SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Alberto Aponte Léctor

VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN PÚBLICA Sistemas Administrativos Plan Estratégico Plan Operativo PAC ROF MOF MP Costos Presupuestos y Estados Financieros HERRAMIENTAS Plan Operativo Reformulación Objetivos Metas Racionalización Recursos Humanos y Materiales Reestructuración Recursos Financieros NIVEL DE EQUILIBRIO 2

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública. Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA SISTEMA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO LEY Nº 28411 LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA LEY Nº 28693 LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO D.LEY Nº 22056 LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD LEY Nº 28708 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA LEY Nº 27293 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO D. LEG. Nº 1088 DIRECCIÓN NACIONAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO DIRECCIÓN NACIONAL DE TESORERÍA DIRECCIÓN NACIONAL DE ABASTECIMIENTO DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY Nº 27785 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CREACIÓN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO D.Ley. 22056 (01.01.1978) Procesos Técnicos: - Catalogación. - Registro de Proveedores. - Programación. Distribución. Registro y Control. Mantenimiento. - Recuperación de bienes. - Disposición final. Sist. de Abastecimiento Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los bienes y servicios no personales en la Administración Pública, a través de los procesos técnicos

ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios. Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro. Organismos Públicos Descentralizados Concejos Municipales.

PROCESOS TÉCNICOS DEL ABASTECIMIENTO Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia) así como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.

LA CATALOGACIÓN Directiva Nº 01-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA Poseer información simple, completa, homogénea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos técnicos.

REGISTRO DE PROVEEDORES 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)

LA PROGRAMACIÓN Directiva Nº 055-89-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 001-89-INAP/DNA Preveer en forma racional y sistemática la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.

LA ADQUISICIÓN Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a través del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratación de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras.

LA ADQUISICIÓN PROCESOS DE SELECCIÓN MODALIDADES Adjudicación de Menor Cuantía Compras Corporativas Adjudicación Directa Subasta Inversa Compras s/procesos Concurso Publico Convenio Marco Licitación Publica

REGISTRO Y CONTROL Directiva Nº 003-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 059-80-INAP/DNA Aplicación de métodos estadísticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la información generada en el desarrollo de procesos técnicos, es función complementaria de la unidades orgánicas responsable de abastecimiento.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN (I) Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN (II) Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados; destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de bienes y servicios o de bienes económicos. Stock de seguridad del disponible para consumo

MANTENIMIENTO 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento Es el eficiente estado de conservación de los bienes de la Entidad, a través de los servicios preventivo y correctivo requeridos.

RECUPERACIÓN DE BIENES 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento Es una actividad técnica administrativa y jurídica orientada ha recuperar el dominio o disposición sobre los bienes.

DISPOSICIÓN FINAL 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento Esta relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO Actividades de Programación Ejecución de procesos de selección Administración de contratos Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO Actividades de Programación Ejecución de procesos de selección Administración de contratos Registro y Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

Implicancias Función- Dependencias ÁREA DE PROGRAMACIÓN Funciones Generales Implicancias Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas Proyección PAC seguimiento y modificaciones En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación. Directiva PAC OSCE Ley de presupuesto para el Año Fiscal Evaluación de Requerimientos generación de expedientes Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario. Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal. Elaboración del POA En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación. Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal

PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCIÓN PROBLEMA CAUSA Retraso en la elaboración del PAC. Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC. Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente. Los usuarios deben tener un especialista responsable para elaboración de los TDR /EETT Capacitación a los usuarios. La presentación de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados. Las especificaciones técnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real. Falta de previsión por parte de las oficinas usuarias e improvisación de sus necesidades. Equipo que coordine con los usuarios en la programación de necesidades y el requerimiento.

PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCIÓN PROBLEMA CAUSA Demora en la programación de metas. Las áreas usuarias no cumplen con los plazos establecidos. Que cada área usuaria designe responsables para la aprobación de los formatos y elaboración de metas. Reprogramaciones y modificaciones en la elaboración del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento. Desfinanciamiento de los servicios básicos para la Sede Central. Oficina de Presupuesto o Planificación a través de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios básicos para la Entidad así como para la adquisición de insumos y materiales en general

ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales. La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores. Ley de contrataciones del Estado y su Reglamento Proyección de Contratos Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

PROCESOS DE SELECCIÓN PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION CAUSA PROBLEMA Incumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecución. Falta de previsión de impugnaciones o declaratoria de desierto. Presiones a los Comités Especiales, lo cual no les permite cumplir su función; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas. El ingreso de similares requerimientos en distintos períodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de selección, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo cual genera carga de trabajo. Falta de planificación de las dependencias usuarias de la programación de sus necesidades Usuarios señalan que su presión se debe a la pérdida del calendario de compromisos. Desconocimiento y falta de planificación de las necesidades por parte de los usuarios Adecuada planificación de las necesidades por parte de las dependencias usuarias. Coordinación efectiva entre los usuarios y la Unidad de Programación para los calendarios de compromisos. Capacitación, poniendo énfasis a la autonomía de los Comités Especiales. Disciplinar a las Oficinas usuarias

PROCESO DE SELECCIÓN PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION PROBLEMAS CAUSAS La formulación de características técnicas incompletos, imprecisos, ambiguos, genera retrasos en la elaboración de Bases, cuando al analizar el expediente se tiene que solicitar precisiones para proceder con la convocatoria del proceso. Exceso de tiempo en la formalización de Resoluciones de inclusión de procesos en el PAC, aprobación de expedientes y designación de Comités Especiales, generando retraso en la convocatoria. Expedientes que ingresan al área con el tiempo límite al vencimiento del valor referencial, que no permite analizar adecuadamente el contenido de los requerimientos. Falta de conocimiento técnico por parte del equipo que trabaja o formula las características técnicas. Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentación (OAJ y áreas involucradas). Demora en la expedición de la disponibilidad presupuestal. Las personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los más competentes o en su defecto el representante administrativo evalúe las características técnicas, antes de ser enviada a la Administración. Priorizar estos asuntos en Asesoría Jurídica y áreas involucradas y/o mayor anticipación y previsión por parte de los usuarios. Coordinación mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y Programación

Implicancias de la función – Dependencias involucradas ÁREA DE ADQUISICIONES Funciones Generales Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Determinación de Valore Referencial Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Emisión de Ord. Compra y Servicio Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización Manual de Pago a Proveedores Ejecución Contractual y Administración de Contratos Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración. Directiva de Tesorería

ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION PROBLEMA CAUSA Características técnicas mal formuladas por usuarios. Requerimientos urgentes (para el mismo día). Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo). Demora en el procesamiento de la información. Desconocimiento de la necesidad. Falta de planificación. Características técnicas mal formuladas. Falta de programas informáticos. Equipos de cómputo obsoletos. Seminarios o talleres de capacitación. Mejorar la programación de necesidades Mayor conocimiento e información del requerimiento. Adquisición de equipos de cómputo nuevos o evaluar repotenciación.

ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION PROBLEMA CAUSA Pérdida de calendario por demora en la ejecución de contratos. Falta de liquidez en la caja chica. Retraso en el trámite de algunas órdenes de compra y servicio. Las oficinas no cuentan con la información o si la tienen ha sufrido variaciones. Excesivos requerimientos bajo dicha modalidad. Falta de una efectiva coordinación entre las oficinas usuarias y Programación.. No comprometer un contrato sin que no se haya previsto el acto de inicio de la ejecucion. Mejor programación en sus requerimientos permitirá una atención oportuna sin generar una cartera pesada. Reunión y coordinación constante con Programación para solucionar aspectos operativos.

Implicancias de la función – Dependencias involucradas ÁREA DE ALMACÉN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales Área de Programación Área de Adquisiciones Área de Control Patrimonial Oficinas Usuarias Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos Despacho y Distribución Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex, Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Normas de Control Interno en el Sector Público. Información Contable Oficina de Administración Financiera Área de Contabilidad Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ALMACÉN – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION PROBLEMA CAUSA Implementación de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Periféricos e internos. Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes. Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje. Custodias y Material de poco movimiento. Stock mínimo y su reposición. Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementación de las medidas de seguridad requeridas. Lugares inadecuados para la asignación de almacenes temporales ( cocheras ). No se cuenta con cursos de capacitación adecuados para el responsable de Almacén. Materiales de Gestiones de años anteriores . Falta de una adecuada programación para la determinación del Stock mínimo y su reposición pertinente. 1. Priorizar por parte de programación y presupuesto el desembolso de la partida presupuestal correspondiente. 2. Coordinación con Servicios Generales/ Infraestructura, para la solución correspondiente. 3. Programación de Cursos de capacitación permanentes. 4. Oportuna gestión de Bajas. 5. Coordinación con el área de Programación, para la determinación correspondiente a las necesidades de atención del almacén.

ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL Funciones Generales Implicancias de la Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. SEGUROS Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control interno.

PATRIMONIO – PROBLEMÁTICA PROPUESTA DE SOLUCION PROBLEMA CAUSA Activos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien. Contratación de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial. Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido. Almacén entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el único documento sustentario para la salida del bien. Deficiencia en los perfiles para la contratación del personal. Desconocimiento de la normativa. Las entregas de los bienes a las áreas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva. Mejorar los perfiles y términos de referencia para la contratación del personal. Capacitación permanente para el personal del área.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS Que se comprará? Cuándo se comprará? Donde se comprará? Definir e identificar periodicidad de la compra. Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atención a la compra que involucre más dinero.

EQUIPO DE PROGRAMACION PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS Que se comprará? Cuándo se comprará? Definir e identificar periodicidad de la compra. Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atención a la compra que involucre más dinero. EQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION 36