LEVANTAMIENTO DE PROCESOS -DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD / TAREA PROCESO: Desembolsos SUBPROCESO: Subdonaciones DEPARTAMENTO: Finanzas Código: D4 Página: 1-3 Funcionarios De área pro gramática Analista Financiero/ Admin. Financ Finazas Gerente de Operaciones Socio Asistente Administra tiva proyecto 1. Elaboración de términos de Referencia-Guías de preparación de la Propuesta- Elaboración y publicación (a) – Conformación de un Comité de calificación de propuestas (de preferencia interinstitucional) – Conformación de un equipo evaluador de la gestión del potencial socio INICIO 2. Recepción de propuestas – Calificación - Selección definitiva de los socios y Evaluación, mediante la aplicación de herramientas 3. Aplicacióm del filtro de antiterrorismo como un insumo para la calificación y selección del socio 4. Negociación de la propuesta , financiamiento requerido y contraparte. Elaboración de POA, Presupuesto y flujo de Caja, con apoyo del Administrador Financiero o Analista Financiero , coordinador de Monitoreo y Evaluación y Áreas Organizacionales. 5. Elaboración del subconvenio en plantilla preestablecida con el apoyo del Administrador Financiero o Analista Financiero , coordinador de M&E, previa solicitud y verificación de documentos habilitantes del socio: Acta constitutiva, RUC, nombramiento del representante legal, copia de la cédula o pasaporte del representante legal y carta de presentación. – Llena y firma lista de chequeo certificando los pasos cumplidos 6. Revisión de socio – retroalimentación - Ajustes requeridos 7. Firma funcionario del proyecto o Area Programática respetando política de niveles de autorización para desembolsos y lo envía al socio para la firma . Se requiere firma del Director como segunda firma a partir de $100.000 8. Firma y devuelve con lista de chequeo al proyecto para archivo y seguimiento 9. Solicita código de Subanálisis para convenio enviando el formulario, original del convenio a Finanzas con lista de chequeo y archiva una copia 10. Asigna código de subanálisis, ingresa al sistema y archiva 11. Si es un nuevo socio, llena formulario de solicitud de inclusión de Proveedor a la Base de Datos del Sistema y envía al Gerente o Coordinador del Proyecto para aprobación. 12. Aprueba 13. Ingresa nuevo proveedor al sistema y archiva solicitud aprobada con documentos habilitantes del socio descritos en paso 5. I a. Se puede hacer Convocatoria Pública a travez de publicación en prensa o puede ser convocatoria privada a posibles socios identificados

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS -DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD / TAREA PROCESO: Desembolsos SUBPROCESO: Subdonaciones DEPARRTAMENTO:Finanzas Código: D4 Página: 2-3 Funcionarios De área pro gramática Analista o Adm. Financiero Coordinador M&E I 14. Coordina con socios la ejecución del proyecto con el apoyo de Analista o Administrador Financiero y Coordinador de M&E 15. Monitoreo financiero y proceso de monitoreo y evaluación de la ejecución programática y financiera.- incluye visitas y verificación de campo II 16. Elaboración de un plan de cierre (parte del POA del Proyecto). Se asegura que al menos 3 meses antes del cierre del proyecto con el apoyo del Analista o Administrador Financiero, Coordinador M&E y áreas organizacionales 17. Evaluación final del socios, elaboración de acta de finiquito y entrega definitiva de bienes entregados en Comodato durante la ejecución del Proyecto, si es la decisión del donante FIN

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS -DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD / TAREA PROCESO: Desembolsos SUBPROCESO: Subdonaciones Departamento: Finanzas Código: D4 Página: 3-3 Director de Programa/ Coordinador Proyecto Analista o Adm. Financiero Socio MANEJO FINANCIERO II No 1. Requiere el Subconvenio un anticipo? III Si 2. Elabora solicitud de Cheque y envía al Director de Programa o al Coordinador del Proyecto para aprobación del desembolso E III 3. Analista recibe del Socio un informe de Gastos ejecutados y/o proyección de gastos según subconvenio solicitando desembolso (adjunta documentos soporte y/o productos) V 4. Revisa el Informe y/o productos requeridos según convenio para proceder con el pago No 5. Está de acuerdo con el informe? Si 6. Verifica si tiene un anticipo por liquidar No 7. Tiene un anticipo por liquidar? Si 8. Prepara liquidación revisando el saldo de anticipos vs. Reporte de gastos C 9. Elabora “Solicitud y o liquidación de anticipos” y envía con documentación de Respaldo al Gerente de Sector o Coordinador de Proyecto para aprobación del desembolso. 10. Director de Programa o Coordinador Aprueba solicitud y envía la solicitud con la documentación a Finanzas para el pago D C D E Refiérase a : D5 pág 1-3 Refiérase a : D1. pág 3-5 Refiérase a : D2 pág 1-2