Racionalización de procedimientos Ayuntamiento de Ponferrada

RACIONALIZACIÓNDE PROCEDIMIENTOSENLA LEY11/2007

Exposición de motivos “…adaptar los procedimientos a la nueva realidad que imponen las Nuevas Tecnologías” Artículo 4. Principio de simplificación administrativa “…reducir de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos Administrativos, logrando mayor eficacia y eficiencia…” Artículo 33. Utilización de medios electrónicos “…bajo criterios de simplificación administrativa, se impulsará la aplicación de medios electrónicos a los procesos de trabajo y la gestión de procedimientos…” RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007 Artículo 34. Criterios para la gestión electrónica “La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos irá siempre precedida de la realización de una análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, en el que se consideran especialmente los siguientes aspectos: a)La supresión o reducción de la documentación requerida. b)La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información c)La reducción de plazos y tiempos de respuesta d)La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas”

Racionalizar Reducir a normas o conceptos racionales / Organizar la producción o el trabajo de manera que aumente los rendimientos o reduzca los costos con el mínimo esfuerzo Simplificar Hacer más sencillo, más fácil o menos complicado algo Normalizar Regularizar o poner en orden lo que no lo estaba Proceso Secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre si, precisas para dar respuesta o prestar un servicio al cliente (interno o externo) Procedimiento (administrativo) Es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la consecución de un fin RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007

Gestión funcional vs. Gestión por procesos Elementos de comparaciónGestión funcionalGestión por procesos Estructura organizativaJerárquicaSistémica ResultadosOrientados al procedimientoOrientados al ciudadano ¿Qué se debe comprender?El trabajoEl proceso ColaboraciónHacer mi trabajoTrabajar en equipo Pregunta frente a un problema¿Quién cometió el error?¿Qué permitió el error? Solución al problemaCambiar el empleadoMejorar el proceso ¿Qué se evalúa?El individuoEl proceso Orientación a la gestión por procesos Se abandona la gestión funcional y se adopta una gestión por procesos, donde la administración tiene una figura de facilitadora de servicios con destino a sus clientes, los ciudadanos. RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007

Interpretación global de la LAECSP Enfoque principalmente tecnológico a su aplicación, dejando en segundo plano las implicaciones organizativas y funcionales RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007 Ejemplo. Lo que no debemos hacer Proyecto de integración de la Factura Electrónica en la gestión contable del Ayuntamiento de Ponferrada Enfoque tecnológico Implantación de un gestor documental, workflow y firma electrónica integrados con la gestión contable Herramienta muy potente No se analiza el proceso y se intenta implantar el procedimiento desde un punto de vista tecnológico con una gestión claramente funcional (no orientada al proceso)

Implementación inicial LA TEORÍA RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007

Resultado final LA PRÁCTICA

“La administración ha entrado en el siglo XXI con la estructura organizativa y un modelo de gestión del siglo XIX y con las tecnologías del siglo XXI” RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENLALEY11/2007

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

RACIONALIZACIÓNDE PROCEDIMIENTOSENEL MARCODELPROYECTO PONFERRADADIGITAL

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL Actuación 4. Normalización de procesos internos del Ayuntamiento “La racionalización y simplificación de los procedimientos internos del ayuntamiento facilita la propia gestión de estos procedimientos y permite la progresiva automatización de los mismos y su integración en la administración electrónica. El proceso de normalización conllevará la creación de un inventario automatizado de procedimientos, la simplificación de los mismos y la posterior informatización de estos” Análisis de riesgos y estudio de viabilidad Prepuesto limitado. Proyecto orientado a un número determinado de procedimientos. Informatizar los procedimientos. Adquirir herramienta de workflow que permita implantar los flujos definidos. Esta herramienta debería estar integrada con el resto de aplicaciones del backoffice (gestor de expedientes, gestor documental, firma electrónica, registro de entrada salida, terceros, contabilidad, etc.) ya que tiene que invocar a estas herramientas Integración con el frontoffice.

Proyecto de Racionalización de Procedimientos en Ponferrada Digital Contrato de racionalización de 20 procedimientos administrativos. Contrato para el suministro de un gestor de expedientes con soporte de herramientas workflow basadas en la metodología BPM (Business Process Management) y la implantación en el mismo de todos los procedimientos normalizados, así como la integración con todas la herramientas de backoffice y frontoffice implicadas. RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL

En un plan de adaptación a la ley 11/2007 o cualquier otro proyecto de implantación de administración electrónica hay tener una visión global de todas las actuaciones así como las interacciones entre ellas

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL Fases del proyecto Inventariar los procedimientos objeto de normalización y mejora Diagnosticar y analizar los procedimientos seleccionados Elaborar la propuesta de mejoras a los actuales procedimientos Diseñar los nuevos procedimientos Elaborar el manual de procedimientos Elaborar el manual de normalización de documentos Implantación

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL Inventariar los procedimientos objeto de normalización y mejora Para esta tarea se utilizaron herramientas de priorización de procesos, concretamente una Matriz de Selección Ponderada. Metodología 1.Elaborar un catálogo de procedimientos. 2.Seleccionar por consenso los criterios más importantes en base a los cuales se van a priorizar los procedimientos. 3.A cada criterio se le asigna un peso, normalmente entre 1 y 10, en función del impacto que se le supone a cada criterio. 4.Para cada procedimiento se considera en que medida satisface cada uno de los criterios, puntuando estos del 0 al La puntación dada a cada procedimiento se multiplica por el peso del criterio correspondiente y se coloca en la celda. 6.Se suman las puntuaciones de cada procedimiento y se seleccionan los que mayor puntuación hayan obtenido.

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL CriterioExpedientes /año ComplejidadImpacto en los ciudadanos Impacto en la organización TOTAL Peso87109 Procedimientos A B C … Z Ejemplo de matriz de selección de los procedimientos

RACIONALIZACIÓNDEPROCEDIMIENTOSENELMARCODELPROYECTOPONFERRADADIGITAL Procedimientos seleccionados Contratación: Procedimiento de Contrato Menor de Suministro y Servicio. Procedimiento de Contrato Menor de Obras. Procedimiento de Gasto Menor de Suministro, Servicio y Obras (según el importe fijado en las Bases de Ejecución del presupuesto). Procedimiento de Negociado sin publicidad de Suministro y Servicio. Procedimiento de Negociado sin publicidad de Obras. Procedimiento de Negociado con publicidad de Suministro y Servicio. Procedimiento de Negociado con publicidad de Obras. Procedimiento abierto de suministro/servicios. Prórroga de contratos. Urbanismo: Licencia urbanística de Obra menor. Licencia de apertura de actividades sujetas a comunicación. Licencia de apertura de actividades sujetas a licencia ambiental y apertura con calificación. Licencia de apertura de actividades sujetas a licencia ambiental y apertura sin calificación. Licencia cambio de titular. Licencia urbanística de obras de nueva construcción. Obra Mayor. Licencia de primera ocupación de inmuebles. Vía pública: Licencias para terrazas de veladores Licencia de ocupación vía pública