Experiencia en Auditoria Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Universidad Veracruzana Junta de Gobierno Contraloría General.

Presentación del tema: "Experiencia en Auditoria Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Universidad Veracruzana Junta de Gobierno Contraloría General."— Transcripción de la presentación:

1 Experiencia en Auditoria Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Universidad Veracruzana Junta de Gobierno Contraloría General

2 Universidad Veracruzana Organismos Fiscalizadores Auditor Externo  Órgano de Fiscalización Superior del Estado Órgano de Fiscalización Superior del Estado  Auditoría Superior de la Federación Auditoría Superior de la Federación Auditoria Interna Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría

3 Universidad Veracruzana Organismos Fiscalizadores Auditor Externo  Órgano de Fiscalización Superior del Estado Órgano de Fiscalización Superior del Estado  Auditoría Superior de la Federación Auditoría Superior de la Federación Auditoría Interna Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría

4 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría Órgano de Fiscalización del Estado (ORFIS) El presupuesto que ejerce la Universidad Veracruzana proviene en su mayoría de Recursos Federales y Estatales por lo que está sujeta a la fiscalización de estos órganos. Auditoría Superior de la Federación (ASF) Hasta la auditoría del ejercicio 2002, las revisiones se habían efectuado a través de despachos externos contratados por estos órganos. Para la auditoría del ejercicio 2003, el Secretario de la Junta de Gobierno y el Secretario de Administración y Finanzas acordaron con el titular del Órgano de Fiscalización Superior del Estado que, a fin de racionalizar los recursos y disminuir las acciones de fiscalización a la UV, se contrataría a un auditor externo a través de la Junta de Gobierno con la condición que se eligiera un despacho inscrito en su padrón de prestadores de servicio profesionales, cuyos informes se rindieran tanto a la Junta de Gobierno como al ORFIS. En los inicios de las auditorías, se levantaron actas en las que participaron el Secretario de Administración y Finanzas y el Contralor General. En funcion al Convenio de colaboración, las áreas que cubrió el ORFIS fueron todos los aspectos financieros, presupuestales y contables, excluyendo obra pública y las que cubrió la ASF fueron obra pública y presupuestos autorizados a la UV. En las auditorías practicadas de 1999 a 2002, las acciones que se efectuaron fueron las siguientes:

5 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría En el acta de cierre de la auditoría se notificó a la Universidad de las limitaciones, observaciones y salvedades resultantes de manera preliminar. En el caso del ORFIS, su titular notificó al C. Rector el plazo para que la UV entregara la documentación comprobatoria y las aclaraciones que solventaran lo observado y remitiera adicionalmente, un dictamen emitido por el Órgano Interno de Control, en el que constara su evaluación, opinión y aclaración al respecto. En base a la documentación proporcionada por la UV, los órganos de fiscalización informaron a las respectivas Comisiones de Vigilancia (de la Unión y del Estado), los cuales emitieron sus dictamenes al H. Congreso de la Unión y del Estado quienes a su vez, los aprobaron. En el caso del Estado, el H. Congreso emitó un decreto en el que aprobó el informe de resultados de la cuenta pública de la UV y recomendó a las autoridades encargadas del control interno atender las recomendaciones y salvedades por medio de la aplicación de las medidas correspondientes, informando posteriormente de las acciones realizadas. El titular del ORFIS notificó al C. Rector, estableciendo un término para informar. Por su parte, el C. Rector informó a la Junta de Gobierno para que instruyera a la Contraloría General realizar las acciones necesarias. Durante la revisión, las observaciones detectadas se confrontaron a fin de determinar su procedencia. En el proceso de la auditoría, se solicitó información a la UV y se realizaron entrevistas permanentes de aclaraciones.

6 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría Finalmente, la Junta de Gobierno remitió al ORFIS el documento de respuesta a las observaciones y salvedades e indicó que la Contraloría General efectuaría los seguimientos correspondientes. En el caso de la Federación, el procedimiento fue el mismo, excepto que las recomendaciones que emitió, fueron dirigidas unas a la administración y otras, al Órgano Interno de Control. En los seguimientos, la ASF es sistemática ya que periódicamente envía el estado de atención de las observaciones, requiriendo información sobre su atención. La Contraloría General da respuesta a estos requerimientos con oportunidad e informa trimestralmente a la Junta de Gobierno los avances obtenidos. Se preparó un cuadernillo de respuestas signado por el Secretario de Administración y Finanzas y el Contralor General; éste último informó a la Junta de Gobierno el estado de atención de las observaciones y puso a su consideración, solicitar al C. Rector sancionar a los servidores universitarios en razón a la relevancia o recurrencia de sus faltas. En base a la información que preparó la administración, la Contraloría General analizó las respuestas y el soporte documental a fin de determinar si las observaciones se encuentran solventadas, atendidas administrativamente o en proceso y, en su caso, emitió recomendaciones de control interno.

7 Auditor Externo Lo designa la Junta de Gobierno. Se cambia en promedio cada tres años. El Auditor Externo del ejercicio 2003 es el Despacho Resa y Asociados, S.C. de la ciudad de México quien fue designado por acuerdo de la Junta de Gobierno, la Secretaría de Administración y Finanzas de la UV y el Órgano de Fiscalización Superior del Estado. El Auditor Externo revisa rubros de estados financieros, aspectos financieros, administrativos, legales, presupuestales y de sistemas. La Contraloría General no participa durante el proceso. Al inicio de la revisión, el Auditor es presentado por un miembro de la Junta de Gobierno al Secretario de Administración y Finanzas y al Contralor General. El Dictamen y la Carta de sugerencias son presentados por un Socio del Despacho en una reunión en la que están presentes las áreas auditadas y la Contraloría General. Posteriormente, el auditor externo presenta el dictamen y la carta de sugerencias a la Junta de Gobierno, quien los analiza y, de considerarlo adecuado, emite su aprobación expresa en un documento que se anexa al mismo y lo hace del conocimiento del Consejo Universitario a través del Rector. Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría

8 La Contraloría General da seguimiento a las observaciones, de acuerdo a las fechas de solventación que la administración fija, y prepara documentos en los que consigna a su criterio, el estado de atención, remitiéndolos al auditor externo y a la administración. Hasta el año 2002, la carta de observaciones contemplaba aquellas pendientes de atender de ejercicios anteriores, así como las actuales; por este motivo se sugirió compactarlas a fin de facilitar su atención y seguimiento. Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría Por acuerdo del Consejo Universitario, los estados financieros dictaminados se publican.

9 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría La realiza la Contraloría General a través de: Auditoría Interna Contraloría Ejecutiva de Auditoría Contraloría Ejecutiva de Control Presupuestal y Evaluación al Desempeño Contraloría Ejecutiva de Innovación y Desarrollo Administrativo Las actividades que lleva a cabo la Contraloría General se autorizan previamente por la Junta de Gobierno. Las principales actividades: Auditoría Permantes Nómina Ayuda Médica Dependencias Entidades Académicas A la Obra Pública Asociaciones y Sociedades Civiles en que la Universidad participa.

10 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría Intervención en Actos Administrativos Ingreso de Estudiantes Ingreso del Personal Académico Actos de Entrega-Recepción Participación en los Procesos de Licitación de Adquisiciones de Bienes y Servicios y de Obra Pública Evaluación y Control Presupuestal Analiza y evalúa los informes financieros y presupuestales Controla permanentemente los bienes patrimoniales Recibe, registra y resguarda las declaraciones patrimoniales Atención a quejas, denuncias y responsabilidades Seguimiento Observaciones Internas Observación del Auditor Externo Observaciones del ORFIS y de la ASF

11 Externa, Interna y Órganos Fiscalizadores Experiencia en Auditoría Procedimiento Utilizado en el caso de Auditoría Se inician las actividades con oficio de presentación signado por el Contralor General Ejecución de la auditoría Elaboración del informe Se remiten los informes correspondientes a el área revisada con carácter de borrador En los hallazgos que impliquen daño patrimonial, se informa de inmediato a la Junta de Gobierno a fin de que instruya a la Contraloría General remitir los expedientes a las instancias administrativas correspondientes, para que se inicien los procesos administrativos y/o penales, según sea el caso. Toda las actividades que realiza la Contraloría General se informan trimestralmente a la Junta de Gobierno Las observaciones relevantes detectadas refieren principalmente a: Falta de actualización de la norma Incumplimiento a la normatividad Deficiencia de Control Interno Contigencia de carácter fiscal Daño patrimonial Se emiten los informes definitivos y se firman las recomendaciones