UNIDAD DE TRABAJO : LA COMUNICACIÓN

Capacidad terminal Utilizar eficazmente las técnicas de comunicación en el medio laboral para recibir y emitir instrucciones e información, intercambiar ideas y opiniones, asignar tareas y coordinar proyectos

OBJETIVOS Identificar las barreras que dificultan el proceso de comunicación. Seleccionar los aspectos que facilitan el proceso de comunicación a cada alumna/o. Conocer los elementos habituales que se utilizan en el proceso de la comunicación, así como los tipos de comunicación habituales en las empresas y sus redes. Percibir las características esenciales de la comunicación no verbal

CONCEPTOS La comunicación y sus elementos. Dificultades y obstáculos en la comunicación: semánticos, físicos y psicológicos. Tipos de comunicación: Estrategias y técnicas de comunicación; La comunicación oral y sus técnicas. La comunicación escrita y sus técnicas. La comunicación no verbal.

La Comunicación. Concepto Es el proceso mediante el cual la persona que emite un mensaje desea entrar en contacto con quién lo recibe para conseguir un cierto objetivo.

Elementos de la comunicación EMISOR: Persona que emite el mensaje (verbal o no verbal). MENSAJE: Es el objeto de la transmisión, la información del emisor transformada a través de un código. RECEPTOR: Persona que recibe el mensaje y lo decodifica. Canal: Medio a través del cual se transmite el mensaje verbal o no verbal. Código: Sistema de signos y de reglas identificables por el emisor y el receptor. Contexto: Es una situación real en que se da la comunicación.

Etapas del proceso de comunicación Configuración de la idea Codificación Emisión del mensaje Recepción Decodificación Retroalimentación o “feedback”: El receptor completa el proceso de comunicación al transmitir una respuesta verbal o no verbal al emisor e indicar si ha comprendido adecuadamente el mensaje.

Dificultades en la comunicación: Barreras. Personales o psicológicas (de la persona) Semánticas (del significado) Físicas (ambientales)

Barreras personales Cada ser humano tiene una personalidad, unas opiniones, una cultura y unos valores diferentes que pueden influir a la hora de emitir y de recibir un mensaje. El receptor, al decodificar el mensaje recibido, lo filtra para darle sentido. Algunos de los filtros más importantes que utiliza el receptor al interpretar la información son: ESTEREOTIPOS EFECTO HALO PERCEPCIÓN SELECTIVA DEFENSA PERCEPTIVA

Barreras semánticas Utilización de un idioma diferente. Utilización de un vocabulario o terminología demasiado específicos. Que el mensaje sea demasiado extenso.

Barreras físicas Ruido Iluminación Temperatura

Actividad: Transmisión del mensaje Ley de nivelación: Al transmitirse el mensaje se acorta. Ley de acentuación: Se suelen resaltar unos términos y se ignoran otros. Ley de asimilación: Ante un mensaje absurdo, intentamos darle sentido Ley fundamental: El rumor se reforzará si entran en juego dos variables, la importancia que tenga para uno y la ambigüedad que exista sobre el tema.

“Dicen que 384 personas están atrapadas bajo un derrumbe, después que pasó el ciclón se inició el rescate. Se han movilizado miles de personas llevando medicinas, vendas y otros elementos. Pero dicen que la gente atrapada no fue por accidente, sino que fue un secuestro, pues hay gente de mucho dinero entre los atrapados”

El proceso de escucha activa: LA ESCUCHA ACTIVA IMPLICA: Ser consciente del otro. Observar e interrogarse constantemente. Retroalimentar resumiendo el contenido. Detectar las palabras clave.

RAZONES PARA LA ESCUCHA ACTIVA: Demostramos consideración por el otro. Creamos clima de confianza. Disminuye la competitividad y la tensión. Creamos un clima de cooperación y receptividad

NOS CUESTA CONCENTRARNOS POR: Intentamos hacer el menor esfuerzo posible. Distracciones por distinta velocidad de pensamiento y recepción. Memoria volátil y esfuerzo por memorizar

LOS ENEMIGOS DE LA ESCUCHA ACTIVA: Los prejuicios. La falta de empatía. La alteración emocional. Las barreras físicas y psicológicas.

TIPOS DE COMUNICACIÓN En la empresa, como en otros ámbitos, podemos utilizar diferentes tipos de comunicación. Los tipos de comunicación pueden clasificarse según: La forma de transmisión: Comunicación verbal (oral y escrita) y comunicación no verbal La formalidad que se de a lo comunicado: Comunicación formal y comunicación informal Relación profesional que existe entre el emisor y el receptor: comunicación interna (comunicación descendente, ascendente y horizontal) y comunicación externa.

COMUNICACIÓN ORAL Hay que tener en cuenta: Situación de la comunicación El mensaje y sus dificultades Estrategias de exposición El receptor Estrategias de comunicación asertiva

Estrategias de exposición Comenzar explicando los puntos que se van a tratar y por qué Mirar al público el mayor tiempo posible Ponerse en el lugar del auditorio Cuidar el lenguaje corporal Seguir un orden en la exposición Utilizar medios audiovisuales Aceptar comentarios y críticas, evitando enfrentamientos Utilizar anécdotas, citas… Finalizar con una síntesis y enumeración de conclusiones- Evitar finales bruscos

Proceso de elaboración de una exposición Elaboración del esquema con los puntos a tratar y orden de exposición. Recopilación de información. Consulta de libros, revistas, diarios, internet… Modificación del esquema, siempre que se necesite, una vez recopilada la información. Organización de datos, según esquema definitivo. Se deben estudiar las diferentes partes de la conferencia y sobre todo su parte central o cuerpo. Tratar de fijar los puntos a desarrollar, ordenar los conceptos y la duración de las distintas partes. Redactar el discurso de forma que éste sea coherente. Retocar el discurso final Memorizarlo.

Estructura de una exposición oral A) INTRODUCCIÓN B) CUERPO C) CONCLUSIÓN

EN LA EXPOSICIÓN ORAL 1. Se debe distinguir claramente el objetivo y la intención del mensaje que se va a dar: información, persuasión o ambas. 2. Distribuye el contenido de la presentación en tres partes bien diferenciadas: introducción, cuerpo y conclusión. 3. Limita el número de temas clave. Una buena presentación exige organización, brevedad y un uso cuidado de la lengua. 4. Utiliza un lenguaje adecuado. 5. Frases cortas en lugar de oraciones compuestas.

EN LA EXPOSICIÓN ORAL 6. Es recomendable ser creativo y sustituir palabras por ilustraciones. Una ilustración despierta el interés y transmite la información con mayor rapidez. 7. Utiliza gráficos, tablas y diagramas para que los datos puedan ser contrastados fácilmente. 8. Vocalizar con claridad y evitar hablar de forma entrecortada. 9. Recurrir a un vaso de agua a mano para utilizarlo en caso de que se nos seque la boca, o simplemente para cuando necesitemos una excusa para pensar en la siguiente idea. 10. Nunca hay que admitir que se está nervioso y disculparse por ello. Si se nos olvida algo, lo mejor es seguir adelante y mencionarlo cuando lo recordemos. 11. Empezar bien y acabar bien

Estrategias de comunicación asertiva Autoestima Manejo de habilidades sociales Escucha activa: “Una fácil manera de convertirse en un buen orador es saber escuchar” Empatizar Resumir Hacer preguntas Ser positivo Ser motivante: Ejemplo: durante una conversación, tener presente cómo se llama la persona con la que hablas y llamarle por su nombre. Enviar “mensajes yo” Retroalimentación Tener buen sentido del humor

Técnicas de comunicación oral: LA ENTREVISTA DE TRABAJO Es la reunión de dos o más personas, en la que se decide con la ayuda de una serie de preguntas quién es la persona más adecuada para desempeñar un puesto de trabajo concreto Es la última fase en el proceso de selección, por lo que es muy importante prepararla adecuadamente.

Fases de la entrevista Toma de contacto: Durante el saludo, hay que tener en cuenta cómo se da la mano. En esta fase el entrevistador intentará crear un clima agradable, empezará hablando de temas poco transcendentes, con el objeto de que el entrevistado se relaje y se sienta cómodo y seguro.

Fases de la entrevista 2. Preguntas: Se realizarán preguntas relacionadas con actividades, responsabilidades, trabajos y experiencias anteriores

Fases de la entrevista 3. Información sobre la empresa: Se le facilitará información sobre la empresa, puesto de trabajo a desempeñar, responsabilidad del puesto, condiciones de contratación y económicas.

Fases de la entrevista 4. Ofrecer al candidato la oportunidad de preguntar. Según las preguntas realizadas por el candidato, el entrevistador puede observar si está suficientemente motivado para el puesto de trabajo.

Fases de la entrevista 5. Cierre de la entrevista El entrevistador debe repasar los datos del candidato por si hay que hacer alguna aclaración. Se debe concluir la entrevista diciéndole al candidato cuándo le comunicaremos los resultados. Se despide do forma amistosa.

Consejos para la entrevista Cuidar el aspecto físico Puntualidad Ser atento, educado y natural Cuidar los primeros segundos de una entrevista, ya que son esenciales. La manera en que un candidato entra en el despacho es primordial. Intentar informarse previamente sobre cómo es el entrevistador Cuidar la comunicación no verbal Mirar atentamente, hay que evitar la mirada a otro lugar, la mirada huidiza. No abusar de monosílabos en las respuestas.

Entrevista de trabajo Actividad: Dos voluntarios deben representar los papeles de entrevistador y entrevistado. El entrevistador cuenta con un guión para llevar a cabo la entrevista. El resto de la clase toma nota de los errores que puedan cometerse

LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Recursos: exposiciones realizadas y apuntes La comunicación no verbal es aquella que se lleva a cabo a través de los gestos y los movimientos del cuerpo

LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Ciencias que estudian la comunicación no verbal: QUINESIA: Estudia los movimientos corporales, así como los mensajes que emite el aspecto físico, expresiones faciales, etc. PARALINGÜÍSTICA: Estudia la forma de expresarnos: tono, pausa, ritmo, velocidad al hablar… PROXÉMICA: Que investiga la forma en que manejamos nuestro espacio personal y el significado que tiene.

LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Actividad de paralingüística Tres bellas que bellas son Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón Si obedecer es razón Digo que amo a Soledad No a Julia cuya bondad Persona humana no tiene No aspira mi amor a Irene Que no es poca su beldad

Soledad Tres bellas ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón. Si obedecer es razón, Digo que amo a Soledad; No a Julia, cuya bondad Persona humana no tiene; No aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad.

Julia Tres bellas ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón. Si obedecer es razón, ¿Digo que amo a Soledad? No. A Julia cuya bondad Persona humana no tiene. No aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad

Irene Tres bellas, ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón Si obedecer es razón. ¿Digo que amo a Soledad? No. ¿A Julia cuya bondad persona humana no tiene? No. Aspira mi amor a Irene, Que no es poca su beldad

Caballero Tres bellas ¡que bellas son! Me han exigido las tres Que diga de ellas cuál es La que ama mi corazón. Si obedecer es razón ¿Digo que amo a Soledad? No. ¿a Julia cuya bondad Persona humana no tiene? No. ¿aspira mi amor a Irene? ¡Que!...¡no! es poca su beldad

COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA Requisitos para su eficacia: Claridad Mensaje completo Concisión Corrección Consideración Sencillez: El lenguaje debe ser directo, sin rebuscamientos literarios

Normas generales para la elaboración de mensajes escritos Haga frases cortas: Se les comunica que para realizar este trabajo lo deben hacer en colaboración con sus compañeros. Si tienen algún problema no duden en preguntárselo a los compañeros de la otra sección puesto que, dada su formación, es bastante posible que les puedan ayudar. La fecha tope de entrega de este trabajo es para dentro de una semana. No debe ocupar ni mucho ni poco, unos 7 folios estaría bien Deben realizar este trabajo en grupo. Pregunten a los compañeros de la otra sección si tienen dudas. La fecha de entrega del mismo es para dentro de una semana. La extensión debe ser de 7 folios como máximo

Prefiera lo simple a lo complejo: Se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso común

Escoja palabras corrientes La autognosis facilita la relación con los demás y el psitacismo ayuda a recordar las cosas durante más tiempo, El conocimiento de uno mismo facilita la relación con los demás y la enseñanza que se basa exclusivamente en el ejercicio de la memoria ayuda a recordar las cosas durante más tiempo

Evite las palabras inútiles Tendemos a utilizar demasiados adjetivos y/o adverbios. Un sujeto, un verbo y un complemento son suficientes

Utilice verbos activos La forma activa es mucho más dinámica que la forma pasiva El jefe de la sección de pinturas ha firmado una orden que: Una orden ha sido firmada por el jefe de la sección de pinturas

Utilice palabras expresivas Escoja palabras y haga comparaciones que la gente pueda ver y tocar.

Construya oraciones que tengan unidad El doctor, antes de tomar una determinación quiso consultar con la familia del enfermo a las diez de aquella mañana, y Luis tomó el autobús para ir a la casa del doctor, que estaba situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre, junto al edificio del asilo, en donde están recogidos los ancianos que no tienen familia ni pueden valerse por sí mismos, que puede quedar resumido en: El doctor, antes de tomar una determinación, quiso consultar con la familia del enfermo aquella mañana, y Luis tomó el autobús para ir a la casa del doctor, situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre

Evite los detalles excesivos Al comprender que necesitaba una mayor especialización en el campo de las ciencias fisicoquímicas, que él consideraba muy importante para su formación, se matriculó en la Facultad de Ciencias de Barcelona, que está situada en la Ciudad Universitaria, en la zona norte de la misma y que es una de las zonas más sanas de esta villa. que: Al comprender que necesitaba una mayor especialización en el campo de las ciencias físicoquímicas se matriculó en la Facultad de Ciencias de Barcelona.

Utilice oraciones positivas Para estar sano tanto en lo físico, en lo mental, como en lo social, es imprescindible relacionarse con los demás, comunicarse y cooperar con ellos, tanto en el trabajo como fuera de él que: Para estar sano tanto en lo físico, en lo mental como en lo social, es imprescindible no aislarse de los demás, no incomunicarse y no actuar individualmente, tanto en el trabajo como fuera de él

Respete el orden normal de la frase El jefe resolvió la comprometida situación con gran serenidad que: La comprometida situación la resolvió el jefe con gran serenidad.

Utilice una construcción paralela al redactar sus frases En la reunión se trató el tema de la droga. La exposición fue realizada por el director del Instituto que afirma que éste es un grave problema y también analizaron sus consecuencias En la reunión se trató el tema de la droga. El director del Instituto, que realizó la exposición, afirmó que éste es un grave problema y también el resto de los ponentes analizaron sus consecuencias