento. Titular de la unidad administrativa, con las siguientes responsabilidades: Autorizar las solicitudes de integración y/o actualización del manual de organización realizadas por el Coordinador Interno. Revisar, y en su caso, aceptar o rechazar el manual de organización enviado por el Coordinador Interno. Coordinador Interno, con las siguientes responsabilidades: Integración de la información requerida por el sistema y envió al Titular para su revisión. Realizar las correcciones solicitadas por el Titular y revisores de Contraloría. Para la operación del Sistema se requiere de la interrelación de los roles siguientes: Por parte de la Dependencia/Entidad Titular de la Unidad Administrativa. Titular de la instancia con la responsabilidad de capturar la información para integrar la Red de Procesos, así como de abrir permisos y autorizar cambios. Enlace/ Coordinador de Calidad: Abre y cierra permisos. Captura catálogo de facultades, macroprocesos, etc. Coordinador Interno: Funciones de capturista, solicita los permisos correspondientes. Por parte de la Secretaría de la Contraloría General Administrador: Administra el Sistema, encargado de crear cuentas para Coordinadores de Calidad/Enlace. Actualiza códigos de formatos SIP, así como altas y bajas. Coordinador de Manuales: Encargado de asignar los manuales de procedimientos que le lleguen vía correo electrónico. Responsable también de revisar. Revisores: Revisan los proyectos de manuales de procedimientos.

4 Roles del Sistema Por parte de la Secretaría de la Contraloría General (Dirección de Mejora Operativa) Administrador: Administra el Sistema, crea cuentas para Coordinadores de Calidad/Enlace. Altas y bajas de unidades administrativas. Coordinador de Manuales: Encargado de asignar los proyectos de manuales de organización que lleguen a través del Sistema. Revisores: Revisar los proyectos de manuales de organización enviados por los enlaces designados en las dependencias y entidades. Para la operación del Sistema se requiere de la interrelación de los roles siguientes: Por parte de la Dependencia/Entidad Titular de la Unidad Administrativa. Titular de la instancia con la responsabilidad de capturar la información para integrar la Red de Procesos, así como de abrir permisos y autorizar cambios. Enlace/ Coordinador de Calidad: Abre y cierra permisos. Captura catálogo de facultades, macroprocesos, etc. Coordinador Interno: Funciones de capturista, solicita los permisos correspondientes. Por parte de la Secretaría de la Contraloría General Administrador: Administra el Sistema, encargado de crear cuentas para Coordinadores de Calidad/Enlace. Actualiza códigos de formatos SIP, así como altas y bajas. Coordinador de Manuales: Encargado de asignar los manuales de procedimientos que le lleguen vía correo electrónico. Responsable también de revisar. Revisores: Revisan los proyectos de manuales de procedimientos.

5 Ingresa el Coordinador Interno y solicita la integración del documento

6 Una vez dentro del sistema el Coordinador Interno debe dar clic en el botón Manual de Organización.

7 Se captura el numero de versión del documento y se envía la solicitud de creación al Rol de titular para su aprobación. El inicio de la integración por parte del Coordinador Interno quedara sujeta a la aprobación de la solicitud por parte de su Titular. Envió de solicitud

8 El Rol de Titular ingresa con su cuenta, debe dar clic en la pestaña de MO y le aparece la solicitud la cual debe aceptar para que el Coordinador Interno pueda iniciar con la integración del documento. Pestaña de MO

9 Una vez autorizada la solicitud por el Titular, ingresa nuevamente el Coordinador Interno y da clic en el botón de manual de organización para iniciar con la integración de la información por apartado, se deberá dar guardar cada vez que se termine cada apartado. Pestaña de MO

10 El apartado de organigrama permite adjuntar el documento, este debe estar en PDF
Apartado para la captura de objetivos y funciones de los Órganos Administrativos Espacio para poner el nombre del documento adjunto. Opción para buscar archivo que se va a adjuntar

11 Se debe dar clic en agregar para la captura de la estructura de forma descendente de mayor a menor nivel jerárquico.

12 Se debe agregar la estructura de forma descendente de mayor a menor nivel jerárquico.

13 Se da clic en objetivos y funciones para la integración de este apartado.

14 Una vez requistados todos los campos del sistema se debe dar clic en enviar a revisión del Titular.
Una vez requisitados los campos requeridos por el sistema se debe enviar a revisión del Titular.

15 Se ingresa al sistema con el rol de Titular y da clic en la pestaña MO y se muestra el documento a revisar. Proceder a la revisión del documento.

16 Se da clic en revisar para visualizar el documento y llevar a cabo la revisión por parte del Titular. Desplegar el organigrama adjunto. Desplegar el objetivo y funciones del órgano administrativo.

17 Una vez revisado el documento por el Titular este tiene la opción de aprobarlo dando clic en enviar a revisión por parte del Enlace o rechazar el documento, en este ultimo caso el Titular deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas. Opción de enviar al Rol de Enlace una vez revisado y aprobado por el Titular Regresar al Coordinador Interno en caso de encontrar observaciones

18 Una vez capturados los comentarios por el Titular se da clic en enviar al Coordinador Interno, por lo tanto el documento se regresa para su corrección. Espacio para la captura de comentarios

19 Una vez que el documento ha sido aprobado por el Titular, este es enviado al Enlace para su aprobación, el enlace debe dar clic en la pestaña de MO Debe dar clic en revisar en documento que requiera revisar Pestaña de MO

20 Una vez revisado el documento por el Enlace este tiene la opción de aprobarlo dando clic en enviar a revisión de la SECOG o rechazar el documento, en este ultimo caso el Enlace deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas. En caso de encontrar comentarios y/o observaciones se deberá rechazar el documento Desplegar el organigrama adjunto. Desplegar el objetivo y funciones del órgano administrativo.

21 Una vez capturados los comentarios por el Enlace se da clic en rechazar, por lo tanto el documento se regresa para su corrección al Coordinador Interno, Espacio para la captura de comentarios

22 Si una vez revisado el documento por el enlace y no se encontraron comentarios se debe enviar a revisión por parte de la SECOG

23 Revisión por parte de la SECOG.
Si el documento es aprobado internamente y se envía a la Contraloría, este quedara en espera de que sea validado o en su caso rechazado con su respectiva cedula de observaciones o recomendaciones realizadas por parte de los revisores de SECOG. En caso de ser validado se elaborará el oficio de validación por parte del Secretario de la Contraloría General, el cual se les hará llegar al titular de la dependencia o entidad, mismo que quedara integrado en el SICAD y así mismo deberá publicar los manuales en los términos de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

24 Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico:
Ing. Ramón Acosta Ramos Director de Mejora Operativa: Lic. Jorge Ogarrio Perkins Departamento de Organización: Lic. Carlos Alberto Martínez Guzmán Domicilio: Edificio Plaza de la Construcción, Local 6; Blvd. Paseo Río Sonora Sur No.159 Hermosillo, Sonora Tel: 24