Encuentro con Representantes de Ministerios y del Centro Nacional de Fomento y Promoción de las Asociaciones sin Fines de Lucro Licda. Rhina Quiñones Consultora

AGRADECIMIENTOS Mildred Rodríguez Pérez, Ministerio de Cultura. Luisa Mateo Diclo, Ministerio de Educación. David Arias, Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales. 2

ANTECEDENTES En República Dominicana a través de varias legislaciones, incluida la Ley , se ha ido transformando los mecanismos de relacionamiento del Estado con las asociaciones sin fines de lucro. La Ley establecía que cada Ministerio debía dictar sus “Normas de Habilitación” o “Normas Particulares”. 3

ANTECEDENTES La Ley fue promulgada hace casi 8 años. La mayoría de los Ministerios carecen de normas de habilitación para las ASFL del sector, contrario a lo que establecen las disposiciones legales y reglamentarias de la materia. 4

Normas de Habilitación Introducción. En esta primera parte se pretende incorporar un marco conceptual que ubique al lector en el contexto legal, para una mejor comprensión de las referidas normas. 5

Normas de Habilitación Requerimientos de Habilitación: 1. Requerimientos Documentales 2. Requerimientos de Planta Física y Mobiliario 3. Requerimientos de la Gestión Institucional 6

Normas de Habilitación Requerimientos Documentales: (1/2) 1. Formulario de solicitud debidamente completado. 2. Estatutos de la Asociación, certificado por las instancias correspondientes. 3. Registro otorgado por la Procuraduría General de la República o Corte de Apelación correspondiente. 4. Listado de miembros asociados actualizado. 5. Ultima asamblea de miembros asociados que nombre a la Junta Directiva de la organización. 6. Copia del Registro Nacional de Contribuyentes (RNC). 7. Copia de la cédula de identidad de la Junta Directiva de la asociación 7

Normas de Habilitación Requerimientos Documentales: (2/2) 7. Constancia del banco actuante de la Cuenta Corriente a nombre de la institución, receptora y pagadora de los fondos otorgados. 8. Historial de la institución. (Programa y proyectos ejecutados por la organización y/o por los técnicos que forman parte de ésta). 9. Referencias institucionales que avalen su existencia y trayectoria. 10. Curriculum Vitae de los principales directivos. 11. Estados Financieros avalados por un Contador Público Autorizado. 12. Ultima Declaración Jurada Informativa Anual por ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). 8

Normas de Habilitación Requerimientos de Planta Física y Mobiliario: 1. Local en adecuadas condiciones físicas, con acceso a los servicios sanitarios indispensables como son agua potable, electricidad y medios de comunicación (teléfono, fax, Internet, etc.) de acuerdo con el tipo de servicio que presta. 2. Equipos y mobiliarios indispensables para el desarrollo de sus actividades. 9

Normas de Habilitación Requerimientos de Gestión Institucional: (1/3) 1. Gestión de la Información:  Registro formal actualizado de los servicios que provee.  Registro de las actividades realizadas. 10

Normas de Habilitación Requerimientos de Gestión Institucional: (2/3) 2. Gestión Financiera:  Sistema contable actualizado de los servicios que provee.  Registro de ingresos brutos obtenidos, desembolsos realizados, movimientos de las cuentas bancarias, compensaciones y pagos realizados.  Descripción de activos, pasivos y activos netos al inicio y al cierre de cada ejercicio fiscal.  Inventario de sus bienes muebles e inmuebles.  Contribuciones y donaciones recibidas y su origen, monto y uso, etc. 11

Normas de Habilitación Requerimientos de Gestión Institucional: (3/3) 3. Gestión Técnica:  Plan estratégico.  Programas de trabajo. 4. Gestión de los Recursos Humanos:  Cantidad y calidad de personal para proveer el tipo de servicio correspondiente.  Sistema de organización de personal (organigrama).  Manual de funciones y puestos. 12

PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION (1/3) 1. Depósito de la solicitud de habilitación. 2. El Ministerio procede a la apertura del expediente y a la revisión de los documentos entregados. 3. Dentro de un plazo de 1 mes contado a partir del depósito, el Ministerio informa a la institución solicitante el resultado de la revisión de los documentos depositados. 4. Cuando sea necesario, la institución solicitante completará los requisitos faltantes y documentos solicitados. 13

PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION (2/3) 5. Luego de completado el expediente la Asociación sin Fines de Lucro será informada del formulario y criterios que serán utilizados para la verificación. 6. Dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes, se realizara la visita de verificación a la institución solicitante y se elaborará un informe en el que se registrarán las deficiencias y/o cumplimientos de los requisitos exigidos. 7. Si el establecimiento o servicio no reúne los requisitos exigidos, se requerirá al interesado que en el plazo máximo de ciento veinte (120) días deposite los documentos o presente las evidencias faltantes. Si al cumplirse este plazo, la Asociación solicitante no hubiese subsanado las deficiencias encontradas se le tendrá por desistido, y se procederá a archivar su caso sin más trámite. 14

PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION (3/3) 8. Una vez cumplido el procedimiento antes indicado, después de constatado que la organización cumple con los requisitos establecidos, el expediente es remitido con un informe final y recomendaciones de aprobación para fines de firma por parte del Ministro o principal funcionario de la institución correspondiente. 9. La decisión se comunicará por escrito al interesado en un plazo de treinta (30) días para hacer la entrega del Certificado de Habilitación. 15

ESTRUCTURA REQUERIDA IMPLEMENTAR LAS NORMAS DE HABILITACION EN LOS MINISTERIOS  Área de trabajo claramente identificada.  Personal Administrativo para la recepción de los expedientes y revisión de los documentos aportados.  Personal de Supervisión que realice las visitas a las Asociaciones sin Fines de Lucro al momento de la habilitación y luego de ésta para seguimiento.  Equipos de oficina y material gastable.  Disposición de los medios de transporte del Ministerio para la realización de los traslados.  Creación de las Comisiones de Habilitación.  Elaborar normas de habilitación, cuyos requisitos documentarios sean lo más homogéneos posible entre los distintos Ministerios.  Promover el proceso de habilitación a través de los órganos interasociativos de las Asociaciones sin Fines de Lucro (consorcios, redes). 16

Muchas Gracias.