PROCESO DE RENDICIONES ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN MUNICIPALIDAD DE TEMUCO DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS UNIDAD DE TESORERÍA Y RENDICIONES

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO DE RENDICIONES Convenios o proyectos que suscriban y que transfieran recursos sujetos a rendición (Decreto, Resolución aprobatoria, etc. y cualquier modificación posterior) Fechas y plazos de ejecución. Origen de los recursos involucrados Persona responsable de la ejecución del proyecto, el documento que así lo designa, datos de contacto (mail y fono de contacto) Resumen ejecutivo del proyecto y Carta Gantt de los tiempos asociados a la ejecución.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO DE COMPRAS ASOCIADAS AL PROYECTO: Oportunidad y tiempos involucrados. Preparación de las solicitudes de requerimientos de compras. Documentación de respaldo desde el Establecimiento. Recepción conforme del Bien o Servicio, p por parte del Establecimiento. Otros antecedentes complementarios.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RENDICIONES DE CUENTAS A LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Preparación del Expediente de Rendición de Cuentas, la que debe contener la o las Facturas (Copia legalizada) y documentos de respaldo que validen el gasto, más oficio conductor del Municipio.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. MAT.: Imparte Instrucciones sobre rendiciones de cuenta.  a)    Los Funcionarios y las Instituciones del sector Público o Privado, que reciben recursos del municipio, están obligadas a rendir cuenta documentada sobre el uso de los fondos recibidos. b)    La documentación que respalda el uso de los recursos, será examinada por la Contraloría General de la República, en la sede de la Unidad Operativa otorgante (que en este caso es la Municipalidad).

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. La Municipalidad es responsable de:   1.    Exigir rendición de cuentas de los fondos entregados . 2. Proceder a su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos. 3. Mantener la rendición de cuentas, a disposición de la Contraloría General de la República.  c) La Municipalidad no puede entregar nuevos fondos mientras el funcionario que debe recibirlos no haya cumplido con la obligación de rendir cuenta de la inversión de los fondos puestos a su disposición.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS Los fondos se otorgan para beneficio de la comunidad educativa. La rendición debe ser presentada en Departamento d Educación, en la Oficina de Partes. Cualquier consulta previa realizarla en la Tesorería del Departamento o en la Unidad de Administración y Finanzas. El formato para presentación de la Rendición de Cuentas considera: Oficio Conductor, Portada Rendición de Cuentas, Detalle de la Rendición y los Comprobantes de gastos respectivos en original (Facturas).

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS Solamente puede incluir gastos realizados a partir de la fecha en que se otorgaron los fondos. 5. La rendición de cuentas debe ser presentada mensualmente, los primeros días del mes siguiente. 6. En términos generales, el plazo máximo para rendir cuenta del total de los fondos entregados para el año, es el mes de diciembre del año respectivo. Los fondos no utilizados hasta esa fecha, deberán ser reintegrados al Municipio; por lo tanto no deben realizarse gastos con fecha posterior al año en que se entregaron los fondos a rendir .

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS La no presentación de la rendición de cuentas de los fondos en poder del funcionario, obliga al municipio a no otorgarle nuevos fondos. El Municipio deberá insistir formalmente, para obtener la rendición de cuentas o la restitución de lo fondos. 8.   El hecho que el Cuenta Dante deje de ser funcionario público, no lo libera de su obligación de rendir cuenta de los fondos entregados.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS 9.    Usar los fondos puestos a disposición para el cumplimiento de los objetivos para la que se otorgó, (El Decreto Alcaldicio señala cual son). 10.    Debe adjuntarse la documentación original que respalde cada operación, esto es, factura o boleta, o el documento que legalmente corresponde a la operación realizada. Estos comprobantes no deben contener borrones ni enmiendas. Los comprobantes “vale por” no son documentos aceptados para transacciones comerciales.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS 11. Que las Facturas contengan el NOMBRE, RUT y DOMICILIO de la Municipalidad y que estén correctos. Que estén bien calculados los Impuestos involucrados, ejemplo el Impuesto al Valor Agregado, (IVA). En la rendición de cuentas, para cada comprobante se debe indicar con claridad lo adquirido y el objeto de su compra. Por ejemplo, para un Boleta; informar a qué adquisición corresponde y el motivo de dicha adquisición.

DEPTO. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Circular 759 del 23 de diciembre de2 003 de Contraloría General de la República. FORMALIDADES DE LA RENCION DE CUENTAS 13. El Cuenta Dante debe firmar en el anverso del comprobante, cuidando de no cubrir datos relevantes en ella, como es el caso del valor, contenido, fecha, RUT del municipio, etc. Esta firma, es en señal de reconocimiento y aceptación.

MUCHAS GRACIAS