San José de Costa Rica, Costa Rica, Noviembre 2008.

“ROL DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA ESTRUCTURA DEL CONTROL UNIVERSITARIO” INTRODUCCIÓN.- La auditoria interna, como herramienta fiscalizadora orientada a mejorar la operación de cualquier institución que reciba recursos gubernamentales, es de vital importancia para conocer el manejo y aprovechamiento de dichos recursos financieros, así como su aplicación eficaz, eficiente y con economía, de conformidad con los planes institucionales de desarrollo y sus objetivos estratégicos autorizados por sus máximos órganos de gobierno. La transparencia en el manejo de los recursos otorgados, cualquiera que sea la fuente de origen, obliga a que la labor de fiscalización realizada por los organismos internos de fiscalización se realice con apego a todas las normas vigentes de supervisión y control.

“ROL DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA ESTRUCTURA DEL CONTROL UNIVERSITARIO” La ubicación organizacional de los organismos internos de fiscalización, dentro de las estructuras universitarias requiere de una independencia de actuación y conformación de sus programas operativos. En el caso concreto de la Universidad de Guadalajara, nuestra institución nace con el nombre de real Universidad de Guadalajara en el año de 1792, por lo cual cuenta con más de dos siglos de historia y apoyo al desarrollo educativo en la región occidente de México. Hasta el año de 1994, las actividades de la Universidad de Guadalajara se desarrollaban de manera centralizada, encontrándose todos sus planteles educativos en la Zona Metropolitana de Guadalajara, Jalisco, lo cual dificultaba el pleno desarrollo cultural y económico de las poblaciones del interior del estado.

A partir de 1994 la universidad se transformó en una Red Universitaria descentralizada, que a la fecha cuenta con 14 Centros Universitarios, un Sistema de Educación Media Superior y el Sistema de Universidad Virtual, que en conjunto atienden a mas de 195 mil alumnos en los niveles de Educación Media Superior, Superior y Postgrados, los cuales son atendidos en planteles ubicados estratégicamente en las principales poblaciones del estado. … UBICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA.-

… RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS POLÍTICOS DETERMINATIVOS (CONSEJO UNIVERSITARIO, CONSEJO DIRECTIVO, JUNTA DE GOBIERNO, ETC.) El órgano de fiscalización interna de la Universidad de Guadalajara se denomina Contraloría General, y sus antecedentes de creación se remontan al año de 1989, en el que mediante dictamen emitido por el Órgano Máximo de Gobierno, el H. Consejo General Universitario, acorde al sistema de operación centralizado que operaba en esa fecha, las actividades de la Contraloría General estaban sujetas a las instrucciones del Rector General del cual dependía esta área de fiscalización. Posteriormente, con motivo de la creación de la RED UNIVERSITARIA (enero 1994), y de las obligaciones de rendición de cuentas y transparencia que reclama la comunidad universitaria y la sociedad, se reestructuró a partir del año 2002, modificando sus esquemas de operación, desconcentrando sus actividades con el establecimiento de contralorías de centro y sistemas, y la creación de tres unidades operativas.

… RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS POLÍTICOS DETERMINATIVOS (CONSEJO UNIVERSITARIO, CONSEJO DIRECTIVO, JUNTA DE GOBIERNO, ETC.) En este nuevo contexto, la Contraloría General dejó de depender jerárquicamente del Rector General, para pasar a depender del H. Consejo General Universitario. La relación de la Contraloría General con este máximo órgano de gobierno se da a través de la Comisión Permanente de Hacienda del H. Consejo General Universitario al cual informa y turna el resultado de sus actividades, en atención al Reglamento del Sistema de Fiscalización de la Universidad de Guadalajara que establece entre otras cosas las siguientes:

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE FISCALIZACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA I. Proponer al H. Consejo General Universitario, para su aprobación, la Cuenta Universitaria, incluyendo el dictamen de auditoría externa; II. Conocer los resultados de las auditorías practicadas por la Contraloría General de la Universidad de Guadalajara a las diversas dependencias universitarias, así como a aquellas entidades contempladas en la normatividad universitaria; III. Calificar el funcionamiento financiero, administrativo y de gestión de todas las dependencias de la Universidad de Guadalajara en general, y en lo particular de la Coordinación General Administrativa y de la Dirección de Finanzas, así como de los Comités de compras y adjudicaciones, y IV. Seleccionar por concurso al Despacho externo que audite la cuenta universitaria, tomando en consideración, entre otros, criterios de calidad profesional, experiencia, prestigio y costo.

LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA CUENTA TAMBIÉN CON UN ÓRGANO DE PLANEACIÓN Y COORDINACIÓN, CONFORMADO POR: 1. El Rector General, quien lo convoca y preside; 2. El Vicerrector Ejecutivo; 3. El Secretario General; 4. Los Rectores de los Centros Universitarios, y 5. El Director General de Educación Media Superior. La Contraloría General sirve de apoyo a este órgano, además participa en las actividades que desarrolla el Consejo de la Administración General.

… TIPOS DE SERVICIO QUE OFRECEN COMO AUDITORIA INTERNA, FISCALIZACIÓN Y ASESORÍA (AUDITORIA, AUDITORIA PREVENTIVA, EVALUACIÓN DE ASUNTOS ESPECÍFICOS, OPINIONES TÉCNICAS, MONITOREO, ETC.) Entre las principales actividades que realiza la Contraloría General destacan las siguientes: Auditorías: En el marco del sistema de fiscalización a diversas dependencias y entidades de la red universitaria, correspondientes a los siguientes rubros: Financiero Adquisiciones y suministros Control de personal y pago de nóminas Especiales Obras

RENDICIÓN DE CUENTAS: Revisión de los informes de avance de gestión financiera, presentados por la red universitaria, cuyos informes respectivos contienen los datos sobre los ingresos y egresos presupuestales, sobre los cuales se emite un informe para cada dependencia, a la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario y a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de Jalisco.

REVISIÓN EXTERNA A LA CUENTA UNIVERSITARIA: En este contexto se coordina el desarrollo de la auditoría externa al estado de origen y aplicación de fondos por parte del despacho seleccionado por la Comisión de Hacienda del H. Consejo General Universitario para dictaminar la cuenta universitaria correspondiente, la cual es aprobada por el H. Consejo General Universitario, y se publica en los 4 diarios locales de mayor circulación, además se turna a las Instancias Federales y Estatales correspondientes.

TRANSPARENCIA (DECLARACIÓN DE SITUACIÓN PATRIMONIAL). Como parte de las medidas que procuran transparentar el manejo de los recursos financieros y materiales de la institución, se encuentra la presentación de la Declaración de Situación Patrimonial de los funcionarios inscritos en el padrón respectivo ante la Contraloría del Estado de Jalisco.

DIFUSIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIAS La información en esta materia, se encuentra disponible en el portal de transparencia de la universidad, el cual contempla los resultados de las auditorías terminadas practicadas a las dependencias y entidades de la red universitaria, específicamente sobre las observaciones formuladas y la manera en que las mismas fueron solventadas por las dependencias correspondientes.

E NTREGA -R ECEPCIÓN DE D EPENDENCIAS U NIVERSITARIAS Se interviene en eventos de Entrega-Recepción en las diversas Dependencias Universitarias en donde se presentan cambios de titulares, en las cuales se orienta a los funcionarios responsables del proceso, para la integración del expediente correspondiente, procediéndose a levantar el acta de entrega recepción.

ACTUALIZACIÓN DE DISPOSICIONES NORMATIVAS. Se revisa el compendio de acuerdos y de circulares emitidas por las diversas Dependencias de la Red Universitaria, en materia de control, ejercicio y comprobación del gasto. Adicionalmente se trabaja en los proyectos de actualización y emisión de diversas disposiciones normativas, con la finalidad de que éstas sean acordes a los requerimientos de control y operación de las dependencias y entidades de la red universitaria. Actualización de las guías específicas para la realización de auditorias y formatos para la elaboración del Informe de Avance de Gestión.

ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES EMITIDAS POR EL DESPACHO EXTERNO. Se le da seguimiento a la solventación de las observaciones emitidas por el despacho externo. Actividades adicionales a las auditorías. Entre otras, se realizan trabajos en coordinación con la Oficina del Abogado General y las dependencias de la Red Universitaria, participación a la auditoria de matricula a otras Instituciones de Educación Superior, en coordinación con AMOCVIES.

… ESTRUCTURA DE LA AUDITORIA INTERNA: UNIDADES O SECCIONES, TIPOS DE PROFESIONALES QUE LA CONFORMAN Como se mencionó anteriormente la estructura orgánica de la Contraloria sufrió modificaciones importantes a partir de 2002, quedando conformada por el despacho del Contralor, la Secretaría, tres Unidades Operativas y 16 Contralorías de Centro y Sistemas, las cuales cuentan con los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para una adecuada operación, que ha permitido conformar equipos de trabajo especializados acorde a las características de las entidades a las que les corresponde auditar propiciando un acercamiento de la función fiscalizadora a dichas entidades. La conformación del personal que integra el equipo de trabajo de la Contraloría en su mayoría son profesionales de la Contaduría Pública, Arquitectura e Informática, que cuentan con los conocimientos técnicos necesarios para el desarrollo de su función en la práctica de las auditorias.

… GRADO DE VINCULACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS O ESTUDIOS DE AUDITORIA DE ACUERDO CON EL TIPO DE SERVICIO Como lo mencionamos, gracias a la desconcentración de sus funciones las actividades de la Contraloria han logrado vincularse prácticamente a todos los ámbitos de operación de las dependencias y por ello las observaciones y recomendaciones emitidas son ampliamente comentadas con los titulares de las entidades auditadas, logrando con ello el convencimiento de las autoridades en el establecimiento de medidas preventivas y correctivas que han permitido con el paso del tiempo mejorar los procedimientos operativos de la red universitaria.

C ONCLUSIÓN : Es de esta manera que la auditoría interna dentro de la Universidad de Guadalajara, es importante no solo por su función fiscalizadora en materia de transparencia y rendición de cuentas sino que a través de las diversas actividades de la Contraloría General, contribuye de manera activa en la cultura del buen manejo de los recursos financieros institucionales, además que como resultado de su función revisora proporciona una fuente de información que modula y orienta en la mejora de los procesos educativos en beneficio de la comunidad estudiantil que es la función sustantiva de nuestra Alma Mater.