ESTADÍSTICAS INSTITUCIONALES Limitaciones para su consolidación como instrumento para la toma de decisiones estratégicas. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 13 de noviembre de 2006

CONTENIDO:  CONTEXTO  PROBLEMÁTICA GENERAL  PRODUCTOS ESTADÍSTICOS  PROBLEMÁTICA, CAUSAS, Y PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

El proceso DSE-001: Generación de Información Estadística y Elaboración de Indicadores CONTEXTO

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN INSUMOS Datos Registros Informes Estadísticas Indicadores Informes de coyuntura Análisis de tendencia Estudios especiales Documentos Institucionales (PIFI,PEF, PAL, Informes) Presupuesto recursos extraordinarios PROCESOS ANTECESORES PROCESOS PLANEACIÓN PROCESOS SUCESORES CONTEXTO PRODUCTOS Proceso DSE-001 (Generación de información estadística y elaboración de indicadores)

CONTEXTO: EL PROCESO DSE-001 El Proceso DSE-001 (Generación de información estadística y elaboración de indicadores) define: Los productos estadísticos institucionales. Los procesos antecesores y los registros que alimentan al proceso (i.e. bases de datos). Los requisitos que deben de cumplir los registros de los procesos antecesores. Los tiempos de recepción de los registros y de la publicación de productos estadísticos.

CONTEXTO: EL PROCESO DSE-001 Los registros que alimentan al Proceso DSE- 001 (Generación de información estadística y elaboración de indicadores) son : 1. Registro de profesores. 2. Registro de administrativos. 3. Registro de inscritos. 4. Registro de becarios. 5. Registro de servicio social. 6. Registro de alumnos en intercambio académico. 7. Registro de bajas definitivas. 8. Registro de egresados. 9. Registro de titulados. 10. Registro de materias impartidas y aprobadas. 11. Registro de aspirantes y admisiones. 12. Registro con resultados del seguimiento a empleadores, egresados y estudiantes. 13. Registro de equipos de cómputo. 14. Registro de proyectos de investigación.

PROBLEMÁTICA GENERAL absoluta 1. Para garantizar el éxito en el cumplimiento del proceso DSE-001, se estableció como responsabilidad absoluta de la Dirección de Planeación mantener en operación el sistema de estadísticas e indicadores. 2. Lo anterior llevó a que dicha área se organizara y actuara en consecuencia: recolectar, organizar, corregir y complementar los datos, registros, e informes que provienen de procesos antecesores. 3. Por otra parte, la definición de los procesos antecesores asigna la responsabilidad, confiabilidad y oportunidad de los datos en las áreas en que se generan. 4. Sin embargo, persisten problemas de origen en los datos y registros que llegan a la Dirección de Planeación, y que no se han solucionado debido a la confusión acerca de la responsabilidad en la confiabilidad y oportunidad de los datos. 5. Así pues, se han identificado problemas puntuales que requieren ser solucionados, precisamente a través de las áreas directamente responsables de la generación del dato y registro. 6. La soluciones consisten en hacer los planteamientos de solución estableciendo líderes de procesos y fechas compromiso, identificando plenamente los aspectos a solucionar y los requerimientos específicos.

PRODUCTOS ESTADÍSTICOS

Los productos estadísticos están disponibles en la página web del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad de la UQROO en: ctivas/estadisticas_indicadores.htm EN DICHA DIRECCIÓN DE LA RED SE PUEDE TENER ACCESO A LOS DIFERENTES PRODUCTOS ESTADÍSTICOS, ASÍ COMO IDENTIFICAR: Cuáles están actualizados. Cuáles no están disponibles.

PROBLEMÁTICA, CAUSAS, EFECTOS Y PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

PROBLEMÁTICA Y CAUSAS

PROBLEMAS REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMA- CIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN: CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL REGISTRO DE INSCRITOS Posterior a las fechas programadas. Con datos incompletos: fecha de nacimiento, edad, país y estado de nacimiento, país y estado donde cursó estudios, etc. Existen, “en la realidad” alumnos de programas de postgrado que no aparecen formalmente inscritos. Con alumnos dados de alta en “Programas Integrados” sin especificar el programa educativo que cursan. No se ha definido de manera institucional el modelo conceptual referente a los “Programas Integrados”, por lo que cada División tiene una concepción propia de la forma en que se tratarán a los alumnos de sus programas integrados, y así solicita su registro. El SIIA no permite de manera adecuada, la mecánica de admisión y registro de los datos de los estudiantes de los programas de posgrado. En ocasiones, los Secretarios Técnicos de Investigación y Posgrado no garantizan el registro de la información de los alumnos de posgrado en el sistema. La mayor parte de los elementos del registro de inscritos se elaboran de manera manual. REGISTRO DE BAJAS DEFINITIVAS No se ha recibido la actualización correspondiente a Con datos incompletos. En ocasiones, reportando alumnos dados de baja y que “en la realidad” son egresados. No se genera el registro con todos los campos requeridos. La mayor parte de los elementos del registro de inscritos se elaboran de manera manual. El H.C.U. aprueba reconsideraciones de alumnos dados de baja para reactivarlos, generando cambios en los datos. REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL No se ha recibido la actualización correspondiente a Se ha generado con datos incompletos. No se ha completado la captura de toda la información requerida en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual. ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN: DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL

¿Cuáles son del Profesional asociado en Turismo Alternativo y cuáles de la Licenciatura en Turismo? EJEMPLOS DEL ESTADO EN QUE SE RECIBE EL REGISTRO DE INSCRITOS. ¿Cuáles son del Profesional asociado en Alimentos y Bebidas, de Hotelería y de la Licenciatura en Turismo? Las celdas en blanco se reciben sin dato alguno.

EJEMPLO: CASO DE GABRIELA GARNICA En el archivo BASE UNIVERSAL DE INSCRITOS (generado para extraer las bajas definitivas) la matrícula aparece como baja definitiva (BDEF), siendo que ésta aparece en REGISTRO DE TITULADOS al corte 20 de diciembre de 2003 y con fecha de titulación al 10 diciembre de FUENTE: Registro de titulados al 20 de diciembre de FUENTE: Reporte universal de inscritos tomado del SIIA al corte EJEMPLOS DEL REGISTRO DE BAJAS DEFINITIVAS Y UN CASO ESPECIAL.

Último archivo recibido. En el ejemplo no se dispone de la fecha de inicio y terminación del servicio social EJEMPLO DEL REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL Fuente: Registro de servicio social al 2 de diciembre de 2005.

PROBLEMAS REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMA- CIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN: CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL REGISTRO DE EGRESADOS En el registro de egresados correspondiente a primavera y verano 2006, se reportan egresados con fecha de egreso de años anteriores, y que aparecen por vez primera en dicho registro*. Sin el domicilio actual de los egresados. Con datos incompletos y, en ocasiones, con errores en los datos. Se arrastran errores por la migración inicial de datos de PRO- IV al SIIA, por incompatibilidad de dichos sistemas. El área de Bienestar y Movilidad Estudiantil, apoyada por sistemas, continúa trabajando la solución de dichos errores de migración. En los programas integrados, debido la flexibilidad curricular los alumnos del Profesional Asociado pueden cursar materias del bloque de Licenciatura como “apoyo” y luego solicitar la revalidación de dichas materias, para obtener el título de licenciatura. Se tomaron acuerdos en el H.C.U. para implementar los Programas Integrados. La mayor parte de los elementos del registro de egresados se elaboran de manera manual. REGISTRO DE TITULADOS En ocasiones, posterior a las fechas programadas. Con datos incompletos necesarios para generar las estadísticas. El trabajo se realiza de manera manual debido a que no se dispone de un módulo para generar información de titulados en el SIIA. REGISTRO DE BECARIOS Posterior a las fechas programadas. Con variación en los datos reportados para un mismo periodo. El trabajo se realiza de manera manual debido a que no se dispone de un módulo para generar información de becas en el SIIA con todos los campos requeridos. *Este problema se asocia en parte a la estadística de “Programas Integrados” que consolida en registros únicos a estudiantes de diversos programas. ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN: DIRECCIÓN DE BIENESTAR Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL

EGRESADOS REPORTADOS POR VEZ PRIMERA EN EL REGISTRO DE EGRESADOS CORRESPONDIENTE A VERANO 2006 Fuente: Registro de egresados generado por el Departamento de Administración Escolar, al 31 de julio de Para tener fecha de egreso consistente al periodo que se reporta, se aceptan egresados con fecha de egreso posterior a noviembre de EJEMPLOSEJEMPLOS

EJEMPLO DE LOS DATOS QUE SE SOLICITAN EN EL REGISTRO DE TITULADOS Y LOS CAMPOS QUE SE RECIBEN SE SOLICITAN SE RECIBE

EJEMPLO DE LOS DATOS QUE SE SOLICITAN EN EL REGISTRO DE TITULADOS Y LOS CAMPOS QUE SE RECIBEN EN EL PERIODO OTOÑO 2005 (AGOSTO 2005 A DICIEMBRE 2005) SE REPORTARON 708 BECAS, AL CORTE DEL 8 DE DICIEMBRE. PARA EL MISMO PERIODO OTOÑO 2005 (AGOSTO 2005 A DICIEMBRE 2005) SE REPORTARON UN TOTAL DE 804 BECAS, EL 31 DE MAYO DE RESPUESTA: NO SE HABÍAN CONTABILIZADO LAS BECAS SEDESOL.

PROBLEMAS REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN: CAUSAS REPORTADAS POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGISTRO DE PROFESORES Con datos obsoletos referentes al grado académico y disciplina de estudios de los profesores. Sin la carrera de adscripción del profesor y sin los programas educativos donde imparten clases. En algunos casos, posterior a la fecha acordada. No todo el personal ha actualizado su currículum, a pesar de las invitaciones que se realizan para actualizar su expediente. Aún está en proceso de captura toda la información del personal en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual y paralela con el sistema informático tradicional. Generalmente, los Secretarios Técnicos de Docencia de las Divisiones Académicas exceden las fechas límites autorizados por el H.C.U. para liberar la programación académica con asignación de profesores titulares de los cursos. REGISTRO DE ADMINISTRATIVOS En algunos casos, posterior a la fecha acordada. En algunos casos, sin reportar el grado académico del personal. En algunos casos, con personas adscritas a una Unidad Responsable diferente a la que en “realidad” labora. No todo el personal ha actualizado su currículum. Aún está en proceso de captura toda la información del personal en el SIIA, por lo que dicho trabajo se realiza de manera manual y paralela con el sistema informático tradicional. En ocasiones, se hacen cambios de adscripción del personal sin notificarlo al Departamento de Recursos Humanos. ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

EJEMPLOS DE CÓMO SE RECIBE EL REGISTRO DE PROFESORES SE RECIBE CON CAMPOS VACÍOS Fuente: Registro de profesores a inicio de cursos de otoño 2006.Las celdas en rojo son campos de los que no se dispone informacion.

EJEMPLOS DE CÓMO SE RECIBE EL REGISTRO DE ADMINISTRATIVOS SE RECIBE CON CAMPOS VACÍOS REGISTRO DE ADMINISTRATIVOS A PRIMAVERA 2006

PROBLEMAS REGISTRO QUE ALIMENTA LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SE RECIBE LA INFORMACIÓN: CAUSAS REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN No se cuenta con información de proyectos de investigación correspondiente a Los datos que están reportados en el SIIA en la parte de proyectos, no tienen todos los elementos necesarios y no permiten la generación de reportes de investigación. No todos los proyectos de investigación se capturan en el SIIA. Todavía está en proceso de implantación la generación de un registro institucional de proyectos de investigación consensuado con las Divisiones Académicas. METAS COMPROMISO RECIBIDAS DE LAS DES PARA EL PIFI 3.3 Con datos estadísticos e indicadores diferentes a la información que se les proporcionó y/o que estaba disponible en la página web del SIGC. En fechas posteriores a las programadas. Las Divisiones no tomaron la información estadísticas incorporadas en el SIGC por ser poco confiable e incompleta. Las Divisiones Académicas reportaron los valores que desde su óptica y datos son los “correctos”. No hubo oportunidad de dar retroalimentación al personal de las DES que elaboró los documentos PRODES. ÁREA QUE GENERA LA INFORMACIÓN: DIVISIONES ACADÉMICAS

CAMPOS DE INFORMACIÓN MÍNIMOS REQUERIDOS DEL REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

EFECTOS

Información deficiente para la toma de decisiones estratégicas Reprocesamiento de información: horas adicionales de trabajo del personal de la DAF, DBME y DIVISIONES para complementar la información faltante. No se pueden determinar de manera “confiable” los requerimientos de personal académico de los programas educativos. Se oficializan datos estadísticos que no coinciden con los datos que utilizan las Divisiones Académicas. Cambios constantes en los datos oficiales de años pasados. Generación de información estadística inconsistente. Retraso en los tiempos de emisión de los productos estadísticos definidos No se emiten todos los productos estadísticos definidos Pérdida de confianza en la información estadística oficial por parte de los diversos usuarios.

PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

ACUERDOS PARA EL INICIO DE LAS SOLUCIONES NO.ACUERDO: ES NECESARIO: RESPONSABLE (S)FECHA DE CUMPLIMIENTO 1Definir los lineamientos institucionales para el registro de los alumnos de programas integrados o en sus programas específicos, para que de inmediato realice el planteamiento ante Sistemas. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil 2Definir e implementar de manera institucional la forma de cómo se registrarán y tratarán en las estadísticas a los alumnos inscritos en programas integrados. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 3Proporcionar a la Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil los lineamientos para la admisión y cuotas de los posgrados, para que de inmediato se realice el planteamiento ante Sistemas. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 4Reglamentar las responsabilidades en la admisión e inscripción de los estudiantes de posgrado y su inserción dentro del módulo de escolares del SIIA. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 5Definir quién debe garantizar que se concluya el proceso de registro de los alumnos de posgrado. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 6Trabajar de manera mas estrecha con sistemas para concluir a la brevedad las depuraciones de los errores de migración. Deberá hacer el planteamiento preciso de los requerimientos. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil 7Emitir criterios y lineamientos precisos para que el Área de Sistemas desarrolle las herramientas que permitan la generación automática de los reportes de inscritos, egresados, titulados, bajas definitivas, becas y servicio social. Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil

ACUERDOS PARA EL INICIO DE LAS SOLUCIONES NO.ACUERDO ES NECESARIO: RESPONSABLE (S)FECHA DE CUMPLIMIENTO 8Emitir criterios y lineamientos precisos para que el Área de Sistemas desarrolle las herramientas que permitan la generación automática de los reportes de personal administrativo y docente. Dirección de Administración y Finanzas 9Realizar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento del calendario institucional respecto a la programación académica, asignación de profesores titulares e inscripción de alumnos. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 10Realizar las acciones necesarias para que la información estadística e indicadores que genere la Dirección de Planeación sea la de “uso oficial” para la generación de documentos estratégicos. Alta Dirección (Cuerpo Directivo) 11Apoyar las acciones necesarios para la “inmediata implementación” de la generación del registro de proyectos de investigación. Divisiones Académicas

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