Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali

Casos de Exito España Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) Novell

Novell - Open DeskTop Initiative Inicio Marzo de 2004 Mas de 5000 usuarios Julio de % utilizando OpenOffice Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

Porque migrar? Reducción de costos – Hardware – Licencias Independencia Tecnológica Personalización de aplicaciones

Preparación de la migración Planeación y coordinación Establecer prioridad de aplicaciones Eje central “El Usuario” Crear entorno de retroalimentación Compartir información Grupo de Apoyo y Soporte

Usuarios Categorizar usuarios Evaluar disposición Crear interés hacia el cambio Capacitación en las herramientas que se van a utilizar Realizar un seguimiento en los adelantos Mantenerlos informados

Comenzando la migración Emcali - PTI

Panorama 800 equipos nuevos 200 equipos anteriores (aprox) usuarios Aplicaciones – OpenOffice – Thunderbird – Firefox Plazo 10 meses

Políticas de migración Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos. Guardar como PDF documentos informativos. Utilizar los formatos de MS Office cuando se trabaje con empresas externas.

Tareas Paralelas Sensibilización Manuales Instalación Capacitación Soporte

Sensibilización Jornada de Sensibilización del PTI Ventajas del PTI en el ambiente laboral y personal Actividad de preparación para la capacitación Explicación de Software Libre Abrir canales de comunicación Crear un ambiente de comunidad

Manuales Manual de usuario Manual de macros Retroalimentación de los usuarios Creación de FAQ Disponibilidad de información pertinente

Instalación de los equipos Software instalado – OpenOffice – Thunderbird – Firefox Migración de la información Cambio de equipo Entrega

Capacitación Nivel básico Jornada de 20 horas Temas – OpenOffice – ThunderBird – Firefox Instalación de las aplicaciones

Capacitación Presentación de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones Identificar el potencial de los usuarios Identificar posibles inconvenientes Evaluación de asistentes Evaluación de capacitadores

Soporte 4 tipos – Telefónico – Escritorio remoto – Correo electrónico – Presencial Jornada laboral completa Mismos capacitadores

Soporte Complementar la capacitación Solucionar los problemas que se presenten a los usuarios Resolver las dudas en los temas de la capacitación Prevenir los inconvenientes detectados en la capacitación

Inconvenientes presentados Rechazo al cambio Archivos con: – Macros – Diagramas – Mas de filas en Hojas de calculo – Otros Cruce de horarios en la capacitación

Solución de problemas Creación de una plantilla Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos Re-escritura de algunas macros Exportar archivos de AS/400 como CSV Seguimiento y control a usuarios que lo requieran Curso técnico al área de soporte

Resultados Entorno de trabajo similar Bajo impacto en el cambio Equipos funcionales con aplicaciones libres 800 equipos nuevos en 23 edificios Capacitados hasta el momento mas de 300 usuarios 50 OpenOffice 2.0

Resultados Mas del 90% de aceptación entre los asistentes a las capacitaciones Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5

Conclusiones La migración hacia OpenOffice es posible El éxito depende en gran medida de la disposición del usuario OpenOffice y MS Office tienen el mismo propósito Clasificar los usuarios en niveles de básico, medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitación