Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento Artículo 4 fracción V Artículo 32 Artículo 37 fracción IV Artículo décimo transitorio Ley Reglamento Artículo 42 Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la A.P.F. Capítulo I. Disposiciones generales Capítulo II. De la organización de los archivos Sección I. Del control de gestión documental Sección II. De los archivos de trámite Sección III. Del archivo de concentración Sección IV. Del archivo histórico Sección V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico Sección VI. De los expedientes de archivo Capítulo III. De la conservación de archivos Capítulo IV. De los documentos electrónicos Transitorios Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Capítulo I. Disposiciones generales Primero. Establecen los criterios de organización y conservación de la documentación de los archivos de las dependencias y entidades. Segundo. Para efecto de los presentes Lineamientos se entenderá por… (Definiciones). Tercero. Establecerán y supervisarán a través de los comités de información, los criterios específicos de organización y conservación de archivos. Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley, observarán los presentes Lineamientos. Cuarto. Asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, adoptando las medidas dispuestas por la Ley, su Reglamento, los presentes Lineamientos y los criterios específicos. Los órganos internos de control, en el ámbito de sus atribuciones vigilarán el cumplimiento de los presentes Lineamientos. ( Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Capítulo II. De la organización de archivos Quinto. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo. Sexto. Area coordinadora de archivos. (funciones) Séptimo. Elaborar una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección I. Del control de gestión Octavo. Determinar las áreas responsables. (funciones) Noveno. Elaborar una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión documental que deberá contener: I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente). II. El asunto (breve descripción del contenido del documento). III. Fecha y hora de recepción. IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo). Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección II. De los archivos de trámite Décimo. En cada unidad administrativa existirá un archivo de trámite. (funciones) Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección III. De los archivos de concentración Decimoprimero. Contar con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos. (funciones) Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección IV. Del archivo histórico Decimosegundo. De considerarse así, establecer un archivo histórico, adscrito al área coordinadora de archivos. (funciones) Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección V. De los instrumentos de consulta y control archivístico Decimotercero. Elaborar los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos. I. El cuadro general de clasificación archivística. II. El catálogo de disposición documental. III. Los inventarios documentales: a. General. b. Transferencia. c. De baja. IV. La guía simple. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección V. De los instrumentos de consulta y control archivístico Decimocuarto. Elaborar, a través del área coordinadora de archivos, el cuadro general de clasificación archivística. I. Fondo. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica. II. Sección. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. III. Serie. División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Sección VI. De los expedientes de archivo Decimoquinto. Portada o guarda exterior de los expedientes. I. Unidad administrativa. VI. Fecha de apertura y cierre. II. Fondo. VII. Asunto. III. Sección. VIII. Valores documentales. IV. Serie. IX. Vigencia documental. V. Núm. expediente o clasificador. X. Número de fojas útiles. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente, señalar la nomenclatura de los incisos III, IV y V. Decimosexto. Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además, la leyenda de clasificación. (Lineamientos Generales de clasificación y desclasificación. DOF 18 ago 2003). Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Capítulo III. De la conservación de archivos Decimoséptimo. Actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental. El catálogo deberá vincularse con el índice de expedientes reservados. Decimoctavo. Se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Capítulo III. De la conservación de archivos Decimoveno. Solicitarán al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. Vigésimo. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet . Vigesimoprimero. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años. Vigesimosegundo. Adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Capítulo IV. De los documentos electrónicos Vigesimotercero. Tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo. Vigésimocuarto. Aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de conformidad con las normas nacionales e internacionales. Vigesimoquinto. Realizarán programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

T r a n s i t o r i o s NOTA ACLARATORIA DEL IFAI: Todos los ejemplos que contiene esta presentación han sido diseñados por el IFAI de acuerdo a sus necesidades para dar cumplimiento con los lineamientos y se presentan únicamente con la finalidad de clarificar los conceptos aquí vertidos. Salir Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

Artículo 4. Son objetivos de esta Ley: V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. Artículo 37. El Instituto tendrá las siguientes atribuciones: IV. Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Décimo transitorio. Los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, completar la organización y funcionamiento de sus archivos administrativos, así como la publicación de la guía a que se refiere el Artículo 32. Regresar

Artículo 42. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. Regresar

Documento de archivo: aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Regresar

Artículo 31. El Centro de Investigación y Seguridad Nacional; el Centro de Planeación para el Control de Drogas; la Dirección de Coordinación de Inteligencia de la Policía Federal Preventiva; la Unidad contra la Delincuencia Organizada; el Estado Mayor Presidencial, el Estado Mayor de la Defensa Nacional y el Estado Mayor General de la Armada o bien, las unidades administrativas que los sustituyan, no estarán sujetos a la autoridad de los Comités a que se refiere el Artículo 29, siendo sus funciones responsabilidad exclusiva del titular de la propia unidad administrativa. Regresar

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS § RELACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE § DESCRIPCIÓN BÁSICA DE SUS TRÁMITE, DE CONCENTRACIÓN E SERIES DOCUMENTALES. HISTÓRICO. GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS ESQUEMA GENERAL DE DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS DE UNA DEPENDENCIA O ENTIDAD, QUE INDICA SUS CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES CONFORME AL CUADR O GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y SUS DATOS GENERALES. § EL NOMBRE Y CARGO DEL § LA DIRECCIÓN, TELÉFONO Y RESPONSABLE DE C ADA UNO DE CORREO ELECTRÓNICO DE CADA LOS ARCHIVOS. UNO DE LOS ARCHIVOS. Regresar

RECIBIR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA. § RECIBIR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA. § REGISTRAR Y CONTROLAR LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y SALIDA. § § RECIBIR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA DE SUS ÁREAS. Regresar

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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN RECIBIR DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE LA DOCUMENTACIÓN S EMIACTIVA. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CONSERVAR PRECAUTORIAMENTE LA DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA HASTA CUMPLIR SU VIGENCIA DOCUMENTAL CONFORME AL CATÁLOGO DE U NIDAD RESPONSABLE DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, O AL CUMPLIR SU PERIODO DE RESERVA. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS CUYA CONSULTA SOLICITAR AL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS DE LA DEPENDENCIA O ES ESPORÁDICA POR PART E DE E NTIDAD, EN SU CASO, CON EL VISTO BUENO DE LA UNIDAD LAS UNIDADES ADMINISTRATIVA GENERADORA, LA LIBERACIÓN DE LOS EXPEDIENTES PARA ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS Y E NTIDADES, Y DETERMINAR SU DESTINO FINAL. QUE PERMANECEN EN ÉL HASTA SU DESTINO FINAL. COADYUVAR CON EL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS EN LA ELABORACI ÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN, EL CA TÁL OGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y EL INVENTARIO GENERAL. EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO ELABORAR LOS INVENTARIOS DE BAJA DOCUMENTAL Y DE TRANSFERENCIA SERÁ NOMBRADO POR EL SECUNDARIA. TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD. VALORAR EN COORDINACIÓN CON EL ARC HIVO HISTÓRICO, EN SU CASO, LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE LAS SERIES RESGUARDADAS CONFORME AL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL A QUE SE REFIERE EL EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DEBERÁ CONTAR CON LINEAMIENTO DECIMOSÉPTIMO. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA EN ARCHIVÍSTICA. REALIZAR, EN SU CASO, LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS AL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD, O AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ES UN ARCHIVO INSTITUCIONAL Regresar

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