SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Presentación del tema: "SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL"— Transcripción de la presentación:

1 SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTORA: MARIA LUISA MARCONI LOPEZ

2 EL ESTADO TERRITORIO POBLACIÓN VÍNCULO JURÍDICO

3 CARACTERÍSTICAS DE NORMAS JURÍDICAS
GENERALIDAD OBLIGATORIEDAD COACCIÓN

4 CARACTERÍSTICAS PARA CREACIÓN DE UNA ENTIDAD PÚBLICA
TECNICA ADMINISTRATIVA FINANCIERA LEGAL

5 FUNCIONES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS
PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN CONTROL ASESORÍA Y CONSULTIVA JURIDICA

6 BIENES DEL ESTADO POR SU NATURALEZA POR SU FORMACIÓN
POR SU JURISDICCIÓN POR SU TITULARIDAD

7 LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
CARACTERÍSTICAS: COMPETENCIA 1.- JURISDICCIONAL 2.- JERÁRQUICA 3.- FUNCIÓN CAUSA PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS FINALIDAD POSIBLE DE EJECUTAR

8 PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
UNIDAD DE GESTIÓN FUNCIÓN PROCESOS ACTIVIDADES Y TAREAS PRODUCTO: DOCUMENTOS

9 ACTOS ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIÓN UNILATERALES CONTRACTUALES / BILATERALES/MULTILATERALES GENERALES PARTICULARES REGLADOS

10 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN ENTRADA PROCESO SALIDA RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES

11 GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-ENTRADA PASOS: RECEPCIÓN CALIFICACIÓN APERTURA Y SELLO DE RECEPCIÓN REGISTRO DIRECCIONAMIENTO A LAS UNIDADES DE GESTIÓN CONTROL DE ENTREGA FÍSICA DE ORIGINALES

12 GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO- PROCESO PASOS: RECEPCIÓN CONOCIMIENTO Y ACCIÓN TRÁMITE Y CONTROL INTERNO A OTRA UNIDAD UTILIZACIÓN DE SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES. NUMERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE RESPUESTAS LEGALIZACIÓN DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA

13 GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-SALIDA PASOS: VERIFICACIÓN DE DATOS DE DOCUMENTOS DE SALIDA ELABORACIÓN DE REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA CONTROL DE ENTREGA

14 GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELEMENTO-RETROALIMENTACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES PASOS: ACTUALIZACIÓN DE CONTROL DE TRÁMITE PENDIENTE DE LA UNIDAD DE PROCESO EN EL SISTEMA INFORMATICO. REPORTE A LA AUTORIDAD SOBRE TRÁMITES PENDIENTES PARA TOMA DE ACCIONES. INFORMACIÓN AL USUARIO POR PARTE DEL ELEMENTO DE ENTRADA.

15 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS REQUERIMIENTOS BÁSICOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE ORDENAMIENTO PRINCIPIO DE PROCEDENCIA REFERENCIA CRUZADA O CRUCE DE INFORMACIÓN ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y SIGNATURA TOPOGRAFICA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 1.- ARCHIVO PRINCIPAL: SERIES DOCUMENTALES: POR ASUNTOS O GEOGRÁFICO POR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ORGÁNICO ESTRUCTURAL 2.- ARCHIVO AUXILIAR

16 FORMACIÓN DE UN EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE INICIO DOCUMENTOS DE ANEXOS Y/O ANTECEDENTES DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS (GESTIÓN) DOCUMENTO FINAL

17 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
REQUERIMIENTOS: La Unidad Administrativa debe tener definida su organización estructural, funcional y manual de procesos. La documentación de las Direcciones Generales se clasificarán siguiendo el principio de procedencia de las unidades administrativas. Las unidades administrativas definirán las series documentales en base a la función que cumplen. Las Unidades Administrativas deberán cumplir las normativas establecidas, el tratamiento y disposición de la documentación, evitando se realice la normalización según criterios individuales. Los responsables de los trámites en las oficinas productoras deberán ordenar, foliar y envinchar los tipos documentales antes de remitir al archivo, para ser dispuestos a su inmediata consulta.

18 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Series Documentales Documentos Simples o Singulares o Piezas Documentales Ámbito Jurisdicc ional Y Cronoló gico Sección Documental O Unidad Administrativa Fondo Documental O Entidad Pública Documentos Internos Documentos Externos Tipología Documental Series Documen- tales Expedientes Documentos Compuestos

19 Dar información para toma de decisiones Atención oportuna a Auditorias
UTILIDAD DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN Para conocer las series documentales que genera la unidad en base a su función. Dar información para toma de decisiones Atención oportuna a Auditorias Permite la Selección Documental. Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación y Eliminación Documental. Conocer lasTransferencias de Archivos. Actualizar el Inventario de Documentos.

20 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
FONDO DOCUMENTAL: SECCIÓN DOCUMENTAL o UNIDAD ADMINISTRATIVA SERIE O GRUPO DOCUMENTAL SUBSERIE

21 REGISTRO DE ÍNDICE DE DOCUMENTOS
UTILIDAD * Sirve para localizar un documento de un expediente o carpeta de forma agil cuando es requerido durante la tramitación o consulta. * Garantiza la integridad de la información a través del foliado y registro del documento. * Permite localizar la información en cualquier tiempo.

22 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ES UNA FUNCIÓN OBLIGATORIA DISPUESTA POR NORMAS JURIDICAS. SIRVE PARA CONTROLAR LA EXISTENCIA Y VOLUMEN DE DOCUMENTOS EN LA UNIDAD. PERMITE ACTUALIZAR EL INVENTARIO CUANDO SE DA DE BAJA LA DOCUMENTACIÓN QUE HA CUMPLIDO LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN SIRVE COMO UNA HERRAMIENTA DE DESCRIPCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN. SIRVE PARA TRANSFERIR LA DOCUMENTACIÓN BAJO CUSTODIA, LEGALIZANDO ESTA ACCIÓN CON ELINVENTARIO A TRAVÉS DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.

23 GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONTROL DE CONSULTA INTERNA DE DOCUMENTOS IMPORTANCIA: AGILIDAD EN LA TRAMITOLOGIA. PRUEBA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN. ESTABLECE RESPONSABILIDADES DE CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS.

24 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SELECCIÓN DOCUMENTAL LA SELECCIÓN DOCUMENTAL PARTE DE DOS PROCESOS: ANÁLISIS DOCUMENTAL 1.- VIGENCIA ADMINISTRATIVA 2.- PLAZO PRECAUCIONAL VALORACIÓN DOCUMENTAL 1.- VALOR TRANSITORIO 2.- VALOR TEMPORAL 3.- VALOR PERMANENTE E HISTÓRICO

25 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
GUÍAS PARA LA FORMACIÓN DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS UTILIDAD: INFORMATIVO DE PROCESOS POR SERIES DOCUMENTALES ESTABLECE REQUISITOS PARA EL USUARIO EN RELACIÓN AL TRÁMITE DE LA SERIE DOCUMENTAL CONOCIMIENTO DE LA BASE LEGAL QUE FUNDAMENTA EL PROCESO NORMA LA UTILIZACIÓN DE COPIAS EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS. PERMITE CONOCER LOS EXPEDIENTES QUE FORMAN LA SERIE DOCUMENTAL

26 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL FUNCIONES E IMPORTANCIA: OBLIGA ESTABLECER PROGRAMAS DE SEGURIDAD PARA PREVENIR, PROTEGER Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS. GARANTIZA LA VALIDEZ DE LA INFORMACIÓN. RESPALDOS ANTE LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y CIUDADANÍA. SERVICIO OPORTUNO AL CIUDADANO. OTORGACIÓN DE COPIAS AL USUARIO COMO PRUEBAS EN PROCESOS.

27 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL IMPORTANCIA: ESTABLECE RESPONSABILIDADES A CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA AL DEFINIR EL PLAZO DE CONSERVACIÓN. DEFINE LA CONSERVACIÓN PERMANENTE PREVIA DEPURACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL. PERMITE ELIMINAR DOCUMENTOS QUE HAN CUMPLIDO SU PERÍODO DE CONSERVACIÓN, PREVIA AUTORIZACIÓN DEL COMITE DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. PERMITE CONOCER AL CIUDADANO LOS PLAZOS ESTABLECIDOS A TRAVÉS DE LA PUBLICACIÓN EN EL REGISTRO OFICIAL.

28 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL TABLA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARÁMETROS GENERALES EL PLAZO PARTE COMO MÍNIMO DESDE LOS 7 AÑOS. CONSIDERAR LA BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER ADMINISTRATIVA, TÉCNICA, FINANCIERA Y JURÍDICA. CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LA IDENTIDAD DE LA POBLACIÓN. INFORMACIÓN HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN Y/O DEL PAÍS. CONSERVAR LOS DOCUMENTOS QUE SIRVAN A LAS INVESTIGACIONES ESTADÍSTICAS, CIENTÍFICAS, SOCIALES, ECONÓMICAS, EDUCATIVAS, HISTÓRICAS, CULTURALES Y OTRAS. INFORMACIÓN RELACIONADA A SERVIDORES Y EX SERVIDORES PÚBLICOS Y TERCERAS PERSONAS. CONSERVACIÓN PERMANENTE SI ES ÚNICA FUENTE DE INFORMACIÓN DE LAS DEMÁS ENTIDADES DEL ESTADO.

29 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS * PERMITE LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CONSIDERADOS PASIVOS A LA SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO CENTRAL DE LA INSTITUCIÓN . * SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS CON LA CONSTATACIÓN FISICA A TRAVÉS DEL INVENTARIO Y LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIENES DOCUMENTALES.

30 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Permite eliminar documentos que han cumplido el plazo de conservación establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación y Eliminación Documental. Permite realizar expurgos de expedientes pasivos sin invalidar su valor juridico. Permite eliminar documentos que han perdido su valor administrativo juridico. Respaldo de la eliminación a través de las Actas de Eliminación suscritas por los intervinientes.

31 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DIFUSIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN EN BASE A LA LEY ORGÁNICA Y REGLAMENTO GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA TODOS LOS CIUDADANOS TIENEN DERECHO A CONSULTAR LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS PÚBLICOS Y A QUE SE LES OTORGUE COPIAS DE LOS MISMOS CON EXCEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONSIDERADOS RESERVADOS

32 LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y SU DIFUSIÓN Art. 5.- Información Pública.- Es todo documento en cualquier formato que se encuentra en poder de las Instituciones Públicas y de las Personas Jurídicas establecidas en la Ley. Art. 6.- Información Confidencial.- Es aquella información pública personal que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los Arts. 23 y 24 de la Constitución Política de la República. El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones legales pertinentes. No podrá invocarse reserva cuando se trate de investigaciones que realicen las autoridades públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que se encuentran establecidas en los cuerpos legales nacionales e internacionales.

33 DE LA INFORMACIÓN RESERVADA
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE LA INFORMACIÓN RESERVADA Art No procede el derecho a acceder a la información pública, exclusivamente en los siguientes casos: Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.

34 LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LAS SANCIONES Art Sanción a funcionarios y/o empleados públicos y privados: Multa equivalente a la remuneración de un mes de sueldo o salario que se halle percibiendo a la fecha de la sanción. Suspensión de sus funciones por el tiempo de treinta días calendario, sin derecho a sueldo o remuneración por ese mismo lapso; y, Destitución del cargo en caso de que, a pesar de la multa o suspensión impuesta, se persistiere en la negativa a la entrega de la información.